Checklist voor een goed georganiseerd folkconcert

Een folkconcert vraagt om meer dan een artiest en een podium. Je moet de locatie, muziekvergunning, techniek, catering en bezoekersstroom op elkaar afstemmen. Begin met datum, locatie en artiesten en werk daarna naar programma, aanmeldingen en draaiboek toe. Op de dag zelf draait veel om een vrije podiumzone, werkende geluidsapparatuur, gekoelde dranken en een duidelijke briefing voor artiesten en vrijwilligers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Artiesten vastleggen
Muziekvergunning controleren
Geluidsapparatuur reserveren
Cateringafspraken maken
Reserveringen bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aanmeldingen openen
Programma publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Artiënteninformatie verzamelen
Vrijwilligers inplannen
Technische wensen vastleggen
Draaiboek afdrukken
Bezoekerslijst afdrukken
Artiestenbriefing versturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Meubilair klaarzetten
3 personen
Podiumzone vrijmaken
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Verlichting installeren
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Bar inrichten
3 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Techniek testen
3 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Entree registreren
2 personen
Openingswoord verzorgen
Eerste optreden begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede optreden begeleiden
2 personen
Pauzevoorzieningen aanvullen
2 personen
Derde optreden begeleiden
2 personen
Publieksvragen begeleiden
Finaleoptreden begeleiden
2 personen
Afscheid en bedankwoord
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Bar afsluiten
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 100

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 2
XLR-kabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 10
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 6
Sfeerlampenaantal 12
Lichtstatievenaantal 4

Decoratie

Podiumdoekenaantal 3
Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Menukaartenaantal 10
Naambordjesaantal 10

Servies

Drinkglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Schaaltjesaantal 12

Schoonmaak

Afwasteiltjesaantal 2
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg technische wensen uiterlijk 2 weken vooraf vast. Noteer hoeveel microfoons, DI-boxen, monitorluidsprekers en aansluitingen nodig zijn en controleer wie de mengtafel bedient.
Plan de opbouw in blokken: maak de podiumzone vrij, zet meubilair klaar en test daarna luidsprekers, microfoons en monitoren. Houd minimaal 60 minuten over voor een volledige soundcheck.
Verzamel dieetwensen zodra de online aanmeldingen binnenkomen en geef het definitieve aantal uiterlijk 3 dagen voor het concert door aan de catering. Zo voorkom je last-minute aanpassingen.
Druk het draaiboek en de bezoekerslijst vóór de eventdag af. Zet daarnaast artiesteninformatie, technische wensen en contactgegevens in één briefing die minstens 48 uur vooraf wordt verstuurd.
Controleer kabels en stroom vóór bezoekers binnenkomen. Gebruik kabelmatten op looproutes, leg reservebatterijen klaar en test alle verlichting voordat de deuren opengaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een folkconcert organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie en artiesten. Regel de muziekvergunning, geluidsapparatuur en catering daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk 2 weken voor het concert kunt focussen op programma en bezoekers.
Wanneer regel ik de muziekvergunning voor een folkconcert?: Controleer de vergunning direct nadat datum en locatie vaststaan, bij voorkeur minstens 6 weken vooraf. Wacht niet tot het programma klaar is: de locatie en het type optreden kunnen bepalend zijn voor wat je nodig hebt.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een folkconcert?: Reserveer minimaal 3 uur voor meubilair, podiumzone, verlichting en geluid. Plan daarna nog minstens 60 minuten voor soundcheck en technische correcties voordat bezoekers binnenkomen.
Wanneer moet ik de catering voor een folkconcert definitief bevestigen?: Maak de eerste cateringafspraken ongeveer 3 weken vooraf en bevestig aantallen en dieetwensen uiterlijk 3 dagen voor het concert. Koel dranken op de dag zelf op tijd, zodat ze vóór de ontvangst klaarstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.