Cómo organizar una foam run sin contratiempos

Una foam run necesita más coordinación que una carrera convencional: hay que combinar una ruta segura, estaciones de espuma, agua, electricidad, inscripciones y control de grupos. Empieza por los permisos y el recorrido, y después fija la capacidad, las reservas y el sistema de salida. Durante las últimas semanas, confirma voluntarios, participantes y previsión meteorológica. El día anterior, prueba las máquinas de espuma y deja preparados dorsales, señales, equipos y paquetes.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Publicar la página del evento
2
Enviar invitaciones
2 personas
3
Abrir el formulario de inscripción
4
Comprobar el permiso
5
Registrar la ruta
2 personas
6
Comprobar la accesibilidad de la ruta
2 personas
7
Determinar estaciones de espuma
2 personas
8
Hacer reservas
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Reclutar voluntarios
2 personas
12
Dividir los grupos de salida
2 personas
13
Enviar información a los participantes
14
Comprobar el pronóstico del tiempo
15
Pedir líquido de espuma
16
Comprobar la lista de la compra
2 personas
17
Preparar los dorsales
3 personas
18
Preparar los carteles de ruta
2 personas
19
Hacer la compra
3 personas
20
Recoger los materiales
3 personas
21
Probar el equipo de espuma
3 personas
22
Clasificar los paquetes de participantes
4 personas
23
Llenar las neveras portátiles
3 personas
24
Inspeccionar el recinto
3 personas
25
Delimitar la zona de salida y meta
4 personas
26
Montar las carpas
6 personas
27
Montar mesas
4 personas
28
Colocar las sillas
3 personas
29
Montar el mostrador de registro
3 personas
30
Preparar los dorsales
2 personas
31
Habilitar puntos de bebida
4 personas
32
Montar estaciones de espuma
6 personas
33
Comprobar las conexiones de agua
3 personas
34
Probar la música y el micrófono
2 personas
35
Colocar materiales de seguridad
3 personas
36
Colocar señales de ruta
4 personas
37
Preparar la restauración
4 personas
38
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

39
Abrir el registro
4 personas
40
Recepción de participantes
5 personas
41
Dar la explicación inicial
2 personas
42
Guiar a los grupos de salida
4 personas
43
Operar estaciones de espuma
8 personas
44
Atender el puesto de ruta
6 personas
45
Repartir agua
4 personas
46
Rellenar las bebidas
3 personas
47
Servir aperitivos
4 personas
48
Guiar la meta
4 personas
49
Hacer fotos de la llegada
2 personas
50
Comprobar los vestuarios
2 personas
51
Vaciar los contenedores de basura
3 personas
52
Indicar a los participantes dónde están las duchas
2 personas
53
Proporcionar la música
2 personas
54
Servir el catering de la noche
5 personas
55
Cerrar las zonas de espuma
4 personas
56
Registrar objetos perdidos
57
Hacer el check-out de participantes
2 personas
58
Dar el anuncio final
59
Encender la iluminación
2 personas
60
Hacer salir al público de forma segura
4 personas

Seguimiento

61
Cerrar catering
3 personas
62
Apagar el equipo de espuma
3 personas
63
Retirar los carteles de ruta
4 personas
64
Recoger los residuos del terreno
6 personas
65
Recoger mesas y sillas
5 personas
66
Desmontar las carpas
6 personas
67
Lavar la vajilla
3 personas
68
Limpiar los baños
3 personas
69
Limpiar el recinto
5 personas
70
Inventariar materiales
2 personas
71
Devolver el material alquilado
3 personas
72
Guardar la comida sobrante
2 personas
73
Gestionar objetos perdidos
74
Enviar mensaje a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 40
Mostradores de registrocant. 2
Percheroscant. 4
Percheroscant. 6

Equipo

Máquinas de espumacant. 4
Bombas de aguacant. 4
Mangueras de aguacant. 8
Cables alargadorescant. 8
Carretescant. 4
Altavoces portátilescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Baterías externascant. 4

Material deportivo

Dorsalescant. 350
Brazaletes con número de salidacant. 350
Cintas de medallacant. 350
Medallas de metacant. 350
Conoscant. 50
Vallas de control de multitudescant. 30
Cinta de balizamientocant. 12
Señales de rutacant. 30
Carteles direccionalescant. 20
Relojes de tiempocant. 3
Banderas de salidacant. 3
Líquido de espumacant. 12
Arco de meta inflable
Chalecos de competicióncant. 30

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Mantas térmicascant. 20
Guantes desechablescant. 200
Chalecos reflectantescant. 30
Lámparas de emergenciacant. 6
Alfombrillas antideslizantescant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 400
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250
Bandejas de servircant. 20
Jarras para servircant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzascant. 8
Cucharonescant. 8
Jarras medidorascant. 4
Bandejas de almacenamientocant. 20

Decoración

Decoración del arco de salida
Guirnaldascant. 12
Guirnaldas de globoscant. 6
Mantelescant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Focos LED de obracant. 6

Limpieza

Limpiacristalescant. 4
Fregonascant. 6
Cuboscant. 8
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 6
Paños de limpiezacant. 30
Dispensadores de jabón de manoscant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra el recorrido antes de abrir las inscripciones. Comprueba los permisos, la accesibilidad y los puntos donde colocarás las estaciones de espuma; cambiar la ruta después obliga a rehacer señales e información para participantes.
Define grupos de salida con antelación y envía las instrucciones al menos 3 días antes. Indica horarios, lugar de registro, ropa adecuada, objetos que pueden mojarse y cómo recoger el dorsal o la pulsera numerada.
No dejes la espuma para el último momento: pide el líquido con varios días de margen y prueba cada máquina con sus bombas, mangueras, cables y carretes. Una prueba corta detecta conexiones, presión y necesidades eléctricas antes de que llegue el público.
Calcula el registro por franjas, no como una sola cola. Prepara los paquetes de participantes por grupo y coloca mesas, percheros, carteles y altavoces de forma que el acceso, la salida y la meta no se crucen.
Haz una revisión del recinto antes de abrir: delimita salida y meta, fija las señales, revisa cables y zonas mojadas, y coloca botiquines y mantas térmicas. Reserva tiempo para secar o asegurar los puntos donde el agua pueda provocar resbalones.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una foam run?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva las máquinas y el líquido de espuma pronto, porque esperar hasta la última semana puede dejarte sin equipo o sin tiempo para probarlo.
¿Cuándo debo enviar la información a los participantes?: Envía las instrucciones al menos 3 días antes y vuelve a comprobar el tiempo entre 24 y 48 horas antes. Incluye los horarios de salida, el registro, la ruta y cualquier cambio operativo.
¿Cuánta espuma necesito para una foam run?: La cantidad depende del número de máquinas, la duración de cada estación y el número de participantes. Haz una prueba completa antes del evento y calcula una reserva de al menos un 10 % para compensar pérdidas o repeticiones.
¿Qué se prepara el día anterior a una foam run?: Deja listos los dorsales, las pulseras, las medallas, las señales, los paquetes y las listas de registro. También conviene probar el equipo de espuma, cargar las baterías externas y revisar que haya cables, mangueras y material de seguridad suficientes.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.