Checklist pour organiser un festival de food trucks

Un festival de food trucks se prépare d’abord sur le papier : date, lieu, autorisations et capacité d’accueil doivent être fixés avant de contacter les stands. Prévoyez ensuite l’électricité, les sanitaires, la sécurité et un plan de circulation adapté aux véhicules. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les prix doivent être consolidés assez tôt pour dimensionner les stocks et le matériel. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’aux livraisons et à la répartition des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Contacter les stands de restauration
2 personnes
Faire les réservations
Demander un permis d’événement
Prévoir l’alimentation électrique
Réserver les sanitaires
Confirmer définitivement les stands de restauration
2 personnes
Établir le plan
2 personnes
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Fixer le menu et les prix
2 personnes
Rassembler les informations sur les allergènes
2 personnes
Concevoir la signalétique
Concevoir les menus
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Calculer les quantités de stock
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Coordonner les livraisons avec les stands de restauration
Répartir les bénévoles
2 personnes
Partager l’itinéraire avec les fournisseurs
Gérer l'argent liquide et la monnaie
Faire les courses
3 personnes
Trier les stocks secs
2 personnes
Contrôler les produits réfrigérés
2 personnes
Vérifier le site et l’alimentation électrique
2 personnes

Événement

Réception des stands de restauration
3 personnes
Décharger les tables et les bancs
4 personnes
Installer les stands de restauration
6 personnes
Installer les tables et les bancs
4 personnes
Installer les parasols
2 personnes
Brancher les câbles d’alimentation
2 personnes
Remplir les réfrigérateurs
3 personnes
Installer les postes de cuisine
6 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Remplir les points de lavage des mains
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Mettre en place les cartes du menu
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Contrôler les extincteurs
Vérifier les températures des aliments
2 personnes
Faire le briefing des stands de restauration
2 personnes
Préparer les plats de dégustation
6 personnes
Tester les caisses et les points de paiement
2 personnes
Ouvrir l'entrée du public
3 personnes
Préparer les plats
10 personnes
Servir les plats
10 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Collecter la vaisselle
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les tables
2 personnes
Réapprovisionner les réserves fraîches
2 personnes
Répondre aux informations sur les allergènes
2 personnes
Traiter les dernières commandes
8 personnes
Accompagner la sortie du public
3 personnes
Faire démonter les stands de restauration
4 personnes

Suivi

Réfrigérer les restes
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Collecter tous les déchets
4 personnes
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
4 personnes
Nettoyer les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Retirer les câbles électriques
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
Finaliser les fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de restaurationqté 8
Tables pliantesqté 18
Tables de bièreqté 8
Bancsqté 16
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Parasolsqté 6
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 180
Bols réutilisablesqté 100
Fourchettes réutilisablesqté 180
Couteaux réutilisablesqté 180
Cuillères réutilisablesqté 120
Verres réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 80

Équipement

Réfrigérateursqté 4
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 8
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Caissesqté 4
Terminaux de paiementqté 4
Rallonges électriquesqté 8
Multiprisesqté 12
Extincteursqté 6

Cuisine

Couteaux de chefqté 12
Planches à découperqté 12
Pinces de serviceqté 16
Louchesqté 12
Saladiersqté 10
Plaques de cuissonqté 8
Plateaux de serviceqté 16
Bacs alimentairesqté 24

Décoration

Bannières du festivalqté 6
Guirlandes de fanionsqté 12
Nappesqté 18
Panneaux de menuqté 16
Badges nominatifsqté 40
Supports de menuqté 16
Panneaux de directionqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs de triqté 6
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Contactez les food trucks au moins 8 à 12 semaines avant l’événement : confirmez le nombre de stands, leurs horaires d’arrivée, leurs besoins électriques et leur emplacement définitif.
Demandez le permis d’événement dès que la date et le lieu sont arrêtés. Selon la commune, l’instruction peut prendre plusieurs semaines et conditionner la réservation des sanitaires ou du dispositif de sécurité.
Dessinez le plan avec les files d’attente, les tables, les zones de livraison et les issues clairement séparées. Gardez un accès libre pour les secours et indiquez aux fournisseurs un itinéraire précis jusqu’à leur emplacement.
Calculez les quantités à partir des inscriptions et des ventes prévues, puis ajoutez une marge de 10 à 15 % pour les consommables et les boissons. Vérifiez aussi les allergènes avant d’imprimer les menus et la signalétique.
Préparez les paiements et la monnaie au plus tard la veille. Testez les terminaux de paiement, répartissez les bénévoles par créneaux et confirmez l’heure de livraison de chaque stand le matin même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de food trucks ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver les stands, demander le permis, organiser l’électricité et confirmer les sanitaires avant de communiquer largement.
Combien de food trucks faut-il prévoir pour un festival ?: Comptez environ 1 stand pour 75 à 100 personnes lorsque les visiteurs peuvent choisir entre plusieurs types de cuisine. Ajustez ce ratio selon la durée, les horaires de repas et le nombre de portions servies par stand.
Quand faut-il confirmer définitivement les food trucks ?: Faites une confirmation définitive 3 à 4 semaines avant l’événement. Vérifiez à ce moment le menu, les prix, les allergènes, l’horaire d’arrivée, l’accès au site et les besoins en prises électriques.
Quelle puissance électrique faut-il prévoir pour un festival de food trucks ?: Demandez à chaque stand sa puissance maximale et additionnez les besoins avant de réserver l’alimentation électrique. Ajoutez une marge d’environ 20 % et prévoyez des rallonges et multiprises adaptées, sans surcharger un même circuit.

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