Checklist voor een folkfestival organiseren

Een folkfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen artiesten en een podium regelen. Je legt eerst datum, programma en locatie vast, controleert daarna vergunningen, verzekering en stroom en werkt vervolgens de techniek, vrijwilligers en publiekscommunicatie uit. In de laatste fase draait alles om catering, leveringen, weersverwachting en een terrein dat klaar is voor de opbouw. Deze checklist bundelt 76 taken en 62 benodigdheden, van mengpaneel en microfoons tot tenten, marktkramen en pijlborden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Artiesten bevestigen
2 personen
Optredens inplannen
2 personen
Locatie reserveren
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Stroomvoorziening controleren
2 personen
Podiumbehoefte afstemmen
2 personen
Geluidsapparatuur reserveren
2 personen
Artiestenvervoer regelen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Festival online aankondigen
2 personen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
4 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Weersverwachting controleren
Terrein inspecteren
3 personen
Leveringen ontvangen
3 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Podium opbouwen
5 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Bar inrichten
3 personen
Koelingen vullen
3 personen
Buffet inrichten
4 personen
Hapjes voorbereiden
5 personen
Broodjes klaarmaken
4 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Contant geld klaarleggen
2 personen
Entree bewegwijzeren
2 personen
Programma ophangen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Artiesten begeleiden
2 personen
Entree bemannen
3 personen
Kassa bemannen
2 personen
Publiek informeren
2 personen
Optredens aankondigen
Geluidsniveau controleren
2 personen
Dranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Terrein schoonhouden
3 personen
Toiletten bijvullen
Eindsignaal aankondigen
Artiesten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tenten afbreken
6 personen
Podium afbreken
5 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Bar schoonmaken
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Terrein opruimen
5 personen
Afval afvoeren
3 personen
Locatie schoon opleveren
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 4
Tafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 180
Barkrukkenaantal 12
Buffettafelsaantal 6
Podiumdelenaantal 12
Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 4
Podiummonitorenaantal 2
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Audiokabelsaantal 12
Verlenghaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 10
Accuboormachineaantal 2
Gereedschapskoffersaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtslingersaantal 8
Bouwlampenaantal 4
Kabelbruggenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Festivalbannersaantal 6
Menubordenaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 18
Bloemstukkenaantal 12
Krijtbordenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 500
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 250
Kommetjesaantal 100
Vorkenaantal 250
Messenaantal 250
Lepelsaantal 180
Opscheplepelsaantal 12
Dienbladenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Koks-messenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Tangenaantal 10
Serveerschalenaantal 20
Warmhoudbakkenaantal 6
Barmaatbekersaantal 4
Flesopenersaantal 6
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Reinigingssprayaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat je artiestenvervoer en geluidsapparatuur reserveert. Noteer per optreden de opbouwtijd, soundcheck en benodigde microfoons, DI-boxen en monitoren.
Controleer vergunningen, verzekering en stroomvoorziening zodra de locatie is gereserveerd. Vraag bij de locatie na hoeveel vermogen beschikbaar is en plan kabelbruggen voor kabels over looproutes.
Wijs vrijwilligers uiterlijk twee weken voor het festival toe aan ontvangst, artiestenbegeleiding, catering, terrein en afsluiting. Geef iedere ploeg een starttijd, contactpersoon en korte overdracht.
Bereken catering op basis van het aantal aanmeldingen en verzamelde dieetwensen, niet op een algemene schatting. Haal verse producten zo laat mogelijk op en houd buffettafels, menuborden en afvalpunten bij de hand.
Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 6 uur voor aanvang. Zet partytenten, ledlampen, bouwlampen en gereedschap klaar en inspecteer het terrein voordat leveringen en podiumdelen binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een folkfestival organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en artiesten. Plan vergunningen, techniek en vrijwilligers uiterlijk 6 weken voor de festivaldag.
Wanneer moet ik de vergunningen voor een folkfestival controleren?: Controleer de vergunningseisen direct nadat je de locatie hebt gekozen, bij voorkeur 12 weken voor het festival. Houd rekening met extra tijd als er geluidsversterking, tenten of verkoop van eten en drinken is.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een folkfestival?: Maak per taak een bezetting en plan minimaal 1 coördinator per ploeg. Voor ontvangst, artiestenbegeleiding, catering, terrein en opbouw heb je daardoor al snel 5 coördinatoren plus extra helpers nodig.
Wanneer moet ik de catering voor een folkfestival inkopen?: Verzamel dieetwensen uiterlijk 2 weken vooraf en bereken daarna de hoeveelheden. Koop houdbare producten enkele dagen vooraf en haal verse producten op de festivaldag of maximaal 1 dag eerder.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.