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Folklorefestival organisieren: die komplette Checkliste

Ein Folklorefestival braucht mehr Vorbereitung als nur ein Programm und eine Bühne. Du musst früh klären, ob Genehmigungen, Versicherung und passende Infrastruktur nötig sind, und anschließend Musiker, Catering, Toiletten sowie Zelte verbindlich buchen. Kurz vor dem Termin entscheidet sich vieles an Technik, Helfereinteilung, Getränken und dem Zustand des Geländes. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Planung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung organisieren

  • Musiker beauftragen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Technische Anforderungen erfassen

    2 Personen

  • Catering reservieren

  • Toiletten reservieren

  • Zelte und Mobiliar reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Künstlerinformationen versenden

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Wegbeschreibung versenden

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Künstlerhonorare vorbereiten

  • Verzehrbons zählen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Geschirr und Material zusammensuchen

    2 Personen

  • Gelände kontrollieren

    2 Personen

Event

  • Lieferungen entgegennehmen

    2 Personen

  • Gelände absperren

    3 Personen

  • Zelte aufbauen

    5 Personen

  • Bühnenelemente aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Bar einrichten

    3 Personen

  • Essensstand einrichten

    3 Personen

  • Tontechnik anschließen

    3 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Bühnenbeleuchtung aufstellen

    2 Personen

  • Stromkabel abkleben

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Programm erstellen

    2 Personen

  • Infostand einrichten

    2 Personen

  • Eingang ausschildern

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Barvorrat bereitstellen

    2 Personen

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Künstlergarderobe einrichten

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    4 Personen

  • Publikumsbetreuung aufstellen

    2 Personen

  • Eingang öffnen

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Programm ankündigen

  • Auftritte betreuen

    2 Personen

  • Lautstärke regeln

    2 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten auffüllen

  • Bühnenwechsel begleiten

    2 Personen

  • Getränke für die Künstler bringen

  • Letzten Auftritt ankündigen

  • Ausgang begleiten

    3 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Bar reinigen

    2 Personen

  • Essensstand reinigen

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Zelte abbauen

    5 Personen

  • Bühne abbauen

    4 Personen

  • Tonausrüstung einpacken

    3 Personen

  • Möbel stapeln

    3 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Gemietete Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Künstler auszahlen

  • Rechnungen sammeln

  • Kaution und Schlüssel abwickeln

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • KlappischeAnz. 12
  • BiertischeAnz. 10
  • KlappstühleAnz. 120
  • BarhockerAnz. 8
  • BühnenelementeAnz. 12
  • UmkleidestühleAnz. 12

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 300
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 200
  • GabelnAnz. 200
  • MesserAnz. 200
  • LöffelAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierzangenAnz. 12

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 4
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 6
  • MikrofonständerAnz. 6
  • LautsprecherständerAnz. 4
  • XLR-KabelAnz. 10
  • DI-BoxenAnz. 4
  • KopfhörerAnz. 2
  • NotenständerAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • KabelkanäleAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 8
  • BatterielaternenAnz. 12

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 10
  • FestivalplakateAnz. 20
  • ProgrammständerAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 16
  • BlumenarrangementsAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 6
  • PfannenAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 8
  • FlaschenöffnerAnz. 6
  • TablettsAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • HandfegerAnz. 4
  • Kehrschaufel und BesenAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

  • VerzehrbonsAnz. 800
  • KassetteAnz. 2
  • MenükartenAnz. 6
  • KühlvitrinenAnz. 2
  • WasserspenderAnz. 3
  • KünstlerbecherAnz. 30
  • Einkäufe

Tipps

  • Prüfe Genehmigungen und Versicherung gleich nach der Festlegung von Datum und Ort. Je nach Veranstaltungsort können zusätzliche Vorgaben für Musik, Zelte, Ausschank oder Besucherwege gelten.
  • Erfasse technische Anforderungen der Musiker spätestens bei der Programmplanung. Für eine kleine Bühne reichen nicht automatisch vorhandene Lautsprecher: Mikrofone, Mischpult, Stative, XLR-Kabel und DI-Boxen müssen zusammenpassen.
  • Buche Toiletten, Zelte und Mobiliar frühzeitig und gleiche die Mengen mit der erwarteten Besucherzahl ab. Plane außerdem Sitzmöglichkeiten, Biertische und Klappstühle getrennt von Bühnen- und Umkleidebereich.
  • Schicke Künstlern und Gästen die nötigen Informationen nicht erst in der letzten Woche. Wegbeschreibung, Ankunftszeit, Ablauf und Ernährungswünsche sollten gesammelt und rechtzeitig weitergegeben werden.
  • Plane den letzten Kontrollgang am Veranstaltungstag mit festen Prüfpunkten. Kontrolliere Gelände, Kabelkanäle, Beleuchtung, gekühlte Getränke, Geschirr, Verzehrbons und das ausgedruckte Drehbuch, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Folklorefestival planen?
Beginne idealerweise sechs bis neun Monate vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Musikern. Catering, Toiletten, Zelte und Mobiliar solltest du spätestens zwei bis drei Monate vor dem Termin reservieren.
Was braucht man für die Technik bei einem Folklorefestival?
Plane mindestens Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Mikrofon- und Lautsprecherständer sowie passende XLR-Kabel ein. Frage jeden Musiker nach seinen Anforderungen und prüfe die komplette Signalkette spätestens vier Wochen vorher.
Wie viele Helfer braucht ein Folklorefestival?
Für einen kleinen Veranstaltungsbereich solltest du mindestens vier bis sechs Helfer gleichzeitig einteilen: für Aufbau, Einlass, Künstlerbetreuung, Ausschank und Gelände. Erstelle den Einsatzplan mindestens zwei Wochen vorher und benenne eine verantwortliche Ansprechperson.
Wann soll ich Getränke und Festivalmaterial vorbereiten?
Prüfe die Einkaufsliste zwei bis drei Tage vor dem Festival und erledige den Einkauf spätestens am Vortag. Getränke kannst du am Vorabend kühlen; Geschirr, Kabel, Beleuchtung und Mobiliar sollten vor Beginn des Einlasses vollständig kontrolliert sein.

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