Checklist voor een fondsenwervingscursus organiseren
Een fondsenwervingscursus vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een locatie. Je moet docenten, deelnemers, maaltijden, cursusmateriaal en presentatietechniek op elkaar afstemmen. Begin met datum, locatie en begroting en werk daarna via inschrijving en promotie naar de uitvoeringsdag toe. Deze checklist helpt je om aanmeldingen, dieetwensen, werkbladen, naambadges en audiovisuele apparatuur op tijd af te ronden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Docenten bevestigen
Cursusprogramma uitwerken
2 personen
Begroting opstellen
2 personen
Deelnemersdoelgroep bepalen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
Herinnering versturen
Catering bestellen
Lunch en avondmaaltijd afstemmen
2 personen
Cursusmateriaal afdrukken
2 personen
Werkbladen samenstellen
2 personen
Naambadges voorbereiden
Presentaties controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Locatie controleren
2 personen
Zaal schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Presentatieruimte inrichten
2 personen
Werkmateriaal klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
Event
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Cursus openen
Fondsenwerving presenteren
2 personen
Pauzedrankjes bijvullen
Praktijkoefeningen begeleiden
3 personen
Avondbuffet serveren
3 personen
Buffet en tafels afruimen
3 personen
Fondsenwervingsplan uitwerken
3 personen
Plenaire vragenronde begeleiden
2 personen
Certificaten uitdelen
Laatste vragen beantwoorden
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Materialen verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Deelnemersmateriaal nasturen
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 55
- Registratietafel
- Buffettafelsaantal 3
Servies
- Koffiekopjesaantal 60
- Drinkglazenaantal 60
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Koffielepelsaantal 60
- Serveerschalenaantal 12
- Opscheplepelsaantal 8
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- HDMI-kabelaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Draadloze microfoon
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Koksmesaantal 3
- Koelboxenaantal 3
- Serveertangenaantal 6
- Schalen voor snacksaantal 8
Cursusmateriaal
- Werkbladenaantal 60
- Notitieblokkenaantal 60
- Balpennenaantal 60
- Naambadgesaantal 60
- Certificatenaantal 55
- Flip-over
- Flip-overpapieraantal 2
- Markeerstiftenaantal 12
- Post-itsaantal 10
- Plakbandaantal 4
- Scharenaantal 6
- Klembordenaantal 10
Catering
- Waterkaraffenaantal 8
- Koffie kannenaantal 4
- Melkkannetjesaantal 4
- Suikerbakjesaantal 4
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Vuilniszakhoudersaantal 6
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Sponzenaantal 6
- Afwasborstelsaantal 3
Tips
- Leg datum en locatie vast voordat je docenten en uitnodigingen regelt. Reserveer ook tijd voor opbouw, registratie en het controleren van de presentatieruimte.
- Stuur de uitnodiging vroeg genoeg om de deelnemerslijst bruikbaar te maken. Plan uiterlijk 7 dagen vooraf een herinnering en controleer dan ook ontbrekende aanmeldgegevens.
- Vraag dieetwensen direct op het aanmeldformulier uit. Geef het definitieve aantal deelnemers en de maaltijdkeuzes uiterlijk enkele dagen voor de cursus door aan de catering.
- Maak per deelnemer een werkblad, notitieblok, balpen en naambadge klaar. Print daarnaast enkele extra sets, zodat late aanmeldingen of beschadigd materiaal geen probleem vormen.
- Test beamer, laptop, HDMI-kabel, microfoon en projectiescherm vóór de cursusdag. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar en controleer of alle presentaties zonder internetverbinding openen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een fondsenwervingscursus organiseren?
- Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie, docenten, begroting en programma. Gebruik de laatste 2 weken voor deelnemerscontrole, catering, materiaal en techniek.
- Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een fondsenwervingscursus versturen?
- Verstuur de eerste uitnodiging ongeveer 6 weken voor de cursus. Stuur 7 dagen vooraf een herinnering met tijd, locatie, programma en praktische informatie.
- Hoeveel cursusmateriaal moet ik voorbereiden?
- Maak voor iedere aangemelde deelnemer één complete set met werkbladen, notitieblok, balpen en naambadge. Print 5 tot 10 procent extra sets voor late wijzigingen of beschadigingen.
- Wanneer moet ik catering voor een fondsenwervingscursus bestellen?
- Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en bevestig de aantallen uiterlijk 5 werkdagen vooraf met de cateraar. Controleer de bestelling opnieuw zodra de deelnemerslijst definitief is.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!