Foodfestival organisieren: die praktische Checkliste

Ein Foodfestival braucht mehr als gute Stände und ein abwechslungsreiches Menü. Du musst Genehmigungen, Strom, Toiletten, Standflächen, Kühlung und Bezahlmöglichkeiten rechtzeitig koordinieren. Plane zuerst Ort und Ablauf, bestätige danach die beteiligten Foodstände und kümmere dich in der letzten Woche um Mengen, Lieferungen und Helfer. Diese Checkliste führt dich durch die wichtigsten Schritte, damit am Veranstaltungstag weder Wechselgeld noch Mehrweggeschirr oder gekühlte Ware fehlt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Foodstände ansprechen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Eventgenehmigung beantragen
Stromversorgung festlegen
Toiletteneinrichtungen reservieren
Foodstände endgültig bestätigen
2 Personen
Lageplan erstellen
2 Personen
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Menü und Preise festlegen
2 Personen
Allergeninformationen sammeln
2 Personen
Beschilderung entwerfen
Speisekarten entwerfen
Beiträge in sozialen Medien veröffentlichen
Vorratsmengen berechnen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Lieferungen mit Foodständen abstimmen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Lieferantenroute teilen
Bargeld und Wechselgeld organisieren
Einkaufen gehen
3 Personen
Trockenwaren sortieren
2 Personen
Kühlprodukte kontrollieren
2 Personen
Location und Strom prüfen
2 Personen

Event

Foodstände empfangen
3 Personen
Tische und Bänke ausladen
4 Personen
Foodstände aufbauen
6 Personen
Tische und Bänke aufstellen
4 Personen
Sonnenschirme aufstellen
2 Personen
Stromkabel anschließen
2 Personen
Kühlboxen befüllen
3 Personen
Küchenstationen einrichten
6 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Handwaschstationen auffüllen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Menükarten aufstellen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Feuerlöscher prüfen
Lebensmitteltemperaturen kontrollieren
2 Personen
Food-Stände briefen
2 Personen
Verkostungsgerichte bereitstellen
6 Personen
Kassen und Bezahlpunkte testen
2 Personen
Publikumseingang öffnen
3 Personen
Gerichte zubereiten
10 Personen
Gerichte servieren
10 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Geschirr einsammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Tische reinigen
2 Personen
Kühlvorräte auffüllen
2 Personen
Allergeninformationen beantworten
2 Personen
Letzte Bestellungen bearbeiten
8 Personen
Publikumsausgang begleiten
3 Personen
Foodstände abbauen lassen
4 Personen

Nachbereitung

Reste kühlen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Abfall vollständig einsammeln
4 Personen
Geschirr und Küchenmaterial abwaschen
4 Personen
Tische und Stühle reinigen
3 Personen
Location reinigen
5 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Stromkabel entfernen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Lieferanten abschließen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

FoodständeAnz. 8
KlappischeAnz. 18
BiertischeAnz. 8
BänkeAnz. 16
KlappstühleAnz. 40
StehtischeAnz. 6
SonnenschirmeAnz. 6
AbsperrpfostenAnz. 12

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 180
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
Wiederverwendbare GabelnAnz. 180
Wiederverwendbare MesserAnz. 180
Wiederverwendbare LöffelAnz. 120
Wiederverwendbare GläserAnz. 200
KaffeebecherAnz. 80

Ausstattung

KühlschränkeAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KassenAnz. 4
KartenlesegeräteAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 12
FeuerlöscherAnz. 6

Küche

KüchenmesserAnz. 12
SchneidebretterAnz. 12
ServierzangenAnz. 16
ServierlöffelAnz. 12
RührschüsselnAnz. 10
BackblecheAnz. 8
ServierschalenAnz. 16
LebensmittelboxenAnz. 24

Dekoration

Festival-BannerAnz. 6
WimpelkettenAnz. 12
TischdeckenAnz. 18
MenükartenAnz. 16
NamensschilderAnz. 40
MenükartenständerAnz. 16
RichtungsschilderAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 10
LED-LampenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
SortierboxenAnz. 6
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
HandwaschspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Beantrage die Eventgenehmigung frühzeitig und kläre parallel Stromanschlüsse, Toiletten und Sicherheitswege. Spätestens vier bis sechs Wochen vor dem Termin sollten diese Punkte verbindlich sein.
Bestätige die Foodstände nicht nur mündlich: Halte Ankunftszeit, benötigte Stellfläche, Strombedarf, Menü, Preise und Allergeninformationen schriftlich fest. So lassen sich Lageplan und Beschilderung rechtzeitig erstellen.
Plane die Kühlung nach Stand und Produkt statt nur nach Personenzahl. Kühlschränke und Kühlboxen müssen vor der ersten Lieferung bereitstehen; Warmhaltebehälter brauchst du für Speisen, die nicht kalt ausgegeben werden.
Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens eine Woche vorher und gib die zusammengefassten Zahlen an die Stände weiter. Rechne Vorräte anschließend pro Gericht und nicht pauschal für das gesamte Festival.
Teile Helfer in feste Schichten ein und plane eine Person für Lieferanten, eine für Kassen und eine für Nachschub ein. Bargeld, Wechselgeld und Kartenlesegeräte solltest du am Vortag prüfen, laden und eindeutig den Kassen zuordnen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Foodfestival anmelden?: Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vorher mit der Genehmigung und den Absprachen zu Strom, Toiletten und Sicherheit. Je nach Veranstaltungsort können zusätzliche Fristen gelten.
Wie viele Foodstände brauche ich für ein Foodfestival?: Als grobe Planung kannst du mit einem Stand pro 50 bis 75 erwarteten Gästen rechnen, abhängig von Ausgabezeit und Portionsgröße. Bestätige die endgültige Zahl erst, wenn Menü, Preise und erwartete Anmeldungen feststehen.
Wie viel Besteck und Geschirr brauche ich für ein Foodfestival?: Plane mindestens 1,5 bis 2 Garnituren aus Tellern, Schüsseln und Besteck pro erwarteter Person ein, wenn während des Festivals gespült oder nachgefüllt werden kann. Bei reinem Mehrweg-Pool ohne schnelle Rückgabe brauchst du eine größere Reserve.
Wann sollte ich die Foodstände endgültig bestätigen?: Schließe die Bestätigung spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Termin ab. Danach müssen Lageplan, Stromversorgung, Lieferroute, Speisekarten und Allergenhinweise noch angepasst und verteilt werden.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.