Checklist para organizar un festival folclórico sin olvidar nada

Un festival folclórico necesita coordinación mucho antes de montar el escenario. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado: elegir fecha y recinto, tramitar permisos, contratar artistas, preparar el programa y organizar la logística. También contempla lo que suele llegar tarde, como las necesidades técnicas de los músicos, los aseos, el catering, los voluntarios y el material reutilizable. Úsala para repartir responsabilidades y llegar al día del festival con pagos, compras y montaje controlados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Comprobar permisos
Gestionar el seguro
Contratar músicos
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Recopilar los requisitos técnicos
2 personas
Reservar el catering
Reservar los aseos
Reservar tiendas y mobiliario
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar la información de los artistas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Enviar indicaciones
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Preparar los pagos a los artistas
Contar vales de consumo
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Recoger la vajilla y el material
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas

Evento

Recibir entregas
2 personas
Cerrar el recinto
3 personas
Montar tiendas
5 personas
Colocar las piezas del escenario
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar la barra
3 personas
Montar el puesto de comida
3 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Instalar la iluminación del escenario
2 personas
Cubrir los cables eléctricos con cinta
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Elaborar el programa
2 personas
Montar el puesto de información
2 personas
Señalizar la entrada
2 personas
Comprobar los baños
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar las provisiones del bar
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Montar el camerino de los artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido
4 personas
Preparar el acompañamiento del público
2 personas
Abrir la entrada
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Anunciar el programa
Coordinar las actuaciones
2 personas
Controlar el nivel de sonido
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Reponer los baños
Coordinar los cambios de escenario
2 personas
Llevar bebidas a los artistas
Anunciar la última actuación
Guiar la salida
3 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Cerrar la caja
2 personas

Seguimiento

Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la barra
2 personas
Limpiar el puesto de comida
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Desmontar las tiendas
5 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Empaquetar el equipo de sonido
3 personas
Apilar el mobiliario
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Pagar a los artistas
Recopilar facturas
Gestionar la fianza y las llaves
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 12
Mesas de cervezacant. 10
Sillas plegablescant. 120
Taburetes de barcant. 8
Piezas de escenariocant. 12
Sillas del vestuariocant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 200
Tenedorescant. 200
Cuchilloscant. 200
Cucharascant. 100
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12

Equipo

Altavoces activoscant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Soportes para altavocescant. 4
Cables XLRcant. 10
Cajas DIcant. 4
Auricularescant. 2
Atrilescant. 8
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 10
Canaletas para cablescant. 12

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 8
Linternas a pilascant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 10
Carteles del festivalcant. 20
Atriles para programascant. 6
Mantelescant. 16
Arreglos floralescant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 8
Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 6
Sartenescant. 4
Cucharonescant. 8
Abrebotellascant. 6
Bandejascant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Escobas de manocant. 4
Recogedor y escobillacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Vales de consumocant. 800
Caja registradoracant. 2
Carteles del menúcant. 6
Vitrinas refrigeradascant. 2
Dispensadores de aguacant. 3
Vasos para artistascant. 30
Compras

Consejos

Cierra la fecha y el recinto antes de contratar músicos o anunciar inscripciones. Después comprueba los permisos y gestiona el seguro con varias semanas de margen, porque ambos pueden condicionar el aforo y el montaje.
Pide a cada artista sus requisitos técnicos antes de cerrar el programa. Reúne en un solo documento las entradas, micrófonos, soportes, mesa de mezclas, altavoces, cables y necesidades de escenario para que el equipo pueda revisarlo durante el montaje.
Reserva con antelación los aseos, las carpas y el mobiliario. Para un festival al aire libre, confirma también qué ocurre si cambia el tiempo y revisa la previsión el día anterior, no solo la semana del evento.
Recoge las preferencias dietéticas junto con las inscripciones y transmite al catering el número actualizado. Cuenta los vales de consumo y enfría las bebidas antes de abrir, en lugar de dejar estas tareas para cuando ya hayan llegado los asistentes.
Asigna cada voluntario a una franja y una función concreta y entrega las indicaciones por escrito. Imprime el plan de trabajo, prepara los pagos a los artistas y haz una inspección final del recinto antes de recibir al público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival folclórico?: Empieza al menos 8-12 semanas antes. Ese margen permite fijar fecha y lugar, tramitar permisos, contratar músicos, reservar catering, aseos y mobiliario, y preparar el programa.
¿Cuándo hay que pedir los requisitos técnicos a los artistas?: Pídelos al contratarles y recopílalos como máximo 4-6 semanas antes del festival. Así todavía puedes corregir la lista de sonido, iluminación, escenario y conexiones sin improvisar durante el montaje.
¿Cuándo se debe confirmar el número de comidas y bebidas?: Haz una primera previsión al cerrar las inscripciones y una confirmación final 5-7 días antes. Incluye las preferencias dietéticas, cuenta los vales y deja tiempo para hacer la compra y enfriar las bebidas.
¿Qué se revisa el día antes de un festival folclórico?: El día anterior comprueba la previsión meteorológica, la lista de la compra, los pagos, el material y el plan de trabajo. También confirma la llegada de artistas, voluntarios, catering, aseos, carpas y mobiliario.

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