Organiser une foam run sans rien laisser au hasard

Une foam run se prépare comme une course, mais la mousse ajoute des contraintes d’eau, d’électricité, de sécurité et de nettoyage. Commencez par l’itinéraire, les autorisations et les stations de mousse avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, répartissez les bénévoles, informez les participants et testez chaque machine sur place. Le jour J, l’accueil, le balisage et le contrôle du matériel doivent être terminés avant l’arrivée du premier groupe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier la page de l’événement
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Ouvrir le formulaire d’inscription
4
Vérifier le permis
5
Définir l'itinéraire
2 personnes
6
Vérifier l'accessibilité de l'itinéraire
2 personnes
7
Définir les stations de mousse
2 personnes
8
Faire les réservations
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Recruter des bénévoles
2 personnes
12
Répartir les groupes de départ
2 personnes
13
Envoyer les informations aux participants
14
Vérifier les prévisions météo
15
Commander le liquide à mousse
16
Vérifier la liste des courses
2 personnes
17
Préparer les dossards
3 personnes
18
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Récupérer le matériel
3 personnes
21
Tester le matériel à mousse
3 personnes
22
Trier les packs participants
4 personnes
23
Remplir les glacières
3 personnes
24
Inspecter le site
3 personnes
25
Balisage des zones de départ et d’arrivée
4 personnes
26
Monter les tentes de réception
6 personnes
27
Installer les tables
4 personnes
28
Installer les chaises
3 personnes
29
Installer le comptoir d’inscription
3 personnes
30
Préparer les dossards
2 personnes
31
Aménager les points d’eau
4 personnes
32
Monter les stations de mousse
6 personnes
33
Vérifier les raccordements d’eau
3 personnes
34
Tester la musique et le micro
2 personnes
35
Installer le matériel de sécurité
3 personnes
36
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
37
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
38
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

39
Ouvrir l’inscription
4 personnes
40
Accueillir les participants
5 personnes
41
Donner les consignes de départ
2 personnes
42
Accompagner les groupes de départ
4 personnes
43
Gérer les stations de mousse
8 personnes
44
Tenir le poste de route
6 personnes
45
Distribuer de l'eau
4 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
47
Servir des amuse-bouches
4 personnes
48
Encadrer l’arrivée
4 personnes
49
Prendre les photos de fin
2 personnes
50
Vérifier les vestiaires
2 personnes
51
Vider les poubelles
3 personnes
52
Diriger les participants vers les douches
2 personnes
53
Fournir la musique
2 personnes
54
Servir le catering du soir
5 personnes
55
Fermer les zones mousse
4 personnes
56
Enregistrer les objets trouvés
57
Faire le check-out des participants
2 personnes
58
Faire l’annonce de fin
59
Allumer l’éclairage
2 personnes
60
Faire quitter le public en toute sécurité
4 personnes

Suivi

61
Clôturer le catering
3 personnes
62
Éteindre les équipements en mousse
3 personnes
63
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
64
Ramasser les déchets du terrain
6 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
66
Démonter les tentes de fête
6 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Nettoyer les sanitaires
3 personnes
69
Nettoyer le site
5 personnes
70
Inventorier le matériel
2 personnes
71
Retourner les matériels de location
3 personnes
72
Stocker les restes
2 personnes
73
Gérer les objets perdus
74
Envoyer le message aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Bureaux d’inscriptionqté 2
Portants à vêtementsqté 4
Porte-manteauxqté 6

Équipement

Machines à mousseqté 4
Pompes à eauqté 4
Tuyaux d’arrosageqté 8
Rallongesqté 8
Enrouleursqté 4
Enceintes portablesqté 2
Microphones sans filqté 2
Batteries externesqté 4

Matériel de sport

Numéros de départqté 350
Bracelets de dossardqté 350
Rubans de médailleqté 350
Médailles de finisherqté 350
Cônesqté 50
Barrières de fouleqté 30
Ruban de balisageqté 12
Panneaux de directionqté 30
Panneaux indicateursqté 20
Chronomètresqté 3
Drapeaux de départqté 3
Liquide à mousseqté 12
Arche d’arrivée gonflable
Maillots de compétitionqté 30

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 20
Gants jetablesqté 200
Gilets de sécuritéqté 30
Lampes de secoursqté 6
Tapis antidérapantsqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 400
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Plateaux de serviceqté 20
Pichets de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Verres doseursqté 4
Bacs de conservationqté 20

Décoration

Décoration de l’arche de départ
Guirlandes de fanionsqté 12
Guirlandes de ballonsqté 6
Nappesqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantier LEDqté 6

Nettoyage

Raclettes de solqté 4
Serpillièresqté 6
Seauxqté 8
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez l’itinéraire avant de publier la page de l’événement : vérifiez son accessibilité, les zones de départ et d’arrivée, puis prévoyez une signalisation visible à chaque changement de direction.
Réservez les machines à mousse, les pompes, les tuyaux, les rallonges et le liquide assez tôt pour pouvoir les tester avant le jour J. Un test complet permet de repérer une prise inaccessible ou un tuyau trop court.
Fermez les inscriptions plusieurs jours avant la course afin de répartir les participants en groupes de départ et de préparer les dossards, bracelets et packs sans improvisation.
Affectez un bénévole à chaque station de mousse, plus une petite équipe pour l’accueil, le parcours et les urgences. Envoyez les horaires, l’équipement conseillé et les informations alimentaires avant la veille.
Contrôlez les prévisions météo et inspectez le site le matin même. Remplissez les glacières, vérifiez les trousses de premiers secours et sécurisez les câbles, les barrières et les zones glissantes avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une foam run ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de vérifier le permis, réserver le matériel, définir l’itinéraire, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions.
Quand faut-il tester les machines à mousse ?: Testez-les au plus tard 3 à 5 jours avant l’événement, puis faites un contrôle rapide le matin même. Vérifiez le débit, les raccords, l’alimentation électrique et la quantité de liquide disponible.
Combien de bénévoles faut-il pour une foam run ?: Comptez au minimum 1 bénévole par station de mousse, 2 à 3 personnes à l’inscription et une équipe mobile pour le parcours. Ajoutez une personne responsable de la sécurité et des imprévus.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez un premier message 5 à 7 jours avant la foam run, puis un rappel la veille. Indiquez l’heure du groupe de départ, l’accès, les vêtements à prévoir, les consignes de sécurité et les éventuels besoins alimentaires.

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