Checklist para organizar un festival gastronómico sin olvidos

Un festival gastronómico necesita más que buenos puestos de comida. Hay que cerrar el lugar, los permisos, la electricidad, los aseos y la distribución antes de abrir las inscripciones. Después tendrás que coordinar menús, precios, alérgenos, entregas, voluntarios y existencias. Esta checklist te ayuda a seguir el orden correcto y a detectar lo que suele resolverse demasiado tarde.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Contactar con los puestos de comida
2 personas
Hacer reservas
Solicitar el permiso del evento
Asegurar el suministro eléctrico
Reservar instalaciones de aseo
Confirmar definitivamente los puestos de comida
2 personas
Elaborar el plano
2 personas
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Fijar menú y precios
2 personas
Reunir información sobre alérgenos
2 personas
Diseñar la señalización
Diseñar los menús
Publicar publicaciones en redes sociales
Calcular las cantidades de stock
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Coordinar entregas con los puestos de comida
Asignar voluntarios
2 personas
Compartir la ruta para proveedores
Preparar efectivo y cambio
Hacer la compra
3 personas
Ordenar el stock seco
2 personas
Comprobar los productos refrigerados
2 personas
Comprobar el recinto y la electricidad
2 personas

Evento

Recibir los puestos de comida
3 personas
Descargar las mesas y los bancos
4 personas
Montar los puestos de comida
6 personas
Montar mesas y bancos
4 personas
Colocar las sombrillas
2 personas
Conectar los cables de alimentación
2 personas
Rellenar las neveras
3 personas
Montar las estaciones de cocina
6 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Reponer los puntos de lavado de manos
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar las cartas del menú
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Comprobar los extintores
Controlar las temperaturas de los alimentos
2 personas
Dar briefing a los puestos de comida
2 personas
Preparar degustaciones
6 personas
Probar las cajas y los puntos de pago
2 personas
Abrir la entrada para el público
3 personas
Preparar platos
10 personas
Servir los platos
10 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar las mesas
2 personas
Reponer el stock de frío
2 personas
Responder sobre información de alérgenos
2 personas
Gestionar los últimos pedidos
8 personas
Guiar la salida del público
3 personas
Retirar los puestos de comida
4 personas

Seguimiento

Refrigerar los sobrantes
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger todos los residuos
4 personas
Lavar la vajilla y el material de cocina
4 personas
Limpiar mesas y sillas
3 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Retirar los cables de alimentación
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Cerrar con los proveedores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de comidacant. 8
Mesas plegablescant. 18
Mesas de cervezacant. 8
Bancoscant. 16
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 6
Sombrillascant. 6
Postes separadorescant. 12

Vajilla

Platos reutilizablescant. 180
Cuencos reutilizablescant. 100
Tenedores reutilizablescant. 180
Cuchillos reutilizablescant. 180
Cucharas reutilizablescant. 120
Vasos reutilizablescant. 200
Tazas de cafécant. 80

Equipo

Neverascant. 4
Neveras portátilescant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 8
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Cajas registradorascant. 4
Datáfonoscant. 4
Enrollacablescant. 8
Regletascant. 12
Extintorescant. 6

Cocina

Cuchillos de chefcant. 12
Tablas de cortarcant. 12
Pinzas de servircant. 16
Cucharonescant. 12
Cuencos para mezclarcant. 10
Bandejas de hornocant. 8
Bandejas de servircant. 16
Bandejas de comidacant. 24

Decoración

Banners del festivalcant. 6
Guirnaldascant. 12
Mantelescant. 18
Carteles del menúcant. 16
Credencialescant. 40
Atriles para menúcant. 16
Señales direccionalescant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 10
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Bandejas de clasificacióncant. 6
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el lugar antes de contactar con los puestos: necesitarás una dirección, horarios de carga y descarga y una estimación del número de visitantes para que puedan confirmar su participación.
Solicita el permiso del evento y prepara el plan de seguridad con varias semanas de margen. Incluye accesos, salidas, extintores, separación de zonas y la persona responsable durante el festival.
Confirma por escrito el menú, los precios y la información sobre alérgenos al menos 7 días antes. Publica solo los datos definitivos para evitar cambios en carteles, menús e invitaciones.
Calcula las existencias por franja horaria, no solo por el total del día. Comprueba con cada puesto la hora de entrega y comparte una ruta de proveedores para que las descargas no bloqueen la entrada.
Asigna voluntarios con turnos y funciones concretas antes de abrir las inscripciones. Reserva tiempo para preparar efectivo y cambio, ordenar el stock seco y probar datáfonos, cajas registradoras y conexiones eléctricas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival gastronómico?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite fijar fecha y lugar, solicitar permisos, confirmar los puestos, contratar aseos y cerrar el plano y el plan de seguridad.
¿Cuándo debo confirmar los puestos de comida?: Haz una primera selección cuanto antes y confirma definitivamente a cada puesto al menos 4 semanas antes. Pide entonces el menú, los precios, las necesidades eléctricas y la hora prevista de llegada.
¿Cuánta comida y bebida necesito para un festival gastronómico?: Calcula las cantidades según el número de inscripciones, la duración y el tipo de menú, y añade entre un 10 y un 15 % de margen para los productos más demandados. Revisa el cálculo una semana antes y confirma las entregas con cada puesto.
¿Cuándo debo preparar la señalización y los menús?: Diseña la señalización y los menús cuando estén cerrados los puestos, precios y alérgenos, normalmente entre 10 y 14 días antes. Encarga o imprime la versión final al menos 3 días antes del festival.

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