Checklist para organizar un concierto folk sin imprevistos
Organizar un concierto folk requiere coordinar artistas, sonido, público y catering en un orden concreto. Empieza cerrando la fecha, el lugar y los acuerdos con los artistas; después tramita el permiso de música y reserva el equipo técnico. Las inscripciones, las preferencias dietéticas y el programa deben quedar definidos antes de preparar la compra. Esta checklist también cubre el montaje: despejar el escenario, colocar sillas y mesas, comprobar los cables y enfriar las bebidas a tiempo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Confirmar a los artistas
Comprobar el permiso de música
Reservar equipo de sonido
Concertar acuerdos de catering
Confirmar las reservas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones online
Publicar el programa
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar información de los artistas
Programar voluntarios
Registrar los requisitos técnicos
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir la lista de visitantes
Enviar briefing a los artistas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Montar el mobiliario
3 personas
Despejar la zona del escenario
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar la barra
3 personas
Preparar el buffet
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Probar la técnica
3 personas
Hacer la prueba de sonido
4 personas
Evento
Recibir a los artistas
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Registrar la entrada
2 personas
Dar el discurso de apertura
Acompañar la primera actuación
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Acompañar la segunda actuación
2 personas
Reabastecer los suministros del descanso
2 personas
Acompañar la tercera actuación
2 personas
Gestionar las preguntas del público
Coordinar la actuación final
2 personas
Despedida y discurso de agradecimiento
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
Cerrar el bar
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Devolver el equipo
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Recoger objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesascant. 8
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 2
- Perchascant. 100
Equipo
- Altavocescant. 2
- Subwooferscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 6
- Soportes de micrófonocant. 6
- Cajas DIcant. 4
- Altavoces de monitorcant. 2
- Cables XLRcant. 12
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 10
- Baterías de repuestocant. 24
Iluminación
- Luces LED de escenariocant. 6
- Luces decorativascant. 12
- Trípodes de iluminacióncant. 4
Decoración
- Telones de escenariocant. 3
- Guirnaldascant. 6
- Mantelescant. 8
- Cartas del menúcant. 10
- Pancartas con nombrescant. 10
Vajilla
- Vasoscant. 120
- Copas de vinocant. 80
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Bandejas de serviciocant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Pinzascant. 6
- Cuencoscant. 12
Limpieza
- Cubetas para lavarcant. 2
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, la ubicación y las reservas de los artistas antes de abrir las inscripciones. Así podrás publicar un programa realista y evitar cambios de última hora.
- Comprueba el permiso de música con antelación y registra los requisitos técnicos de cada artista. Hazlo antes de reservar altavoces, mesa de mezclas, micrófonos y monitores.
- Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y pásalas al servicio de catering. Haz una revisión final de las reservas antes de elaborar la lista de la compra.
- Envía el briefing a los artistas y programa a los voluntarios varios días antes del concierto. Incluye horarios, acceso, necesidades técnicas y quién supervisa cada zona.
- Reserva tiempo específico para el montaje del escenario y la sala. Antes de abrir las puertas, prueba el sonido, fija los cables con alfombrillas y comprueba que sillas, mesas, iluminación y bebidas estén listos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto folk?
- Empieza al menos 8 semanas antes para cerrar la fecha, el lugar, los artistas, el permiso de música y el equipo de sonido. Deja la última semana para confirmar reservas, voluntarios, catering y requisitos técnicos.
- ¿Cuándo debo abrir las inscripciones para un concierto folk?
- Ábrelas cuando la fecha, la ubicación y el programa básico estén confirmados, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Cierra o revisa las inscripciones al menos 7 días antes para comunicar el número de asistentes y las dietas al catering.
- ¿Cuándo se monta el equipo de sonido del concierto?
- Reserva como mínimo 3 horas antes de la apertura para montar altavoces, subwoofers, mesa de mezclas, micrófonos, cajas DI y monitores. Haz una prueba completa antes de que lleguen los visitantes.
- ¿Qué hay que comprobar el día del concierto folk?
- Entre 2 y 3 horas antes, revisa el lugar, despeja el escenario, coloca el mobiliario, prueba la iluminación y asegura los cables. Durante la última hora, enfría las bebidas, coloca la lista de visitantes y confirma que artistas y voluntarios conocen el plan.
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