Checklist pour organiser un concert folk

Un concert folk réussi repose sur une organisation précise, surtout pour la sonorisation, l’accueil des artistes et l’installation de la salle. Cette checklist rassemble 57 tâches et 44 fournitures, de la réservation du lieu au rangement des chaises. Commencez par confirmer la date, le lieu et les artistes, puis verrouillez les besoins techniques et alimentaires. Les derniers jours servent surtout à imprimer les documents, refroidir les boissons et vérifier chaque zone avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Réserver les artistes
Vérifier le permis de musique
Réserver le matériel de sonorisation
Organiser les prestations de traiteur
Confirmer les réservations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions en ligne
Publier le programme
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les informations des artistes
Planifier les bénévoles
Recueillir les besoins techniques
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste des visiteurs
Envoyer le briefing aux artistes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Installer le mobilier
3 personnes
Dégager la zone du podium
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Tester la technique
3 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer l’entrée
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer la première prestation
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner la deuxième prestation
2 personnes
Réapprovisionner les fournitures de pause
2 personnes
Accompagner le troisième spectacle
2 personnes
Animer les questions du public
Encadrer la prestation finale
2 personnes
Discours d’adieu et de remerciement
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Fermer le bar
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 8
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 2
Cintresqté 100

Équipement

Haut-parleursqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 2
Câbles XLRqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 10
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 6
Lampes d'ambianceqté 12
Pieds d’éclairageqté 4

Décoration

Tentures de scèneqté 3
Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 8
Cartes de menuqté 10
Badges nominatifsqté 10

Vaisselle

Verres à boireqté 120
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Petits bolsqté 12

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 2
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réservez les artistes et le matériel de sonorisation avant d’ouvrir les inscriptions : demandez à chaque groupe ses besoins techniques, notamment les microphones, boîtiers DI, retours et câbles XLR.
Prévoyez une personne pour les inscriptions et une autre pour l’accueil des artistes. Imprimez la liste des visiteurs et le déroulé au plus tard la veille, avec quelques exemplaires supplémentaires.
Traitez les besoins alimentaires dès la clôture des inscriptions afin de transmettre un nombre définitif au traiteur. Comptez séparément les repas des artistes, des bénévoles et du public.
Gardez une réserve technique sur place : piles, rallonges, multiprises et passe-câbles sont souvent oubliés alors qu’ils deviennent indispensables dès l’installation de la scène.
Dégagez la zone du podium avant de placer les tables et les chaises. Installez ensuite les enceintes, la table de mixage et les projecteurs LED, puis faites un test sonore complet avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il réserver les artistes pour un concert folk ?: Contactez les artistes au moins 8 à 12 semaines avant la date souhaitée. Cela laisse le temps de confirmer leurs disponibilités, leurs besoins techniques et les horaires de passage.
Quand ouvrir les inscriptions pour un concert folk ?: Ouvrez-les dès que la date, le lieu et le programme sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant le concert. Fixez une date limite 7 jours avant l’événement pour traiter les repas et imprimer la liste des visiteurs.
Combien de boissons prévoir par personne pour un concert folk ?: Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 à 2 par heure supplémentaire. Ajoutez une réserve d’eau et refroidissez les boissons au moins 6 heures avant l’accueil du public.
Quand installer la salle et tester la sonorisation ?: Commencez l’installation du mobilier et de la scène plusieurs heures avant l’ouverture, puis gardez au moins 90 minutes pour le test sonore. Vérifiez les microphones, retours, câbles, éclairages et prises avant l’arrivée des visiteurs.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.