Folk-Konzert organisieren: die vollständige Checkliste
Bei einem Folk-Konzert entscheidet nicht nur die Musik über den Ablauf. Künstlerinfos, Tonanlage, Lizenz, Sitzplätze und Verpflegung müssen rechtzeitig zusammenpassen. Plane die verbindlichen Punkte zuerst und halte technische Anforderungen schriftlich fest. Kurz vor dem Termin geht es vor allem darum, Getränke zu kühlen, Bühne und Saal zu prüfen sowie Listen und Briefings griffbereit auszudrucken.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
Künstler festlegen
Musiklizenz prüfen
Tonanlage reservieren
Catering-Vereinbarungen treffen
Reservierungen bestätigen
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Anmeldungen öffnen
Programm veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Künstlerinformationen sammeln
Freiwillige einplanen
Technische Anforderungen festhalten
Drehbuch ausdrucken
Besucherliste ausdrucken
Künstlerbriefing versenden
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Ort überprüfen
2 Personen
Möbel bereitstellen
3 Personen
Bühnenbereich freimachen
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Beleuchtung installieren
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Bar einrichten
3 Personen
Buffet vorbereiten
3 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Technik testen
3 Personen
Soundcheck durchführen
4 Personen
Event
Künstler empfangen
2 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Einlass registrieren
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Ersten Auftritt begleiten
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Zweiten Auftritt betreuen
2 Personen
Pausenverpflegung auffüllen
2 Personen
Dritten Auftritt begleiten
2 Personen
Publikumsfragen betreuen
Finalauftritt begleiten
2 Personen
Abschied und Dankesrede
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Bar schließen
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Fundsachen sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 90
- TischeAnz. 8
- BarhockerAnz. 6
- GarderobenständerAnz. 2
- KleiderbügelAnz. 100
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- SubwooferAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 6
- MikrofonständerAnz. 6
- DI-BoxenAnz. 4
- MonitorspeakerAnz. 2
- XLR-KabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelmattenAnz. 10
- ErsatzbatterienAnz. 24
Beleuchtung
- LED-BühnenlichterAnz. 6
- StimmungsleuchtenAnz. 12
- LichtstativeAnz. 4
Dekoration
- BühnentücherAnz. 3
- WimpelkettenAnz. 6
- TischdeckenAnz. 8
- SpeisekartenAnz. 10
- NamensschilderAnz. 10
Geschirr
- TrinkgläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 50
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 4
- ZangenAnz. 6
- SchälchenAnz. 12
Reinigung
- SpülbeckenAnz. 2
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Datum und Ort zuerst und lege danach Künstler, Programm und Anmeldestart fest. Öffne die Online-Anmeldung erst, wenn die wichtigsten Reservierungen und die Kapazität des Raums geklärt sind.
- Sammle technische Anforderungen der Künstler spätestens 14 Tage vor dem Konzert. Prüfe dabei Mikrofone, DI-Boxen, Monitorspeaker, Mischpult, XLR-Kabel und Stromwege gemeinsam mit der zuständigen Tonperson.
- Plane für den Einlass eine aktuelle Besucherliste und Namensschilder ein. Drucke die Liste zusätzlich am Vortag aus, damit du auch bei schlechtem WLAN oder einem leeren Akku weiterarbeiten kannst.
- Kläre Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher mit dem Catering. Rechne Getränke nicht erst am Veranstaltungstag aus: Für den ersten Konzertabschnitt sind etwa 2 bis 3 Getränke pro Person ein brauchbarer Richtwert.
- Räume den Bühnenbereich mindestens 3 Stunden vor Beginn frei und stelle Stühle, Tische und Garderobenständer danach auf. Verlege Kabel mit Kabelmatten, teste Ersatzbatterien und schalte Bühnen- sowie Stimmungslicht vor dem Soundcheck ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Folk-Konzert organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Künstlern. Technik, Catering, Lizenzprüfung und Anmeldungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Konzert verbindlich sein.
- Wann sollte die Musiklizenz für ein Folk-Konzert geprüft werden?
- Prüfe die Lizenz direkt nach der Festlegung des Programms, also mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. So bleibt Zeit, fehlende Angaben oder Genehmigungen nachzureichen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Folk-Konzert?
- Plane mindestens 3 Stunden für Möbel, Bühnenbereich, Licht und Tonanlage ein. Für Soundcheck und Künstlerbriefing solltest du zusätzlich 60 bis 90 Minuten reservieren.
- Wie viele Getränke braucht man bei einem Folk-Konzert?
- Kalkuliere für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und ergänze Wasser für die Künstler und das Team. Prüfe die Menge spätestens 7 Tage vorher anhand der Anmeldungen und kühle die Getränke am Veranstaltungstag rechtzeitig.
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