Folkconcert organiseren: complete checklist
Een folkconcert vraagt om meer dan artiesten boeken en stoelen klaarzetten. Je stemt het muziekprogramma af op de locatie, controleert technische wensen en legt vast wie op de concertdag de ontvangst, catering en opbouw doet. Begin enkele maanden vooraf met locatie, budget en vergunningen; werk in de laatste week vooral aan bevestigingen, boodschappen en het draaiboek. Gebruik de checklist hieronder om niets te laat te regelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Artiesten boeken
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Begroting vastleggen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Geluidsset reserveren
Catering reserveren
Promotietekst schrijven
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online evenement publiceren
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Artiesteninformatie verzamelen
Technische wensen controleren
2 personen
Definitief draaiboek maken
2 personen
Vrijwilligers indelen
Programma afdrukken
2 personen
Artiestencontracten controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Zaal en entree controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Podiumzone vrijmaken
3 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Bar en buffet inrichten
3 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Event
Artiesten ontvangen
2 personen
Entree bemannen
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet bijvullen
2 personen
Optredens aankondigen
Artiesten begeleiden
Techniek tijdens optredens bedienen
2 personen
Publieksruimte controleren
2 personen
Laatste optreden afronden
2 personen
Artiesten uitzwaaien
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen
Nazorg
Apparatuur afkoppelen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Geluidsapparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 110
- Tafelsaantal 10
- Klaptafelsaantal 4
- Garderoberekkenaantal 2
- Kledinghangersaantal 120
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 150
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 150
- Vorkenaantal 150
- Messenaantal 150
- Lepelsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 8
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Mengtafel
- Microfoonsaantal 4
- Microfoonstandaardsaantal 4
- Luidsprekerstatievenaantal 2
- DI-boxenaantal 3
- XLR-kabelsaantal 8
- Instrumentkabelsaantal 6
- Stroomhaspelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 8
- Gaffer tapeaantal 4
Verlichting
- LED-bouwlampenaantal 6
- Verlengkabelsaantal 6
Decoratie
- Podiumachtergrondenaantal 2
- Slingersaantal 8
- Tafelkledenaantal 10
- Menustandaardsaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Serveerbladenaantal 8
- Scharenaantal 4
- Dozen voor restantenaantal 12
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Stofzuiger
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf een technisch overleg met de artiesten. Vraag per optreden naar microfoons, DI-boxen, instrumentkabels, stroompunten en de gewenste soundchecktijd.
- Maak het definitieve draaiboek uiterlijk 7 dagen voor het concert. Zet daarin per half uur de aankomst van artiesten, soundcheck, deuren open, optredens, pauze en afbouw.
- Verzamel dieetwensen tot uiterlijk 10 dagen vooraf en geef het definitieve aantal door aan de catering. Houd voor koffie, thee en water rekening met extra gebruik tijdens de pauze.
- Controleer 2 weken vooraf of vergunning, verzekering en locatieafspraken schriftelijk rond zijn. Leg ook vast wie leveringen aanneemt en wie de locatie opent op de concertdag.
- Doe de laatste boodschappen 1 dag vooraf en koel de dranken minstens 4 uur voor aanvang. Test vóór de deuren opengaan alle microfoons, luidsprekers, kabels en stroomhaspels met het volledige programma.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een folkconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je de locatie en artiesten vastleggen, vergunningen controleren, promotie starten en technische wensen verzamelen.
- Wanneer moet ik artiesten voor een folkconcert boeken?
- Boek artiesten idealiter 8 tot 12 weken voor de concertdatum. Vraag direct om contractgegevens, technische wensen, aankomsttijd en informatie voor de promotietekst.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een folkconcert?
- Reserveer minimaal 4 uur voor meubels, decoratie, geluidsset en verlichting. Plan daarna nog 1 tot 2 uur voor soundcheck en het oplossen van technische problemen.
- Wanneer moet ik de catering voor een folkconcert definitief bevestigen?
- Geef het definitieve aantal gasten en de dieetwensen 7 tot 10 dagen vooraf door. Controleer 1 dag voor het concert de levering, het servies, de koffievoorziening en de koeling.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!