Checklist para organizar un festival folclórico sin olvidar nada

Organizar un festival folclórico requiere coordinar actuaciones, artistas, puestos, público y equipos técnicos en un mismo recinto. Esta checklist reúne 76 tareas y 62 elementos para avanzar en el orden adecuado, desde fijar la fecha y reservar el lugar hasta montar las carpas y recibir las entregas. También contempla permisos, seguro, electricidad, transporte, voluntariado, catering y señalización. Úsala para comprobar qué debe estar cerrado con semanas de antelación y qué se revisa el mismo día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Confirmar a los artistas
2 personas
Planificar las actuaciones
2 personas
Reservar el lugar
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
Coordinar las necesidades del escenario
2 personas
Reservar equipo de sonido
2 personas
Gestionar el transporte de los artistas
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Anunciar el festival en línea
2 personas
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
4 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Inspeccionar el recinto
3 personas
Recibir entregas
3 personas
Montar tiendas
6 personas
Montar el escenario
5 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar la barra
3 personas
Rellenar las neveras
3 personas
Montar el buffet
4 personas
Preparar aperitivos
5 personas
Preparar los bocadillos
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Preparar efectivo
2 personas
Señalizar la entrada
2 personas
Colgar el programa
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Acompañar a los artistas
2 personas
Atender la entrada
3 personas
Atender la caja
2 personas
Informar al público
2 personas
Anunciar las actuaciones
Comprobar el nivel de sonido
2 personas
Servir las bebidas
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir café y té
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener limpio el recinto
3 personas
Reponer los baños
Anunciar la señal final
Despedir a los artistas
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de sonido
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar las tiendas
6 personas
Desmontar el escenario
5 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la barra
3 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Retirar los residuos
3 personas
Dejar el recinto limpio
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 4
Mesascant. 18
Sillas plegablescant. 180
Taburetes de barcant. 12
Mesas de buffetcant. 6
Piezas de escenariocant. 12
Percheroscant. 2

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Monitores de escenariocant. 2
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Cables de audiocant. 12
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 10
Taladro atornillador a bateríacant. 2
Maletines de herramientascant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 10
Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas de obracant. 4
Puentes de cablecant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 12
Banners del festivalcant. 6
Carteles del menúcant. 6
Carteles direccionalescant. 12
Mantelescant. 18
Arreglos floralescant. 12
Pizarrascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 500
Tazas de cafécant. 120
Platoscant. 250
Cuencoscant. 100
Tenedorescant. 250
Cuchilloscant. 250
Cucharascant. 180
Cucharonescant. 12
Bandejascant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Pinzascant. 10
Bandejas de servircant. 20
Bandejas para mantener calientecant. 6
Jiggers de barcant. 4
Abridores de botellascant. 6
Acumuladores de fríocant. 24

Limpieza

Papeleracant. 12
Escobas de manocant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Guantes de limpiezacant. 12
Spray de limpiezacant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y los artistas antes de anunciar el festival. Reserva también el lugar y confirma por escrito los horarios de llegada, actuación y salida de cada grupo.
Comprueba los permisos, el seguro y el suministro eléctrico al menos 4 semanas antes. El sonido, los monitores de escenario, los micrófonos y el cableado necesitan una revisión técnica en el recinto.
Calcula el catering a partir de las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas antes de hacer la compra. Reserva los productos frescos para recogerlos el día anterior o el mismo día, según su conservación.
Asigna funciones concretas a los voluntarios, no solo turnos generales. Prevé equipos para recepción, artistas, puestos, catering, montaje y orientación del público, con una persona responsable por área.
Revisa la previsión meteorológica 48 horas antes y adapta el montaje de carpas, iluminación y señalización. Comprueba que las rampas de cable, las lámparas LED y los carteles direccionales estén colocados antes de abrir el recinto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival folclórico?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. En ese periodo puedes fijar el programa, confirmar artistas, reservar el lugar, comprobar permisos y contratar el equipo de sonido sin trabajar con plazos demasiado ajustados.
¿Cuándo hay que confirmar a los artistas de un festival folclórico?: Confírmalos como mínimo 6 semanas antes y vuelve a verificar horarios, transporte y necesidades técnicas 7 días antes. Así puedes cerrar el programa y preparar correctamente el escenario y los monitores.
¿Cuánto catering calcular por persona?: Calcula las cantidades después de cerrar las inscripciones y añade un margen del 10 % para imprevistos. Recoge las preferencias dietéticas al menos 7 días antes para no tener que improvisar menús el día del festival.
¿Cuándo se monta el recinto del festival?: Haz la inspección final y recibe las entregas el día anterior siempre que sea posible. Monta carpas, puestos, mesas, escenario, iluminación y señalización con varias horas de margen antes de la primera actuación.

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