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Organiser un concert folk sans oublier l’essentiel

Un concert folk se prépare longtemps avant l’arrivée des musiciens : le lieu, les artistes, les autorisations et le budget doivent être verrouillés en premier. Ensuite viennent la sonorisation, le catering, la communication et les inscriptions. Les dernières 48 heures servent surtout à confirmer les besoins techniques, refroidir les boissons et répartir les bénévoles. Cette checklist de 60 tâches et 42 fournitures suit l’ordre pratique d’un concert, de la réservation du lieu à la fermeture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Réserver le lieu

  • Réserver des artistes

  • Établir le programme musical

    2 personnes

  • Fixer le budget

  • Vérifier les autorisations

  • Vérifier l’assurance

  • Réserver le matériel de sonorisation

  • Réserver le catering

  • Rédiger le texte promotionnel

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier l'événement en ligne

  • Distribuer les affiches

    3 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Rassembler les informations sur les artistes

  • Vérifier les besoins techniques

    2 personnes

  • Établir le planning définitif

    2 personnes

  • Répartir les bénévoles

  • Imprimer le programme

    2 personnes

  • Vérifier les contrats des artistes

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Recevoir les livraisons

    2 personnes

  • Vérifier la salle et l'entrée

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Dégager la zone du podium

    3 personnes

  • Installer le matériel sonore

    3 personnes

  • Brancher les microphones

    2 personnes

  • Installer les instruments

    3 personnes

  • Effectuer la vérification du son

    4 personnes

  • Installer la décoration

    2 personnes

  • Installer le bar et le buffet

    3 personnes

  • Préparer les programmes

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les artistes

    2 personnes

  • Tenir l'entrée

    2 personnes

  • Gérer le vestiaire

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir les boissons

    3 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    2 personnes

  • Annoncer les spectacles

  • Accompagner les artistes

  • Gérer la technique pendant les prestations

    2 personnes

  • Vérifier l’espace public

    2 personnes

  • Clore la dernière prestation

    2 personnes

  • Dire au revoir aux artistes

    2 personnes

  • Accompagner le public vers la sortie

    2 personnes

Suivi

  • Débrancher l’équipement

    3 personnes

  • Remettre le mobilier en place

    4 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer la salle

    4 personnes

  • Nettoyer les toilettes

    2 personnes

  • Retourner le matériel audio

    2 personnes

  • Ranger le stock restant

    2 personnes

  • Fermer le lieu

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Chaisesqté 110
  • Tablesqté 10
  • Tables pliantesqté 4
  • Portantsqté 2
  • Cintresqté 120

Vaisselle

  • Verres réutilisablesqté 150
  • Tasses à caféqté 80
  • Assiettesqté 150
  • Fourchettesqté 150
  • Couteauxqté 150
  • Cuillèresqté 100
  • Louchesqté 8

Équipement

  • Haut-parleursqté 2
  • Table de mixage
  • Microphonesqté 4
  • Pieds de microqté 4
  • Pieds de haut-parleurqté 2
  • Boîtiers DIqté 3
  • Câbles XLRqté 8
  • Câbles d'instrumentsqté 6
  • Enrouleurs électriquesqté 4
  • Multiprisesqté 8
  • Ruban gafferqté 4

Éclairage

  • Projecteurs de chantier LEDqté 6
  • Rallongesqté 6

Décoration

  • Fond de scèneqté 2
  • Guirlandesqté 8
  • Nappesqté 10
  • Supports de menuqté 12

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 6
  • Glacièresqté 4
  • Plateaux de serviceqté 8
  • Ciseauxqté 4
  • Caisses pour les restesqté 12

Nettoyage

  • Sets de balaiqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Seauxqté 3
  • Aspirateur
  • Gants de nettoyageqté 8

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commence par le lieu, le budget et les artistes : bloque ces trois éléments avant de publier la date. Demande aussi les besoins techniques de chaque formation dès la réservation, pas la veille du concert.
  • Prévois un point de contrôle des autorisations, de l’assurance et des contrats au moins 3 semaines avant l’événement. Une vérification tardive peut empêcher l’installation ou retarder le paiement des artistes.
  • Fixe la capacité d’accueil et le plan de salle avant d’imprimer le programme. Compte les chaises, les tables et les espaces de circulation séparément pour éviter de réduire la zone réservée au public ou à la scène.
  • Ferme les inscriptions et recueille les besoins alimentaires 5 à 7 jours avant le concert. Utilise ensuite ces chiffres pour confirmer le catering, les boissons, les assiettes, les couverts et les tasses à café.
  • Prépare le planning définitif avec des horaires précis pour l’ouverture du lieu, les livraisons, les balances et l’accueil. Le jour même, prévois au moins 2 bénévoles pour orienter le public et 1 personne chargée de suivre les artistes et la technique.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert folk ?
Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Les artistes, le lieu, les autorisations et la sonorisation doivent être confirmés pendant les 4 premières semaines, puis la communication et les inscriptions peuvent être lancées.
Quand réserver la sonorisation pour un concert folk ?
Réserve-la au moins 4 semaines avant le concert, après avoir recueilli les fiches techniques des artistes. Vérifie notamment les microphones, la table de mixage, les boîtiers DI, les câbles et le nombre de retours nécessaires.
Quand envoyer les invitations et publier un concert folk ?
Lance la communication 4 à 6 semaines avant la date. Prépare le texte promotionnel, les informations sur les artistes et le programme provisoire avant de publier l’événement en ligne et de distribuer les affiches.
Que faut-il faire dans les 48 heures avant un concert folk ?
Confirme le planning, les contrats, les livraisons, les inscriptions et les besoins alimentaires. Fais les courses, refroidis les boissons, imprime le programme et répartis les bénévoles avant l’ouverture du lieu.

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