Folk-Konzert organisieren: die praktische Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Kläre die technische Ausstattung früh mit den Künstlern: Mischpult, Lautsprecher, Monitore, Mikrofone, DI-Boxen sowie Gitarren- und XLR-Kabel müssen zur Besetzung passen. Lass dir fehlendes Material spätestens 4 Wochen vor dem Konzert bestätigen.
• Plane den Saal nicht nur für Stühle und Tische. Berücksichtige Platz für Bühnenelemente, Bühnentreppen, Umkleidetische, Kleiderständer und sichere Kabelwege mit Kabelkanälen.
• Versende Künstlerinformationen und Routen- und Parkhinweise spätestens 7 Tage vor dem Konzert. So kommen Anreise, Aufbauzeit, Soundcheck und Ansprechpartner nicht erst am Veranstaltungstag zur Sprache.
• Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und gib die endgültige Zahl an das Catering weiter. Eine verbindliche Zahl 3 bis 5 Tage vorher verhindert fehlende Portionen und unnötige Einkäufe.
• Lege Tickets und Armbänder, das ausgedruckte Drehbuch sowie den Technik- und Stromplan am Einlass bereit. Bestimme außerdem mindestens eine Person für Künstlerbetreuung und eine für die Technik, damit Fragen nicht bei einer einzigen Stelle hängen bleiben.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Folk-Konzert planen?

Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Datum, Programm, Künstlern und Saal. Genehmigungen, Urheberrechte und technische Anforderungen sollten spätestens 8 Wochen vor dem Termin geprüft sein.

Wann sollte ich die Einladungen für ein Folk-Konzert verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert. Öffne die Online-Ticketseite gleichzeitig und plane spätestens 7 Tage vor dem Termin eine Erinnerung mit Routen- und Parkinformationen.

Wie viele Getränke brauche ich für ein Folk-Konzert?

Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Person und Stunde. Passe die Menge an Konzertdauer, Altersgruppe und Cateringangebot an.

Wann muss der Technikplan für das Konzert fertig sein?

Erstelle den Technik- und Stromplan spätestens 2 Wochen vor dem Konzert und gleiche ihn mit den Künstlern sowie dem Veranstaltungsort ab. Am Veranstaltungstag sollte der Aufbau mindestens 3 Stunden vor dem Einlass beginnen.

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