Folklorefestival organisieren: die Checkliste für die Planung

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum und Programm zuerst fest und bestätige die Künstler danach schriftlich. Plane jeden Auftritt mit Aufbau-, Soundcheck- und Umbauzeit, nicht nur mit der Bühnenzeit.
• Prüfe Genehmigungen, Versicherung und Stromversorgung mehrere Wochen vor dem Festival. Für Tonanlage, Mischpult, Lautsprecher, Mikrofone und Kabel sollte eine verantwortliche Person die Anforderungen der Künstler abgleichen.
• Teile Freiwillige mindestens 7 Tage vorher in Schichten ein. Besetze Empfang, Künstlerbetreuung, Catering, Technik, Aufbau und Abbau jeweils mit einer festen Ansprechperson.
• Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche, bevor du die Cateringmengen berechnest. Prüfe die Einkaufsliste am Vortag und hole frische Produkte möglichst erst am Veranstaltungstag oder einen Tag vorher ab.
• Kontrolliere die Wettervorhersage 48 und 24 Stunden vor Beginn. Inspiziere das Gelände, bevor Zelte, Marktstände, Wegweiser und Kabelbrücken aufgebaut werden, und lege einen Plan für Regen oder starken Wind fest.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Folklorefestival organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Location, Programm und Künstlern. Genehmigungen, Versicherung, Technik und Transporte sollten spätestens 4 Wochen vor dem Festival geklärt sein.

Wie viele Helfer braucht ein Folklorefestival?

Für ein kleines Festival solltest du mindestens 1 feste Person pro Bereich einplanen: Empfang, Künstlerbetreuung, Catering, Technik und Aufbau. Bei Schichten von 4 bis 6 Stunden brauchst du pro Bereich meist 2 Personen, damit Pausen möglich sind.

Wann sollte die Tonanlage für ein Folklorefestival reserviert werden?

Reserviere die Tonanlage etwa 4 bis 6 Wochen vorher, sobald die Zahl der Künstler und Mikrofone feststeht. Plane am Veranstaltungstag zusätzlich mindestens 2 Stunden für Aufbau und Soundcheck ein.

Wie viel Catering braucht man für ein Folklorefestival?

Berechne die Mengen erst, wenn Anmeldungen und Ernährungswünsche erfasst sind, idealerweise 7 bis 10 Tage vorher. Plane für das erste Veranstaltungsstündchen etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und bestelle verderbliche Lebensmittel möglichst 1 bis 2 Tage vor dem Festival.

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