Checklist pour organiser un festival folk

Un festival folk se prépare plusieurs semaines à l’avance, car la programmation, le lieu, la technique et l’accueil du public doivent s’emboîter. Commence par fixer la date et le programme, puis confirme les artistes avant de réserver la scène, le son et les transports. Les dernières semaines servent surtout aux inscriptions, au recrutement des bénévoles, au catering et à la communication. Cette checklist de 76 tâches et 62 fournitures t’aide à suivre l’ordre logique, jusqu’au montage des tentes et à la réception des livraisons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer les artistes
2 personnes
Planifier les spectacles
2 personnes
Réserver le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
Coordonner les besoins de la scène
2 personnes
Réserver le matériel de sonorisation
2 personnes
Organiser le transport des artistes
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Annoncer le festival en ligne
2 personnes
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
4 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Inspecter le site
3 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Monter la scène
5 personnes
Raccorder la sonorisation
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Remplir les réfrigérateurs
3 personnes
Installer le buffet
4 personnes
Préparer les en-cas
5 personnes
Préparer les sandwiches
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Préparer l'argent liquide
2 personnes
Balisage de l'entrée
2 personnes
Afficher le programme
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Accompagner les artistes
2 personnes
Tenir l'entrée
3 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Informer le public
2 personnes
Annoncer les spectacles
Vérifier le niveau sonore
2 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Maintenir le site propre
3 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Annoncer le signal de fin
Dire au revoir aux artistes
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Démonter la scène
5 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le bar
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Ranger le site
5 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Remettre le lieu propre
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 4
Tablesqté 18
Chaises pliantesqté 180
Tabourets de barqté 12
Tables de buffetqté 6
Éléments de podiumqté 12
Portantsqté 2

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Moniteurs de scèneqté 2
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles audioqté 12
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 10
Perceuse-visseuse sans filqté 2
Boîtes à outilsqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantierqté 4
Passages de câblesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Bannières du festivalqté 6
Panneaux de menuqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Nappesqté 18
Compositions floralesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 250
Petits bolsqté 100
Fourchettesqté 250
Couteauxqté 250
Cuillèresqté 180
Louchesqté 12
Plateauxqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Pincesqté 10
Plateaux de serviceqté 20
Bacs de maintien au chaudqté 6
Mesures à barqté 4
Décapsuleursqté 6
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Spray nettoyantqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le programme avant de confirmer les artistes : garde au moins 6 à 8 semaines pour régler les autorisations, l’assurance et les besoins techniques.
Demande à chaque artiste sa fiche technique au plus tard 4 semaines avant le festival. Vérifie notamment les microphones, retours de scène, boîtiers DI, câbles et alimentation électrique.
Répartis les bénévoles par créneaux de 3 à 4 heures, avec une personne référente pour l’accueil, une pour la scène et une pour les livraisons. Sans planning nominatif, les changements de dernière minute restent difficiles à couvrir.
Calcule le catering à partir des inscriptions et des besoins alimentaires recueillis. Ajoute une marge de 10 % pour les portions, boissons et produits frais, puis récupère ces derniers le jour même ou la veille.
Consulte la météo 7 jours puis 48 heures avant l’ouverture. Inspecte le site avant le montage : emplacement des tentes, passages de câbles, éclairage, accès des livraisons et zones de repli doivent être décidés avant l’arrivée du matériel.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival folk ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines pour un festival avec plusieurs artistes, un lieu équipé et du public. Les autorisations, l’assurance, la sonorisation et les transports peuvent demander plusieurs semaines de confirmation.
Quand confirmer les artistes pour un festival folk ?: Confirme les artistes dès que la date et le programme sont fixés, de préférence 6 à 8 semaines avant l’événement. Demande ensuite leurs besoins de scène et de transport afin de réserver le matériel adapté.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival folk ?: Pour un petit festival, prévois au minimum 1 bénévole référent par zone active : accueil, scène, catering, montage et livraisons. Organise aussi des rotations de 3 à 4 heures pour éviter de laisser un poste sans personne.
Quand vérifier la météo et installer les tentes ?: Vérifie les prévisions 7 jours avant, puis de nouveau 48 heures avant l’ouverture. Installe les tentes après l’inspection du site et réserve assez de temps pour sécuriser les tables, les câbles, l’éclairage et les accès.

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