Checklist para organizar un curso de recaudación de fondos

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha, el lugar y los docentes antes de publicar la promoción. Reserva también tiempo para revisar el programa y las presentaciones, porque los cambios de última hora afectan a las hojas de trabajo y al material impreso.
• Define el público objetivo y prepara el formulario de inscripción con antelación. Pide las preferencias dietéticas en el mismo formulario y fija una fecha límite, por ejemplo, 7 días antes del curso, para poder encargar el catering correctamente.
• Envía un recordatorio entre 2 y 3 días antes con la hora, la dirección y cualquier indicación práctica. Comprueba la lista de participantes el día anterior y prepara las acreditaciones en el mismo orden para agilizar el registro.
• Haz una prueba del proyector, la pantalla, el portátil, el cable HDMI y el micrófono inalámbrico al menos 60 minutos antes de empezar. Lleva cables alargadores y regletas preparados: suelen faltar cuando las mesas se colocan lejos de los enchufes.
• Organiza el almuerzo, la cena y las bebidas según el horario del curso, no al llegar los participantes. Enfría las bebidas con tiempo y deja listas las mesas de buffet, las tazas, los vasos, los platos y los cubiertos antes de abrir la mesa de registro.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un curso de recaudación de fondos?

Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar fecha y lugar, confirmar a los docentes, elaborar el presupuesto y abrir las inscripciones. Deja cerrados el catering y los materiales impresos al menos 7 días antes.

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones y publicar la promoción?

Envía las invitaciones y publica la promoción cuando el programa, el lugar y el formulario de inscripción estén confirmados, normalmente 3 o 4 semanas antes. Mantén las inscripciones abiertas durante al menos 14 días para reunir una lista fiable.

¿Cuándo se prepara la sala para el curso?

Comprueba el lugar y deja preparadas las mesas, las sillas, la mesa de registro y el espacio de presentación el mismo día, entre 60 y 90 minutos antes de la llegada. Así todavía tendrás tiempo para resolver problemas de distribución o conexiones.

¿Cuándo hay que pedir el catering para un curso?

Haz el pedido como mínimo 7 días antes y entrega entonces el número provisional de participantes y sus preferencias dietéticas. Confirma la cantidad final 2 o 3 días antes, cuando la lista de participantes ya esté revisada.

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