Checklist para organizar un concierto folk sin olvidar nada

Organizar un concierto folk requiere coordinar artistas, sala, permisos y una producción técnica más precisa de lo que parece. Esta checklist reúne 81 tareas y 86 elementos para avanzar en el orden correcto, desde fijar la fecha y confirmar el programa hasta preparar las entradas y pulseras. También contempla la promoción, el catering, la seguridad, los voluntarios y la información de rutas y aparcamiento. Úsala como plan de trabajo y asigna cada responsabilidad antes de abrir la venta de entradas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Confirmar a los artistas
Reservar la sede y la sala
Comprobar permisos
Registrar los derechos de autor
Solicitar necesidades técnicas
Reservar el catering
Reservar seguridad
Reservar fotógrafo
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir la página de entradas en línea
Distribuir el cartel promocional
2 personas
Publicar anuncio en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Enviar la información de los artistas
Compartir información sobre rutas y aparcamiento
Hacer el plan técnico y eléctrico
2 personas
Definir la distribución del escenario
2 personas
Revisar la lista de compras
2 personas
Pedir la compra
Preparar entradas y pulseras
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Recoger la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Recoger las llaves del recinto

Evento

Abrir la sala
2 personas
Recibir entregas
2 personas
Montar el escenario
4 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Montar la instalación de iluminación
2 personas
Probar las conexiones eléctricas
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Montar la barra
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señalizadores
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Montar el camerino de los artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido
4 personas
Preparar los instrumentos
3 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Abrir la taquilla y la entrada
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Anunciar el programa
Servir café y té
3 personas
Acompañar la primera sesión de conciertos
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Anunciar el descanso
Coordinar el segundo set del concierto
3 personas
Reponer el bufé
2 personas
Anunciar concierto nocturno
Acompañar el concierto de la noche
3 personas
Gestionar las preguntas del público
Dar el discurso de despedida
Guiar la salida
3 personas
Cerrar la caja
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Empacar instrumentos
3 personas
Cerrar el bar
2 personas

Seguimiento

Retirar sillas y mesas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Desmontar el equipo de iluminación
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Contar el inventario
Recoger el material prestado
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Clasificar los objetos perdidos
Pagar a los artistas
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 8
Escaleras del escenariocant. 2
Sillascant. 120
Mesascant. 12
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2
Mesas de vestuariocant. 3
Mostrador de entrada
Mostrador del bar
Mesa de residuoscant. 2

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Monitores de escenariocant. 4
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Cables de guitarracant. 8
Cables XLRcant. 12
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Canaletas para cablescant. 12
Amplificadores de guitarracant. 2
Soportes para tecladocant. 2
Atriles de músicacant. 4
Cajas de cajacant. 2
Datáfonoscant. 2
Escáneres de entradascant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Baterías externascant. 4
Maletines de herramientascant. 2
Linternascant. 4
Bateríascant. 24

Iluminación

Focos de escenariocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Luces decorativascant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 150
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 8
Jarrascant. 12
Bandejas de serviciocant. 8
Sacacorchoscant. 3
Abridores de botellascant. 4
Jarras medidorascant. 2
Cucharillas para heladocant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Cajas de hielocant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de almacenamientocant. 12
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Neverascant. 4
Termoscant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Pinzas de servircant. 8
Tablas de cortarcant. 4

Decoración

Telón de fondo del escenario
Mantelescant. 12
Atriles para menúcant. 8
Carteles del programacant. 4
Carteles direccionalescant. 10
Tarjetas de nombrecant. 30
Cartel de entrada
Carteles del menúcant. 4
Números de mesacant. 12
Banderinescant. 10
Bridascant. 100
Cinta gaffercant. 6
Cuerdacant. 2

Catering

Compras

Limpieza

Recogedor y escobacant. 3
Escobacant. 3
Fregonacant. 3
Cuboscant. 4
Papelelerascant. 8
Guantes de limpiezacant. 8
Contenedores de basuracant. 4

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la sala antes de anunciar el concierto. Reserva al menos 8 semanas para confirmar artistas, permisos, derechos de autor y necesidades técnicas.
Pide a cada artista la información técnica con 4 semanas de antelación: formación, instrumentos, micrófonos, monitores, amplificadores, cajas DI y conexiones necesarias.
Prepara el plan técnico y eléctrico como mínimo 7 días antes. Cuenta los cables XLR, alargadores, regletas y canaletas, y define por dónde circulará el público sin cruzar el cableado.
Abre la página de entradas antes de distribuir el cartel y publicar en redes. Recoge las preferencias dietéticas al registrarse y entrega al catering una cifra actualizada 3 días antes.
Asigna voluntarios y reparte el plan de trabajo 48 horas antes. Incluye responsables para entradas y pulseras, artistas, accesos, catering, aparcamiento y cualquier incidencia durante el concierto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto folk?: Empieza al menos 8 semanas antes. Ese margen permite cerrar artistas y sala, comprobar permisos, registrar derechos de autor, reservar servicios y preparar la venta de entradas sin trabajar con plazos ajustados.
¿Cuándo hay que confirmar las necesidades técnicas de los músicos?: Solicítalas entre 4 y 6 semanas antes y ciérralas 2 semanas antes. Así puedes definir el escenario y comprobar la mesa de mezclas, altavoces, monitores, micrófonos, soportes, DI, amplificadores y cableado.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones y publicar el cartel?: Hazlo después de confirmar la fecha, el programa, los artistas y la sala, idealmente entre 4 y 6 semanas antes. Abre también la página de entradas en ese momento para que la promoción lleve directamente a la inscripción.
¿Cuándo hay que preparar las entradas y las pulseras?: Déjalas listas como mínimo 48 horas antes del concierto. Imprime además el plan de trabajo y verifica la lista de inscritos para que el equipo de acceso pueda resolver cambios o incidencias desde la apertura.

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