Checklist pour organiser un festival folk
Un festival folk demande une coordination précise entre les artistes, le public, la technique et les équipes sur place. Cette checklist regroupe les tâches à suivre depuis le choix de la date et du lieu jusqu’au contrôle final du site. Elle couvre aussi les réservations souvent faites trop tard : toilettes, tentes, mobilier, restauration et matériel audio. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et vérifier chaque point avant l’arrivée des premiers festivaliers.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Gérer l’assurance
Engager des musiciens
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Recenser les besoins techniques
2 personnes
Réserver le catering
Réserver les toilettes
Réserver les tentes et le mobilier
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations sur les artistes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Envoyer les indications d'accès
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Préparer les paiements des artistes
Compter les tickets de consommation
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle et le matériel
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Événement
Réception des livraisons
2 personnes
Balisage du site
3 personnes
Monter les tentes
5 personnes
Installer les éléments de scène
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Installer le stand de restauration
3 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer l’éclairage de scène
2 personnes
Fixer les câbles d’alimentation
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Élaborer le programme
2 personnes
Aménager le stand d'information
2 personnes
Signaler l’entrée
2 personnes
Vérifier les toilettes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer le stock du bar
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
Installer l’accueil du public
2 personnes
Ouvrir l’entrée
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Annoncer le programme
Accompagner les spectacles
2 personnes
Gérer le niveau sonore
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Coordonner les changements de scène
2 personnes
Apporter des boissons aux artistes
Annoncer le dernier numéro
Encadrer la sortie
3 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Suivi
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le bar
2 personnes
Nettoyer le stand de restauration
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Démonter les tentes
5 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Ranger le matériel audio
3 personnes
Empiler le mobilier
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Payer les artistes
Rassembler les factures
Gérer la caution et les clés
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Tables pliantesqté 12
- Tables de bièreqté 10
- Chaises pliantesqté 120
- Tabourets de barqté 8
- Éléments de podiumqté 12
- Chaises des vestiairesqté 12
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 300
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 200
- Fourchettesqté 200
- Couteauxqté 200
- Cuillèresqté 100
- Plateaux de serviceqté 20
- Pinces de serviceqté 12
Équipement
- Intervenants actifsqté 4
- Table de mixage
- Microphonesqté 6
- Pieds de microqté 6
- Pieds d'enceinteqté 4
- Câbles XLRqté 10
- Boîtiers DIqté 4
- Casque audioqté 2
- Pieds de microqté 8
- Rallonges électriquesqté 6
- Multiprisesqté 10
- Goulottes de câblesqté 12
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Lampes à pilesqté 12
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 10
- Affiches du festivalqté 20
- Pupitres de programmeqté 6
- Nappesqté 16
- Compositions floralesqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Glacièresqté 8
- Thermosqté 8
- Planches à découperqté 6
- Couteau de chefqté 6
- Poêlesqté 4
- Louchesqté 8
- Tire-bouchonsqté 6
- Plateauxqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Balais à mainqté 4
- Pelle et balayetteqté 4
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Gants de nettoyageqté 8
Catering
- Tickets de consommationqté 800
- Caisse de caisseqté 2
- Panneaux de menuqté 6
- Vitrines réfrigéréesqté 2
- Distributeurs d'eauqté 3
- Gobelets d’artistesqté 30
- Courses
Conseils
- Commencez les réservations au moins 8 à 12 semaines avant le festival pour les musiciens, les toilettes, le catering, les tentes et le mobilier. Les disponibilités partent vite, surtout si votre date tombe pendant la saison des festivals.
- Prévoyez le déroulé avec des horaires précis pour les balances, les changements de plateau et les pauses. Gardez une marge d’au moins 15 minutes entre deux groupes afin d’absorber les retards techniques.
- Pour la sonorisation, vérifiez séparément la table de mixage, les microphones, les pieds, les câbles XLR, les boîtiers DI et les rallonges électriques. Faites un test complet sur place au moins 2 heures avant l’ouverture au public.
- Calculez les boissons sur la base de 2 à 3 consommations par personne pendant la première heure, puis ajustez selon la durée et la météo. Refroidissez-les suffisamment tôt et comptez les tickets de consommation avant le début du service.
- N’attendez pas le jour J pour répartir les bénévoles : préparez les rôles et les horaires au moins 7 jours à l’avance. Envoyez ensuite les indications d’accès, les informations sur les artistes et le déroulé imprimé à chaque personne concernée.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un festival folk ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver les artistes, les autorisations, l’assurance, les toilettes, le catering, les tentes et le matériel technique sans travailler dans l’urgence.
- Quand réserver les musiciens pour un festival folk ?
- Contactez les musiciens au moins 8 semaines avant la date, et plutôt 12 semaines si le festival a lieu en pleine saison. Confirmez rapidement les horaires, les besoins techniques et les modalités de paiement.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un festival folk ?
- Pour un petit festival, prévoyez au minimum 1 bénévole par zone active et ajoutez 2 à 3 personnes de réserve. Répartissez les équipes au moins 7 jours avant afin de couvrir l’accueil, les boissons, les artistes et le rangement.
- Quand vérifier la météo et préparer le matériel ?
- Consultez les prévisions 72 heures avant, puis à nouveau le matin même. Vérifiez alors les tentes, l’éclairage, les rallonges, les protections de câbles, le mobilier et l’état général du site avant l’arrivée du public.
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