Folk-Konzert organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere Location, Künstler und Soundanlage möglichst mehrere Monate vor dem Termin. Prüfe dabei nicht nur die Verfügbarkeit, sondern auch Bühnenfläche, Stromanschlüsse, Aufbauzeiten und zulässige Lautstärke.
• Sammle die technischen Anforderungen jeder Künstlerin und jedes Künstlers spätestens 4 Wochen vorher. Für ein Folk-Konzert gehören dazu unter anderem DI-Boxen, Mikrofone, Mikrofonständer, XLR-Kabel und Instrumentenkabel.
• Plane den Einlass rückwärts: Programm drucken, Getränke kühlen, Lieferungen annehmen und die Location öffnen müssen vor dem Konzertbeginn abgeschlossen sein. Lege für jede Aufgabe eine verantwortliche Person fest.
• Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und gib die endgültige Anzahl spätestens 7 Tage vor dem Konzert an das Catering weiter. So fehlen weder passende Speisen noch Teller, Besteck, Gläser oder Kaffeetassen.
• Erstelle den endgültigen Ablaufplan mindestens 3 Tage vorher und teile die Freiwilligen mit Uhrzeit und Aufgabe ein. Berücksichtige Aufbau, Soundcheck, Garderobe, Einlass, Pausen, Catering und Abbau statt nur die Auftrittszeiten.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Folk-Konzert organisieren?

Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Budget, Location und Künstlerbuchung. Genehmigungen, Versicherung, Verträge und Technik solltest du spätestens 4 Wochen vor dem Konzert geprüft haben.

Wie viele Getränke brauche ich für ein Folk-Konzert?

Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Person und Stunde. Kaufe alkoholfreie Getränke zusätzlich ein und kühle die Getränke spätestens am Veranstaltungstag.

Wann muss ich die Technik für ein Folk-Konzert prüfen?

Sammle die technischen Anforderungen spätestens 4 Wochen vorher und bestätige die komplette Tonanlage mindestens 7 Tage vor dem Termin. Plane am Konzerttag ausreichend Zeit für Aufbau und Soundcheck ein.

Wann soll ich Einladungen und Online-Werbung verschicken?

Veröffentliche das Konzert und verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vorher. Poster und weitere Hinweise sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Konzert verteilt oder veröffentlicht sein.

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