Einen Foam Run organisieren: der praktische Ablauf

Bei einem Foam Run entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf, sondern auch Wasser, Strom, Schaum und Sicherheit. Beginne mehrere Wochen vorher mit Genehmigungen, Route und Anmeldung, bevor du Material bestellst. Danach folgen Helferplanung, Startgruppen und Teilnehmerinformationen. Am Veranstaltungstag prüfst du Gelände, Technik und Absperrungen, bevor die erste Gruppe startet. So erkennst du Engpässe bei Schaumstationen, Umkleiden und Zielbereich rechtzeitig.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Eventseite veröffentlichen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Anmeldeformular öffnen
4
Genehmigung prüfen
5
Route festlegen
2 Personen
6
Route auf Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
7
Foamstations festlegen
2 Personen
8
Reservierungen vornehmen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
12
Startgruppen einteilen
2 Personen
13
Teilnehmerinformationen versenden
14
Wettervorhersage prüfen
15
Schaumflüssigkeit bestellen
16
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
17
Startnummern vorbereiten
3 Personen
18
Wegweiser vorbereiten
2 Personen
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Materialien abholen
3 Personen
21
Schaumgeräte testen
3 Personen
22
Teilnehmerpakete sortieren
4 Personen
23
Kühlboxen füllen
3 Personen
24
Gelände inspizieren
3 Personen
25
Start- und Zielbereich absperren
4 Personen
26
Partyzelte aufbauen
6 Personen
27
Tische aufstellen
4 Personen
28
Stühle aufstellen
3 Personen
29
Registrierungstheke einrichten
3 Personen
30
Startnummern bereitlegen
2 Personen
31
Getränkepunkte einrichten
4 Personen
32
Foam-Stationen aufbauen
6 Personen
33
Wasseranschlüsse überprüfen
3 Personen
34
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
35
Sicherheitsmaterialien anbringen
3 Personen
36
Wegweiser aufstellen
4 Personen
37
Catering bereitstellen
4 Personen
38
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

39
Registrierung öffnen
4 Personen
40
Teilnehmende empfangen
5 Personen
41
Startinformationen geben
2 Personen
42
Startgruppen begleiten
4 Personen
43
Schaumstationen bedienen
8 Personen
44
Routeposten besetzen
6 Personen
45
Wasser verteilen
4 Personen
46
Getränke nachfüllen
3 Personen
47
Snacks servieren
4 Personen
48
Zum Ziel begleiten
4 Personen
49
Zielfotos machen
2 Personen
50
Umkleideräume kontrollieren
2 Personen
51
Mülleimer leeren
3 Personen
52
Teilnehmer zu den Duschen schicken
2 Personen
53
Musik organisieren
2 Personen
54
Abendcatering servieren
5 Personen
55
Schaumzonen absperren
4 Personen
56
Verlorene Gegenstände erfassen
57
Teilnehmer auschecken
2 Personen
58
Abschlussansage machen
59
Beleuchtung einschalten
2 Personen
60
Publikum sicher hinausleiten
4 Personen

Nachbereitung

61
Catering abschließen
3 Personen
62
Schaumausrüstung ausschalten
3 Personen
63
Wegweiser entfernen
4 Personen
64
Geländeabfall einsammeln
6 Personen
65
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
66
Partyzelte abbauen
6 Personen
67
Geschirr abwaschen
3 Personen
68
Sanitärräume reinigen
3 Personen
69
Gelände reinigen
5 Personen
70
Materialien inventarisieren
2 Personen
71
Mietmaterial zurückgeben
3 Personen
72
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
73
Fundgegenstände bearbeiten
74
Teilnehmernachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 40
RegistrierungsschalterAnz. 2
KleiderständerAnz. 4
KleiderständerAnz. 6

Ausstattung

SchaummaschinenAnz. 4
WasserpumpenAnz. 4
WasserschläucheAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelrollenAnz. 4
Tragbare LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
PowerbanksAnz. 4

Sportmaterial

StartnummernAnz. 350
StartnummernbänderAnz. 350
MedaillenbänderAnz. 350
Finisher-MedaillenAnz. 350
KegelAnz. 50
AbsperrgitterAnz. 30
AbsperrbandAnz. 12
WegweiserAnz. 30
WegweiserAnz. 20
ZeitmesserAnz. 3
StartflaggenAnz. 3
SchaumflüssigkeitAnz. 12
Aufblasbarer Zielbogen
SpielerwestenAnz. 30

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
RettungsdeckenAnz. 20
EinweghandschuheAnz. 200
SicherheitswestenAnz. 30
NotlampenAnz. 6
Rutschfeste MattenAnz. 20

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 400
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 250
BestecksetsAnz. 250
ServierschalenAnz. 20
AusgießkannenAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
MessbecherAnz. 4
AufbewahrungsbehälterAnz. 20

Dekoration

Startbogen-Dekoration
WimpelkettenAnz. 12
BallongirlandenAnz. 6
TischdeckenAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-BaustrahlerAnz. 6

Reinigung

BodenabzieherAnz. 4
WischmopsAnz. 6
EimerAnz. 8
BesensetsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 6
PutzlappenAnz. 30
HandseifenspenderAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Route und Schaumstationen fest, bevor du Einladungen verschickst. Prüfe die Strecke zusätzlich auf Barrierefreiheit und markiere Start, Ziel sowie Gefahrenstellen mit Kegeln, Wegweisern und Absperrband.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Genehmigungen, Reservierungen und die wichtigsten Streckendaten geklärt sind. Verschicke Teilnehmerinformationen spätestens einige Tage vor dem Lauf mit Startzeit, Startgruppe und Hinweisen zu Kleidung und Umkleide.
Plane die Startgruppen nach der Kapazität der Strecke und der Schaumstationen. Teile die Teilnehmer nicht erst am Veranstaltungstag ein, sondern verschicke die Startzeiten vorher und halte eine aktuelle Anmeldeliste am Registrierungsschalter bereit.
Teste Schaummaschinen, Wasserpumpen, Schläuche und Stromversorgung vor dem Aufbau. Verlängerungskabel und Kabelrollen müssen so liegen, dass sie keine Laufwege kreuzen und nicht im nassen Bereich zur Stolperfalle werden.
Prüfe die Wettervorhersage am Vortag und inspiziere das Gelände am Veranstaltungstag erneut. Fülle Kühlboxen, sortiere Teilnehmerpakete und bereite Erste-Hilfe-Koffer sowie Rettungsdecken vor, bevor Start- und Zielbereich abgesperrt werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Foam Run organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Genehmigungen, Route und Reservierungen. Die Anmeldung sollte spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin geöffnet sein, damit du Startgruppen, Ernährungshinweise und Helfer planen kannst.
Wie viele Helfer braucht man für einen Foam Run?: Plane mindestens 1 Helfer pro Schaumstation sowie zusätzliche Personen für Anmeldung, Strecke, Start und Ziel ein. Bei 4 Schaumstationen solltest du daher mindestens 8 bis 10 Helfer einteilen, damit Pausen und Ausfälle abgedeckt sind.
Wann sollte man die Teilnehmerinformationen verschicken?: Schicke die Informationen spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Foam Run. Nenne darin Startgruppe, Treffpunkt, Streckenhinweise, Kleidung, Umkleidemöglichkeiten und eine Kontaktmöglichkeit für Rückfragen.
Wie viel Schaumflüssigkeit braucht man für einen Foam Run?: Die benötigte Menge hängt von Anzahl und Laufzeit der Schaumstationen sowie von den Schaummaschinen ab. Ermittle den Verbrauch bei einem Testlauf und bestelle die Menge mindestens 1 bis 2 Wochen vor dem Termin, damit Nachbestellungen noch möglich sind.

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