Organiser un concert flash mob sans rien oublier

Un concert flash mob demande une préparation discrète, mais très structurée. Il faut coordonner les musiciens et chanteurs, réserver le lieu, obtenir les autorisations et organiser les répétitions sans révéler trop tôt le projet. Cette checklist regroupe les étapes à suivre, du choix du répertoire à la gestion de la sono, de l’accueil, du catering et de la sécurité. Utilise-la pour vérifier que chaque responsable sait quoi faire et à quelle date.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu et l'aire de jeu
Demander les autorisations et les déclarations
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
Contacter des musiciens et des chanteurs
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Définir le répertoire et l’arrangement
3 personnes
Distribuer les lots et les textes
2 personnes
Réserver la salle de répétition
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Publier les informations au public
Réserver la sono
Réserver le catering
Déterminer les quantités de boissons et de snacks
2 personnes
Organiser la première répétition
12 personnes
Élaborer le plan de sécurité et le plan d'évacuation
2 personnes
Définir la responsabilité des premiers secours
2 personnes
Répartir les bénévoles à l'accueil
2 personnes
Répartir les bénévoles pour le catering
2 personnes
Envoyer la lettre aux musiciens
Effectuer la deuxième répétition
12 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons non périssables en place
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Charger et transporter le matériel technique
3 personnes
Balisage du site
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer l’éclairage et les câbles
3 personnes
Sécuriser les câbles
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Installer les panneaux du programme et de l’itinéraire
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Effectuer les réglages sonores
5 personnes

Événement

Accueillir les musiciens
2 personnes
Briefer les musiciens
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Prendre les positions secrètes
12 personnes
Réaliser le flashmob
15 personnes
Guider le public vers le lieu du concert
4 personnes
Exécuter le programme du concert
15 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Annoncer les spectacles
Gérer les flux de public
3 personnes
Allumer l’éclairage
Assurer le dernier bloc de concert
15 personnes
Préparer l’au revoir et le mot de remerciement
Faire quitter le public en toute sécurité
4 personnes

Suivi

Refroidir le catering restant
2 personnes
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Démonter l’équipement
4 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Portantsqté 2
Cintresqté 80

Équipement

Intervenants actifsqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 4
Pieds de microqté 15
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Piles de rechangeqté 24
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4
Chariots de transportqté 2

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 6
Pieds de lampeqté 4
Passe-câblesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 160
Assiettes réutilisablesqté 140
Couverts réutilisablesqté 160
Tasses à caféqté 50
Planches de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 12
Verres doseursqté 4
Bacs de stockage avec couvercleqté 12
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Décoration

Ballonsqté 120
Poids pour ballonsqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 8
Panneaux directionnelsqté 10
Panneaux en ardoiseqté 4
Marqueurs craieqté 8
Gafferqté 6
Attaches-câblesqté 200

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettes en papierqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe le lieu et l’aire de jeu avant de confirmer les participants : vérifie notamment l’alimentation électrique, l’espace disponible et les règles applicables aux rassemblements publics.
Prévois au moins deux répétitions : la première sert à travailler les arrangements et les textes, la seconde à tester les déplacements, les entrées et la coordination avec la sono.
Envoie aux participants les partitions, textes et consignes dans un seul dossier au moins 7 jours avant la première répétition. Demande aussi les besoins alimentaires lors de l’inscription.
Teste toute la chaîne audio avant le jour J : table de mixage, microphones sans fil, boîtiers DI, rallonges, multiprises et piles de rechange doivent être vérifiés ensemble.
Répartis les bénévoles par poste avant l’ouverture : accueil, catering, orientation et communication. Prépare aussi un plan d’évacuation et désigne clairement la personne responsable des premiers secours.

Questions fréquentes

Combien de répétitions faut-il pour organiser un concert flash mob ?: Prévois au minimum deux répétitions. Organise la première environ 2 à 3 semaines avant l’événement et la seconde dans les 7 jours précédant le concert, avec un test complet du déroulement.
Quand demander les autorisations pour un concert flash mob ?: Commence les demandes dès que le lieu et l’aire de jeu sont choisis, idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les délais varient selon la commune et le type d’espace utilisé.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un concert flash mob ?: Compte environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par personne et par heure supplémentaire. Ajoute une marge de 10 % et conserve les boissons dans des glacières avec suffisamment de pains de glace.
Quand réserver la sono et le catering pour un concert flash mob ?: Réserve la sono au moins 4 semaines à l’avance et confirme le catering 2 à 3 semaines avant l’événement. Vérifie les quantités finales après la clôture des inscriptions et des besoins alimentaires.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.