Checklist voor een folkfestival organiseren
Een folkfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen muzikanten en een podium regelen. Je legt eerst datum, locatie, vergunningen en verzekering vast, en werkt daarna via programma, techniek, catering en vrijwilligers naar de uitvoeringsdag toe. Artiesten hebben tijdig informatie nodig over tijden, techniek en route. In de laatste week draait alles om weersverwachting, gekoelde dranken, servies, kabels, draaiboeken en een gecontroleerd terrein. Met deze checklist houd je de 81 taken en 58 benodigde spullen in de juiste volgorde bij.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering regelen
Muzikanten contracteren
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Technische wensen inventariseren
2 personen
Catering reserveren
Toiletten reserveren
Tenten en meubilair reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Artiesteninformatie versturen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Routebeschrijving versturen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Artiestenbetalingen voorbereiden
Consumptiebonnen tellen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Servies en materiaal verzamelen
2 personen
Terrein controleren
2 personen
Event
Leveringen ontvangen
2 personen
Terrein afzetten
3 personen
Tenten opbouwen
5 personen
Podiumdelen plaatsen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Bar inrichten
3 personen
Eetkraam inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Podiumverlichting plaatsen
2 personen
Stroomkabels afplakken
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Programma opstellen
2 personen
Infostand inrichten
2 personen
Ingang bewegwijzeren
2 personen
Toiletten controleren
Hapjes voorbereiden
4 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Barvoorraad klaarzetten
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiestenkleedkamer inrichten
2 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Publieksbegeleiding klaarzetten
2 personen
Entree openen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma aankondigen
Optredens begeleiden
2 personen
Geluidsniveau bedienen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten bijvullen
Podiumwissels begeleiden
2 personen
Artiesten drankjes brengen
Laatste optreden aankondigen
Uitgang begeleiden
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Nazorg
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Bar schoonmaken
2 personen
Eetkraam schoonmaken
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Tenten afbreken
5 personen
Podium afbreken
4 personen
Geluidsapparatuur inpakken
3 personen
Meubilair stapelen
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Artiesten uitbetalen
Facturen verzamelen
Borg en sleutels afhandelen
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Klaptafelsaantal 12
- Biertafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 120
- Barkrukkenaantal 8
- Podiumdelenaantal 12
- Kleedkamerstoelenaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 300
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 200
- Vorkenaantal 200
- Messenaantal 200
- Lepelsaantal 100
- Serveerschalenaantal 20
- Serveertangenaantal 12
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 4
- Mengpaneel
- Microfoonsaantal 6
- Microfoonstatievenaantal 6
- Speakerstatievenaantal 4
- XLR-kabelsaantal 10
- DI-boxenaantal 4
- Koptelefoonaantal 2
- Muziekstandaardsaantal 8
- Verlenghaspelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 10
- Kabelgotenaantal 12
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtslingersaantal 8
- Batterijlantaarnsaantal 12
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 10
- Festivalpostersaantal 20
- Programmastandaardsaantal 6
- Tafelkledenaantal 16
- Bloemstukkenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Koelboxenaantal 8
- Thermoskannenaantal 8
- Snijplankenaantal 6
- Koksmesaantal 6
- Koekenpannenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 8
- Flessenopenersaantal 6
- Dienbladenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Handvegersaantal 4
- Blik en vegersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Catering
- Consumptiebonnenaantal 800
- Kassakistaantal 2
- Menubordenaantal 6
- Koelvitrinesaantal 2
- Waterdispensersaantal 3
- Artiestenbekersaantal 30
- Boodschappen
Tips
- Leg technische wensen uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf vast. Vraag per muzikant of band naar microfoons, DI-boxen, muziekstandaards en aansluitingen, zodat je het mengpaneel, de XLR-kabels en de speakers passend kunt plannen.
- Plan vrijwilligers in blokken van 3 tot 4 uur en wijs per dienst één aanspreekpunt aan. Zo zijn ontvangst, catering, terreincontrole en hulp bij artiesten niet afhankelijk van één persoon.
- Controleer 7 dagen vooraf de aantallen voor bekers, borden, bestek en serveerschalen. Herbruikbare bekers verdwijnen snel uit beeld tijdens een festival; leg daarom een vaste plek en een telmoment voor consumptiebonnen vast.
- Maak het terreinplan vóór de opbouw definitief. Zet partytenten, klaptafels, biertafels, stoelen, podiumdelen en kabelgoten zo neer dat publieksroutes, artiestentoegang en vluchtwegen vrij blijven.
- Doe de laatste controle op de dag ervoor: test speakers, microfoons, statieven, verlenghaspels, stekkerdozen en LED-spots. Controleer ook of dranken gekoeld zijn, het draaiboek is afgedrukt en batterijlantaarns klaarstaan voor de avond.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een folkfestival organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen, verzekering en het contracteren van muzikanten. Reserveer catering, toiletten, tenten en meubilair zodra de datum vaststaat; populaire leveranciers kunnen al maanden eerder volgeboekt zijn.
- Wanneer moet ik muzikanten voor een folkfestival boeken?
- Boek muzikanten idealiter 3 tot 6 maanden vooraf, zodat je daarna het programma en de technische wensen kunt uitwerken. Stuur artiesteninformatie met speeltijden, route en contactgegevens uiterlijk 2 weken voor het festival.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een folkfestival?
- Reken minimaal op één vrijwilliger per taakgebied per dienst: ontvangst, catering, terrein en artiestenbegeleiding. Werk met diensten van 3 tot 4 uur en plan extra bezetting rond opbouw, wissels tussen acts en afsluiting.
- Wanneer moet ik de weersverwachting en het terrein controleren?
- Bekijk de weersverwachting 7 dagen vooraf en nogmaals de avond vóór het festival. Controleer het terrein op de opbouwdag en vóór opening, inclusief tenten, kabelgoten, verlichting, publieksroutes en de staat van podiumdelen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!