Checklist para organizar un concierto folk sin imprevistos
Organizar un concierto folk requiere coordinar artistas, espacio, sonido, público y catering en el orden correcto. Empieza por reservar el lugar, cerrar los contratos y fijar el presupuesto antes de anunciar la fecha. Después comprueba permisos, seguro y necesidades técnicas, y deja por escrito el programa definitivo. Esta checklist también te ayuda a preparar la llegada de artistas, las entregas, las bebidas, el café y la atención al público el mismo día.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Contratar artistas
Preparar el programa musical
2 personas
Fijar el presupuesto
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Reservar el equipo de sonido
Reservar el catering
Escribir texto promocional
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar evento en línea
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar información de los artistas
Comprobar las necesidades técnicas
2 personas
Elaborar el plan definitivo
2 personas
Asignar voluntarios
Imprimir el programa
2 personas
Comprobar los contratos de los artistas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Recibir las entregas
2 personas
Comprobar la sala y la entrada
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Despejar la zona del escenario
3 personas
Montar el equipo de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Preparar los instrumentos
3 personas
Realizar la prueba de sonido
4 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar el bar y el buffet
3 personas
Preparar los programas
2 personas
Evento
Recibir a los artistas
2 personas
Atender la entrada
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Anunciar las actuaciones
Acompañar a los artistas
Operar la técnica durante las actuaciones
2 personas
Inspeccionar el área de público
2 personas
Cerrar la última actuación
2 personas
Despedir a los artistas
2 personas
Guiar al público hacia la salida
2 personas
Seguimiento
Desconectar el equipo
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Devolver el equipo de sonido
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 110
- Mesascant. 10
- Mesas plegablescant. 4
- Percheroscant. 2
- Perchascant. 120
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 150
- Tenedorescant. 150
- Cuchilloscant. 150
- Cucharascant. 100
- Cucharonescant. 8
Equipo
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 4
- Soportes para altavocescant. 2
- Cajas DIcant. 3
- Cables XLRcant. 8
- Cables de instrumentoscant. 6
- Enrollacablescant. 4
- Regletascant. 8
- Cinta gaffercant. 4
Iluminación
- Focos LED de obracant. 6
- Cables alargadorescant. 6
Decoración
- Fondos de escenariocant. 2
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 10
- Atriles para menúcant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 8
- Tijerascant. 4
- Cajas para sobrascant. 12
Limpieza
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Aspiradora
- Guantes de limpiezacant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el presupuesto antes de contratar: separa las partidas de artistas, sonido, catering, permisos, promoción y material, y reserva un margen para gastos imprevistos.
- Pide las necesidades técnicas de cada artista al menos 3 semanas antes. Confirma entradas, micrófonos, cajas DI, cables, monitores y el tiempo necesario para la prueba de sonido.
- Publica el programa cuando estén confirmados los artistas y el horario. Imprime copias para el recinto y prepara algunas unidades adicionales para cambios de última hora.
- Asigna voluntarios con funciones concretas y un horario escrito: recepción, inscripciones, catering, camerinos, montaje y apoyo durante la prueba de sonido.
- Recibe las entregas antes de abrir el recinto y enfría las bebidas con varias horas de antelación. Cuenta vasos reutilizables, platos y cubiertos antes de que llegue el público, no durante el concierto.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto folk?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero el lugar y los artistas; deja al menos 3 semanas para permisos, seguro, necesidades técnicas y promoción.
- ¿Cuándo hay que contratar el equipo de sonido?
- Resérvalo en cuanto estén confirmados los artistas, preferiblemente 6 semanas antes. Envía al proveedor el programa y la información técnica de cada actuación como mínimo 3 semanas antes.
- ¿Cuántas bebidas calcular por persona en un concierto folk?
- Para la primera hora, calcula 2 o 3 bebidas por persona y después 1 por hora adicional. Añade agua suficiente y enfría las bebidas varias horas antes de abrir las puertas.
- ¿Cuándo se prepara el programa definitivo del concierto?
- Cierra el programa entre 7 y 10 días antes, cuando estén confirmados los contratos, horarios y necesidades técnicas. Imprímelo después de esa revisión y guarda una copia digital para cambios el mismo día.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!