Organiser un concert folk sans rien oublier

Un concert folk se prépare bien avant l’installation de la scène : la date, les artistes, la salle et les autorisations doivent être verrouillés dans le bon ordre. La technique demande une attention particulière, notamment pour les microphones, les retours, les boîtiers DI et le câblage des instruments acoustiques. Cette checklist rassemble les 81 tâches et 86 éléments à prévoir, de la billetterie au rangement final. Utilise-la pour répartir les responsabilités et suivre l’avancement jusqu’au jour du concert.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer les artistes
Réserver le lieu et la salle
Vérifier les autorisations
Enregistrer les droits d’auteur
Demander les besoins techniques
Réserver le catering
Réserver la sécurité
Réserver le photographe
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la page de billetterie en ligne
Diffuser l’affiche promotionnelle
2 personnes
Publier l’annonce sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Envoyer les informations sur les artistes
Partager les informations sur l'itinéraire et le stationnement
Préparer le plan technique et électrique
2 personnes
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
Vérifier la liste d’achats
2 personnes
Commander les courses
Préparer les billets et les bracelets
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Récupérer les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Récupérer les clés du lieu

Événement

Ouvrir la salle
2 personnes
Réception des livraisons
2 personnes
Monter la scène
4 personnes
Raccorder la sonorisation
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Tester les raccordements électriques
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Ouvrir la caisse et l'entrée
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Annoncer le programme
Servir le café et le thé
3 personnes
Accompagner le premier set du concert
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer la pause
Encadrer le deuxième set du concert
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Annoncer le concert du soir
Animer le concert du soir
3 personnes
Animer les questions du public
Prononcer le mot de clôture
Encadrer la sortie
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Emballer les instruments
3 personnes
Fermer le bar
2 personnes

Suivi

Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Démonter le matériel audio
3 personnes
Démonter l’équipement d’éclairage
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Compter le stock
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Trier les objets trouvés
Payer les artistes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 8
Escaliers de scèneqté 2
Chaisesqté 120
Tablesqté 12
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Tables de logeqté 3
Bureau d’accueil
Bar de service
Table des déchetsqté 2

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Moniteurs de scèneqté 4
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles de guitareqté 8
Câbles XLRqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 12
Amplificateurs de guitareqté 2
Supports de clavierqté 2
Pupitres de musiqueqté 4
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Scanners de billetsqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4
Boîtes à outilsqté 2
Lampes de pocheqté 4
Pilesqté 24

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Lampes d'ambianceqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 100
Louchesqté 8
Carafesqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 3
Décapsuleursqté 4
Verres doseursqté 2
Cuillères à glaceqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Bacs à glaceqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Bacs de conservationqté 12
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 4

Décoration

Fond de scène
Nappesqté 12
Supports de menuqté 8
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 10
Badges nominatifsqté 30
Panneau d’entrée
Panneaux de menuqté 4
Numéros de tableqté 12
Guirlandes de fanionsqté 10
Serre-câblesqté 100
Gafferqté 6
Cordeqté 2

Catering

Courses

Nettoyage

Balayette et pelleqté 3
Balaiqté 3
Serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Poubellesqté 8
Gants de nettoyageqté 8
Conteneurs à déchetsqté 4

Conseils

Demande la fiche technique de chaque artiste au moins 4 semaines avant le concert. Vérifie le nombre de microphones, de retours, de boîtiers DI, d’amplificateurs et de prises électriques nécessaires.
Bloque la salle avant de lancer les invitations et la billetterie. Garde au moins 2 heures avant l’ouverture des portes pour monter la scène, installer les câbles et effectuer les balances.
Ne reporte pas les droits d’auteur et les autorisations à la dernière semaine. Prépare aussi les informations pratiques — itinéraire, stationnement et horaires — dès que la date et le lieu sont confirmés.
Prévois une personne à l’accueil et une personne dédiée aux artistes pendant toute la soirée. Les billets, bracelets, listes d’inscription et besoins alimentaires doivent être regroupés avant l’arrivée du public.
Imprime le déroulé et le plan technique en plusieurs exemplaires le jour J. Place-en un à la régie, un en coulisses et un à l’accueil pour éviter les allers-retours pendant les changements de plateau.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert folk ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour confirmer les artistes, réserver la salle, obtenir les autorisations et ouvrir la billetterie. Commence plus tôt si plusieurs groupes participent ou si la technique est complexe.
Quand faut-il réserver la salle pour un concert folk ?: Réserve la salle au moins 3 mois avant la date prévue. Cela laisse le temps de confirmer les artistes, de vérifier les autorisations, d’organiser la sécurité et de communiquer les informations de transport.
Combien de temps faut-il prévoir pour l’installation technique ?: Compte au moins 2 heures pour installer les éléments de scène, la sonorisation, les retours, les microphones et l’éclairage. Ajoute 30 à 60 minutes pour les balances si plusieurs artistes se succèdent.
Quand envoyer les invitations et ouvrir la billetterie ?: Ouvre la billetterie environ 6 semaines avant le concert et envoie les invitations dès que le programme, le lieu et les horaires sont confirmés. Relance le public 10 à 14 jours avant l’événement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.