Zo organiseer je een foam run

Een foam run organiseren begint niet bij de foammachines, maar bij een haalbare route, een duidelijke inschrijving en toestemming voor het parcours. Leg daarna vast waar deelnemers starten, waar de foamstations komen en hoe je water, stroom en begeleiding regelt. In de laatste week draait alles om materiaaltests, startgroepen en deelnemersinformatie. Op de dag zelf moeten registratie, afzetting, foam en finishmedailles in een vaste volgorde klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Evenementpagina publiceren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Inschrijfformulier openen
4
Vergunning controleren
5
Route vastleggen
2 personen
6
Route op toegankelijkheid controleren
2 personen
7
Foamstations bepalen
2 personen
8
Reserveringen maken
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers werven
2 personen
12
Startgroepen indelen
2 personen
13
Deelnemersinformatie versturen
14
Weersverwachting controleren
15
Foamvloeistof bestellen
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Startnummers voorbereiden
3 personen
18
Routeborden klaarmaken
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Materialen ophalen
3 personen
21
Foamapparatuur testen
3 personen
22
Deelnemerspakketten sorteren
4 personen
23
Koelboxen vullen
3 personen
24
Terrein inspecteren
3 personen
25
Start- en finishzone afzetten
4 personen
26
Partytenten opbouwen
6 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen plaatsen
3 personen
29
Registratiebalie inrichten
3 personen
30
Startnummers klaarleggen
2 personen
31
Drinkpunten inrichten
4 personen
32
Foamstations opbouwen
6 personen
33
Wateraansluitingen controleren
3 personen
34
Muziek en microfoon testen
2 personen
35
Veiligheidsmaterialen plaatsen
3 personen
36
Routeborden plaatsen
4 personen
37
Catering klaarzetten
4 personen
38
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

39
Registratie openen
4 personen
40
Deelnemers ontvangen
5 personen
41
Startuitleg geven
2 personen
42
Startgroepen begeleiden
4 personen
43
Foamstations bedienen
8 personen
44
Routepost bemannen
6 personen
45
Water uitdelen
4 personen
46
Dranken bijvullen
3 personen
47
Hapjes serveren
4 personen
48
Finish begeleiden
4 personen
49
Finishfoto's maken
2 personen
50
Kleedruimtes controleren
2 personen
51
Afvalbakken legen
3 personen
52
Deelnemers naar douches verwijzen
2 personen
53
Muziek verzorgen
2 personen
54
Avondcatering serveren
5 personen
55
Foamzones afsluiten
4 personen
56
Verloren voorwerpen registreren
57
Deelnemers uitchecken
2 personen
58
Eindmededeling geven
59
Verlichting inschakelen
2 personen
60
Publiek veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

61
Catering afsluiten
3 personen
62
Foamapparatuur uitschakelen
3 personen
63
Routeborden verwijderen
4 personen
64
Terreinafval verzamelen
6 personen
65
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
66
Partytenten afbreken
6 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Sanitaire ruimtes schoonmaken
3 personen
69
Terrein schoonmaken
5 personen
70
Materialen inventariseren
2 personen
71
Huurmaterialen retourneren
3 personen
72
Overgebleven eten opslaan
2 personen
73
Verloren voorwerpen afhandelen
74
Deelnemersbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Registratiebaliesaantal 2
Kledingrekkenaantal 4
Kapstokkenaantal 6

Apparatuur

Foammachinesaantal 4
Waterpompenaantal 4
Waterslangenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Haspelsaantal 4
Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Powerbanksaantal 4

Sportmateriaal

Startnummersaantal 350
Startnummerbandenaantal 350
Medaillelintenaantal 350
Finishmedaillesaantal 350
Pionnenaantal 50
Dranghekkenaantal 30
Afzetlintaantal 12
Routebordenaantal 30
Pijlbordenaantal 20
Tijdklokkenaantal 3
Startvlaggenaantal 3
Foamvloeistofaantal 12
Opblaasbare finishboog
Wedstrijdhesjesaantal 30

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 20
Wegwerphandschoenenaantal 200
Veiligheidsvestenaantal 30
Noodlampenaantal 6
Antislipmattenaantal 20

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 400
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Serveerschalenaantal 20
Schenk kannenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Maatbekersaantal 4
Bewaarbakkenaantal 20

Decoratie

Startboogdecoratie
Vlaggenlijnenaantal 12
Balloonslingersaantal 6
Tafelkledenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
LED-bouwlampenaantal 6

Schoonmaak

Vloertrekkersaantal 4
Dweilenaantal 6
Emmersaantal 8
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de vergunning en route voordat je inschrijvingen opent. Loop het parcours daarna ook na op toegankelijkheid en bepaal per foamstation hoe je slangen, waterpompen en verlengkabels veilig legt.
Open de inschrijving pas wanneer starttijd, route en deelnemerslimiet vaststaan. Vraag dieetwensen direct uit en sluit de inschrijving uiterlijk enkele dagen voor het evenement, zodat startgroepen en pakketten kunnen worden gemaakt.
Verstuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Vermeld daarin de startgroep, registratie-instructie, kledingadvies, route, bereikbaarheid en wat deelnemers na afloop kunnen verwachten.
Test foammachines, speakers, microfoons en stroomaansluitingen minimaal 24 uur vooraf. Een ontbrekende haspel of te korte waterslang merk je op de dag zelf te laat; leg daarom per station een complete materiaalkist klaar.
Plan opbouw met een vaste volgorde: eerst terreininspectie en afzetting, daarna registratiebalies en routeborden, vervolgens foamstations en finish. Houd minstens 60 minuten tussen de geplande opbouw en de eerste startgroep voor een laatste controle.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een foam run organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Regel in de eerste 2 weken de vergunning, route en reserveringen; gebruik de laatste week voor materiaalcontrole, startnummers en deelnemersinformatie.
Hoeveel foamstations heb je nodig voor een foam run?: Plan meestal 3 tot 5 foamstations voor een parcours van ongeveer 3 tot 5 kilometer. Houd rekening met de doorstroming: plaats stations niet direct na een scherpe bocht en test vooraf of de waterslangen het verste punt bereiken.
Wanneer moet ik startgroepen indelen voor een foam run?: Deel startgroepen 3 tot 5 dagen voor het evenement in, zodra de inschrijvingen en eventuele dieetwensen zijn gecontroleerd. Verstuur de starttijd daarna meteen, zodat deelnemers niet allemaal tegelijk bij de registratiebalie komen.
Wat controleer je op de dag van een foam run?: Controleer minimaal 2 uur voor de eerste start de routeborden, afzettingen, foamvloeistof, water, stroom, EHBO-koffers en communicatie. Test elke foammachine afzonderlijk en inspecteer start- en finishzone nogmaals voordat deelnemers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.