Checklist pour organiser une formation à la collecte de fonds

Une formation à la collecte de fonds demande plus qu’un programme et une salle réservée. Il faut coordonner les intervenants, les inscriptions, les supports de cours, les repas et l’équipement de présentation dans le bon ordre. Cette checklist vous aide à suivre les préparatifs, depuis la fixation de la date jusqu’à l’installation de la table d’inscription. Elle inclut aussi les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, badges, câbles, boissons froides et vérification finale des présentations.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Confirmer les intervenants
Élaborer le programme du cours
2 personnes
Établir le budget
2 personnes
Définir le public cible des participants
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
Envoyer un rappel
Commander le catering
Coordonner le déjeuner et le dîner
2 personnes
Imprimer le matériel de cours
2 personnes
Composer les feuilles de travail
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Vérifier les présentations
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Vérifier le lieu
2 personnes
Nettoyer la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
Préparer le matériel de travail
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Ouvrir la formation
Présenter la collecte de fonds
2 personnes
Réapprovisionner les boissons de pause
Encadrer les exercices pratiques
3 personnes
Servir le buffet du soir
3 personnes
Débarrasser le buffet et les tables
3 personnes
Élaborer le plan de collecte de fonds
3 personnes
Animer la séance de questions en plénière
2 personnes
Remettre les certificats
Répondre aux dernières questions
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Renvoyer le matériel aux participants
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 55
Table d'inscription
Tables de buffetqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à boireqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Cuillères à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Micro sans fil

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Glacièresqté 3
Pinces de serviceqté 6
Plateaux pour snacksqté 8

Matériel de cours

Feuilles de travailqté 60
Blocs-notesqté 60
Stylos à billeqté 60
Badges nominatifsqté 60
Certificatsqté 55
Paperboard
Papier pour chevaletqté 2
Marqueursqté 12
Post-itqté 10
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 6
Presse-papiersqté 10

Catering

Carafes d'eauqté 8
Pichets de caféqté 4
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 4
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 6
Porte-sacs-poubelleqté 6
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Épongesqté 6
Brosses à vaisselleqté 3

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de lancer les invitations, puis confirmez les intervenants suffisamment tôt pour pouvoir finaliser le programme du cours et le budget.
Fermez les inscriptions quelques jours avant la formation afin de vérifier la liste des participants, les besoins alimentaires et le nombre de repas à commander.
Préparez les feuilles de travail, blocs-notes, stylos et badges nominatifs à l’avance. Comptez un exemplaire de chaque support par participant, plus quelques exemplaires de réserve.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur portable, le câble HDMI, le micro sans fil et les rallonges dans la salle avant l’arrivée du groupe.
Prévoyez le service des boissons et des repas séparément de l’espace de présentation : refroidissez les boissons, installez les tables de buffet et vérifiez la vaisselle avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une formation à la collecte de fonds ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu, confirmez les intervenants et établissez le budget, puis ouvrez les inscriptions et lancez la promotion.
Quand envoyer un rappel aux participants ?: Envoyez un rappel 3 à 5 jours avant la formation. Indiquez l’horaire, le lieu, les informations pratiques et demandez aux participants de signaler rapidement tout changement alimentaire ou d’inscription.
Combien de supports de cours faut-il préparer ?: Préparez un jeu complet de feuilles de travail pour chaque participant inscrit, puis ajoutez 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires. Imprimez aussi les présentations nécessaires avant le jour de la formation.
Que faut-il vérifier le matin de la formation ?: Prévoyez une vérification finale au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants. Contrôlez la salle, les tables et les chaises, la table d’inscription, le matériel audiovisuel, les boissons et les repas.

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