Fundraising-Kurs organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Fundraising-Kurs braucht mehr Vorbereitung als nur ein gutes Kursprogramm. Du koordinierst Dozenten, Anmeldungen, Technik, Verpflegung und die Ausstattung des Präsentationsraums in der richtigen Reihenfolge. Beginne mit Termin, Ort, Budget und Zielgruppe, bevor du Einladungen verschickst. In den letzten Tagen zählen vor allem Teilnehmerliste, Ernährungswünsche, Ausdrucke, Namensschilder und ein technischer Test.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort festlegen
2 Personen
Dozenten bestätigen
Kursprogramm ausarbeiten
2 Personen
Budget erstellen
2 Personen
Teilnehmerzielgruppe festlegen
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung veröffentlichen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste prüfen
Erinnerung senden
Catering bestellen
Mittagessen und Abendessen abstimmen
2 Personen
Kursmaterial ausdrucken
2 Personen
Arbeitsblätter zusammenstellen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
Präsentationen prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
Ort überprüfen
2 Personen
Saal reinigen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Präsentationsraum einrichten
2 Personen
Arbeitsmaterial bereitlegen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Mittagsbuffet aufbauen
3 Personen
Event
Empfangstheke besetzen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Kurs eröffnen
Fundraising präsentieren
2 Personen
Pausengetränke nachfüllen
Praxisübungen begleiten
3 Personen
Abendbuffet servieren
3 Personen
Buffet und Tische abräumen
3 Personen
Fundraising-Plan ausarbeiten
3 Personen
Plenare Fragerunde moderieren
2 Personen
Zertifikate verteilen
Letzte Fragen beantworten
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Teilnehmermaterial nachsenden
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 55
- Registrierungstisch
- BuffetischeAnz. 3
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- TrinkgläserAnz. 60
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- KaffeelöffelAnz. 60
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Kabelloses Mikrofon
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 3
- KühlboxenAnz. 3
- ServierzangenAnz. 6
- Schalen für SnacksAnz. 8
Kursmaterial
- ArbeitsblätterAnz. 60
- NotizblöckeAnz. 60
- KugelschreiberAnz. 60
- NamensschilderAnz. 60
- ZertifikateAnz. 55
- Flipchart
- Flipchart-PapierAnz. 2
- MarkerAnz. 12
- Post-itsAnz. 10
- KlebebandAnz. 4
- ScherenAnz. 6
- KlemmbretterAnz. 10
Catering
- WasserkaraffenAnz. 8
- KaffeekannenAnz. 4
- MilchkännchenAnz. 4
- ZuckerschälchenAnz. 4
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- MüllsackhalterAnz. 6
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- SchwämmeAnz. 6
- SpülbürstenAnz. 3
Tipps
- Lege Termin und Ort fest, bevor du Dozenten bestätigst oder Einladungen verschickst. Plane zusätzlich mindestens 30 Minuten für Aufbau und Technikprüfung am Veranstaltungstag ein.
- Setze das Teilnehmerziel fest, bevor du Catering bestellst. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher, damit Mittagessen und Abendessen passend abgestimmt werden können.
- Prüfe Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel und Mikrofon mindestens 2 Tage vor dem Kurs gemeinsam mit den Präsentationen. Ein Ersatz-Verlängerungskabel verhindert, dass die Raumaufteilung an einer Steckdose scheitert.
- Bereite Arbeitsblätter, Notizblöcke, Kugelschreiber und Namensschilder nach der Teilnehmerliste vor. Drucke mindestens 10 Prozent zusätzliche Arbeitsblätter, wenn kurzfristige Anmeldungen noch möglich sind.
- Richte den Registrierungstisch vor dem Saal ein und kühle Getränke rechtzeitig. Stelle Kaffeetassen, Trinkgläser, Teller und Besteck zusammen mit Servierschalen und Servierlöffeln bereit, bevor die ersten Teilnehmer eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Fundraising-Kurs organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. In dieser Zeit kannst du Ort und Dozenten festlegen, das Programm ausarbeiten, ein Anmeldeformular erstellen und Werbung veröffentlichen.
- Wann sollte ich die Einladungen für einen Fundraising-Kurs verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher. Sende 7 Tage vor dem Kurs eine Erinnerung und prüfe dabei Teilnehmerliste sowie gemeldete Ernährungswünsche.
- Wie viele Ausdrucke brauche ich für einen Fundraising-Kurs?
- Plane pro Teilnehmer mindestens ein vollständiges Arbeitsblatt-Set ein. Bei 30 angemeldeten Personen sind 33 Sets sinnvoll, also rund 10 Prozent Reserve für Nachmeldungen oder beschädigte Unterlagen.
- Wann muss das Catering für einen Fundraising-Kurs bestellt werden?
- Bestelle Mittagessen und Abendessen mindestens 7 Tage vor dem Termin, sobald die Teilnehmerzahl ausreichend stabil ist. Aktualisiere die Bestellung nach der letzten Anmeldeprüfung und berücksichtige alle erfassten Ernährungswünsche.
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