Folkconcert organiseren: checklist en planning
Een folkconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een podium en een band. Je legt eerst datum, programma en locatie vast en werkt daarna toe naar vergunningen, auteursrechten, ticketverkoop en techniek. Vooral technische wensen, stroompunten, kleedkamers en parkeerinformatie worden vaak te laat afgestemd. Met deze checklist houd je de 81 taken en 86 benodigde spullen in de juiste volgorde bij, zodat artiesten, vrijwilligers en publiek op tijd weten wat er van hen wordt verwacht.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Artiesten bevestigen
Locatie en zaal reserveren
Vergunningen controleren
Auteursrechten registreren
Technische wensen opvragen
Catering reserveren
Beveiliging reserveren
Fotograaf reserveren
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online ticketpagina openen
Promotieposter verspreiden
2 personen
Sociale media aankondiging plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Artiesteninformatie versturen
Route- en parkeerinformatie delen
Techniek en stroomplan maken
2 personen
Podiumindeling uitwerken
2 personen
Inkooplijst controleren
2 personen
Boodschappen bestellen
Tickets en polsbandjes klaarleggen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatiesleutels ophalen
Event
Zaal openen
2 personen
Leveringen ontvangen
2 personen
Podium opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Lichtinstallatie plaatsen
2 personen
Stroomaansluitingen testen
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Bar inrichten
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Wegwijzers plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Artiestenkleedkamer inrichten
2 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Kassa en entree openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma aankondigen
Koffie en thee serveren
3 personen
Eerste concertset begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauze aankondigen
Tweede concertset begeleiden
3 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Avondconcert aankondigen
Avondconcert begeleiden
3 personen
Publieksvragen begeleiden
Afscheidswoord verzorgen
Uitgang begeleiden
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Instrumenten inpakken
3 personen
Bar afsluiten
2 personen
Nazorg
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
Lichtapparatuur afbreken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Voorraad tellen
Geleende materialen verzamelen
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Gevonden voorwerpen sorteren
Artiesten uitbetalen
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 8
- Podiumtrappenaantal 2
- Stoelenaantal 120
- Tafelsaantal 12
- Barkrukkenaantal 6
- Kledingrekkenaantal 2
- Kleedkamertafelsaantal 3
- Entreebalie
- Barbalie
- Afvaltafelaantal 2
Apparatuur
- Mengtafel
- Luidsprekersaantal 4
- Subwoofersaantal 2
- Podiummonitorenaantal 4
- Microfoonsaantal 6
- Microfoonstatievenaantal 6
- DI-boxenaantal 4
- Gitaarkabelsaantal 8
- XLR-kabelsaantal 12
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Kabelgotenaantal 12
- Gitaarsversterkersaantal 2
- Toetsenbordstandaardsaantal 2
- Muzieklessenaarsaantal 4
- Kassaboxenaantal 2
- Pinapparatenaantal 2
- Ticketscannersaantal 2
- Portofoonsaantal 6
- Powerbanksaantal 4
- Gereedschapskoffersaantal 2
- Zaklampenaantal 4
- Batterijenaantal 24
Verlichting
- Podiumspotsaantal 6
- Lichtstatievenaantal 2
- Sfeerlampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 6
Servies
- Herbruikbare glazenaantal 150
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 150
- Vorkenaantal 150
- Messenaantal 150
- Lepelsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 8
- Karaffenaantal 12
- Serveerbladenaantal 8
- Kurkentrekkersaantal 3
- Flesopenersaantal 4
- Maatbekersaantal 2
- IJslepelsaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- IJsboxenaantal 2
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
- Bewaarbakkenaantal 12
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudfolieaantal 2
- Koelersaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
Decoratie
- Podiumachterdoek
- Tafelkledenaantal 12
- Menustandaardsaantal 8
- Programmabordenaantal 4
- Pijlbordenaantal 10
- Naamkaartjesaantal 30
- Entreebord
- Menubordenaantal 4
- Tafelnummersaantal 12
- Vlaggetjesaantal 10
- Kabelbindersaantal 100
- Gaffertapeaantal 6
- Touwaantal 2
Catering
- Boodschappen
Schoonmaak
- Stoffer en blikaantal 3
- Bezemaantal 3
- Dweilaantal 3
- Emmersaantal 4
- Vuilnisbakkenaantal 8
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Afvalcontainersaantal 4
Tips
- Vraag technische wensen van elke artiest uiterlijk 6 weken vooraf op. Noteer per optreden het aantal microfoons, DI-boxen, monitoren, versterkers en benodigde stroompunten voordat je de podiumindeling maakt.
- Plan de soundcheck met vaste tijden per act en houd minimaal 30 minuten tussen twee soundchecks. Controleer daarbij niet alleen de mengtafel en luidsprekers, maar ook kabelgoten, verlengkabels en stekkerdozen.
- Regel tickets, polsbandjes en de entreebalie minstens 2 dagen vooraf. Zet een aparte lijst klaar voor aanmeldingen, dieetwensen en contactgegevens van vrijwilligers, zodat de ontvangst niet op het laatste moment wordt uitgedacht.
- Stuur artiesteninformatie, route- en parkeerinformatie uiterlijk 1 week voor het concert. Vermeld daarin ook de aankomsttijd, laad- en losplek, kleedkamer en wie op de dag zelf hun aanspreekpunt is.
- Druk het draaiboek 1 dag vooraf af en maak een extra exemplaar voor techniek, productie en entree. Zet daarin de telefoonnummers, tijdlijn, podiumindeling, stroomplan en noodprocedure, in plaats van alleen het programma.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een folkconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, programma, locatie en artiesten. Reserveer daarna zo snel mogelijk techniek, catering en beveiliging, omdat geschikte partijen op populaire concertdata al weken vooruit volgeboekt kunnen zijn.
- Wanneer moet ik artiesten bevestigen voor een folkconcert?
- Bevestig artiesten zodra datum, gageafspraken en speeltijden vaststaan, idealiter minimaal 3 maanden vooraf. Vraag technische en hospitality-wensen uiterlijk 6 weken voor het concert op, zodat je materiaal en podiumindeling nog kunt aanpassen.
- Wanneer moet de ticketverkoop voor een folkconcert starten?
- Open de online ticketpagina zodra locatie, datum, programma en toegangsprijs definitief zijn, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Deel route-, parkeer- en praktische bezoekersinformatie uiterlijk 1 week voor het concert.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een folkconcert?
- Reserveer minimaal 4 uur voor opbouw, bekabeling, licht en soundcheck bij een kleine productie. Plan daarnaast minstens 30 minuten voor een laatste controle van tickets, polsbandjes, kleedkamers, catering en publieksruimte voordat de deuren openen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!