Flashmobconcert organiseren: checklist en planning

Een flashmobconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen muzikanten verzamelen. Je regelt tegelijk een speelplek, vergunningen, repetities, publieksinformatie, geluid en een veilige route voor bezoekers en deelnemers. Begin met de locatie en stroomvoorziening, leg daarna repertoire en bezetting vast en plan twee repetities. In de laatste week controleer je de boodschappen, materialen, vrijwilligersindeling en muzikantenbrief. Deze checklist volgt die volgorde, zodat je minder snel iets als microfoonbatterijen, kabelmatten of dieetwensen over het hoofd ziet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en speelplek reserveren
Vergunningen en meldingen aanvragen
Stroomvoorziening controleren
2 personen
Muzikanten en zangers benaderen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Repertoire en arrangement vastleggen
3 personen
Partijen en teksten verspreiden
2 personen
Repetitieruimte reserveren
Promotie online plaatsen
2 personen
Publieksinformatie publiceren
Geluidset reserveren
Catering reserveren
Drank- en snackhoeveelheden bepalen
2 personen
Eerste repetitie uitvoeren
12 personen
Veiligheidsplan en vluchtroute maken
2 personen
EHBO-verantwoordelijkheid afspreken
2 personen
Vrijwilligers voor ontvangst indelen
2 personen
Vrijwilligers voor catering indelen
2 personen
Muzikantenbrief versturen
Tweede repetitie uitvoeren
12 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Voorraad en materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare dranken klaarzetten
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Techniek laden en vervoeren
3 personen
Locatie afzetten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Licht en kabels plaatsen
3 personen
Kabels beveiligen
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Programma- en routeborden plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Soundcheck uitvoeren
5 personen

Event

Muzikanten ontvangen
2 personen
Muzikanten instrueren
2 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Geheime posities innemen
12 personen
Flashmob uitvoeren
15 personen
Publiek naar concertplek begeleiden
4 personen
Concertprogramma uitvoeren
15 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Optredens aankondigen
Publieksstromen begeleiden
3 personen
Verlichting inschakelen
Laatste concertblok uitvoeren
15 personen
Afscheid en bedankwoord verzorgen
Publiek veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

Overgebleven catering koelen
2 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Apparatuur demonteren
4 personen
Verlichting demonteren
2 personen
Meubilair afbouwen
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 80

Apparatuur

Actieve speakersaantal 4
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 4
DI-boxenaantal 4
Muziekstatievenaantal 15
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Reservebatterijenaantal 24
Mobiele portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4
Transportkarrenaantal 2

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 6
Lampstatievenaantal 4
Kabelmattenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 160
Herbruikbare bordenaantal 140
Herbruikbaar bestekaantal 160
Koffiekopjesaantal 50
Serveerplankenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 12
Maatbekersaantal 4
Opslagbakken met dekselaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Huishoudfolieaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 120
Ballonnengewichtenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Richtingsbordenaantal 10
Krijtbordenaantal 4
Krijtstiftenaantal 8
Gaffertapeaantal 6
Tie-wrapsaantal 200

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de repetitieruimte voordat je de eerste repetitiedatum vastlegt. Plan minimaal twee repetities: één voor partijen en teksten en één volledige doorloop met geluid en opstelling.
Controleer de stroom op locatie niet alleen op aansluitpunten, maar ook op kabelroutes. Leg verlengkabels en stekkerdozen vooraf vast en gebruik kabelmatten waar publiek of muzikanten eroverheen kunnen lopen.
Stuur de muzikantenbrief uiterlijk een week voor het concert. Zet daarin de aankomsttijd, speelplek, kledingafspraak, repertoire, teksten, contactpersoon en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Maak de publieks- en vrijwilligersindeling concreet: wijs aparte mensen aan voor ontvangst en catering en spreek af wie EHBO oppakt. Neem ook de vluchtroute door voordat partytenten, klaptafels en statafels worden geplaatst.
Bepaal drank en snacks op basis van het verwachte aantal aanwezigen en controleer de voorraad vóór je boodschappen doet. Vergeet naast herbruikbare bekers en borden ook koelboxen, koelelementen, schenk kannen en reservebatterijen niet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een flashmobconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, vergunningen en muzikanten. Leg het repertoire en de arrangementen daarna vast, zodat deelnemers nog tijd hebben om partijen en teksten te oefenen.
Hoeveel repetities heb je nodig voor een flashmobconcert?: Plan minimaal twee repetities en reserveer daarnaast tijd voor een korte technische soundcheck op de dag zelf. Gebruik de eerste repetitie voor partijen en teksten en de tweede voor de volledige uitvoering met opstelling en overgangen.
Wanneer moet ik een vergunning of melding regelen voor een flashmobconcert?: Controleer dit direct zodra de locatie en datum voorlopig vaststaan, dus idealiter 8 tot 12 weken vooraf. De benodigde termijn verschilt per gemeente en locatie; wacht niet met aanvragen tot de promotie al is gestart.
Wat moet ik op de dag zelf controleren voor een flashmobconcert?: Controleer vóór aankomst van het publiek de stroom, speakers, het mengpaneel, microfoons, statieven, kabelmatten en reservebatterijen. Loop daarna de vluchtroute, vrijwilligersposten, catering en speelplek in één korte briefing door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.