Checklist para organizar un concierto flashmob

Un concierto flashmob necesita coordinación musical y logística, aunque la actuación dure pocos minutos. Esta checklist te ayuda a ordenar los preparativos: reserva del espacio, permisos, participantes, ensayos, sonido, recepción y seguridad. El repertorio y los arreglos deben estar cerrados antes de repartir las partituras o textos. También conviene asignar responsables concretos para el público, el catering, los primeros auxilios y los equipos el día del concierto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el recinto y la zona de juego
Solicitar permisos y notificaciones
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
Contactar a músicos y cantantes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Fijar el repertorio y el arreglo
3 personas
Distribuir folletos y textos
2 personas
Reservar la sala de ensayo
Publicar la promoción en línea
2 personas
Publicar información para el público
Reservar el equipo de sonido
Reservar el catering
Determinar las cantidades de bebidas y aperitivos
2 personas
Realizar el primer ensayo
12 personas
Hacer el plan de seguridad y la ruta de evacuación
2 personas
Acordar la responsabilidad de primeros auxilios
2 personas
Asignar voluntarios para la recepción
2 personas
Asignar voluntarios para el catering
2 personas
Enviar la carta a los músicos
Realizar el segundo ensayo
12 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprobar el stock y el material
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Preparar las bebidas no perecederas
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Cargar y transportar el equipo técnico
3 personas
Delimitar el recinto
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar carpas
4 personas
Montar el sistema de sonido
4 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Instalar luces y cables
3 personas
Asegurar los cables
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Colocar carteles del programa y de la ruta
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Hacer la prueba de sonido
5 personas

Evento

Recibir a los músicos
2 personas
Instruir a los músicos
2 personas
Recibir al público
3 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Tomar las posiciones secretas
12 personas
Realizar flashmob
15 personas
Guiar al público al recinto del concierto
4 personas
Ejecutar el programa del concierto
15 personas
Servir aperitivos
4 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Anunciar las actuaciones
Guiar los flujos de público
3 personas
Encender la iluminación
Realizar el último bloque del concierto
15 personas
Organizar la despedida y el discurso de agradecimiento
Hacer salir al público de forma segura
4 personas

Seguimiento

Refrigerar la catering sobrante
2 personas
Apagar el sistema de sonido
2 personas
Desmontar el equipo
4 personas
Desmontar la iluminación
2 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 2
Perchascant. 80

Equipo

Altavoces activoscant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 4
Cajas DIcant. 4
Atriles para músicacant. 15
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Baterías de repuestocant. 24
Walkie-talkiescant. 6
Baterías externascant. 4
Carros de transportecant. 2

Iluminación

Focos LED de obracant. 6
Guirnaldas de lucescant. 6
Soportes para lámparascant. 4
Alfombrillas para cablescant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 160
Platos reutilizablescant. 140
Cubiertos reutilizablescant. 160
Tazas de cafécant. 50
Tablas para servircant. 12
Jarras para servircant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Acumuladores de fríocant. 24
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzas de servircant. 12
Jarras medidorascant. 4
Cajas de almacenamiento con tapacant. 12
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2

Decoración

Globoscant. 120
Pesos para globoscant. 12
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 8
Señales direccionalescant. 10
Pizarrascant. 4
Rotuladores de tizacant. 8
Cinta gaffercant. 6
Bridascant. 200

Limpieza

Papeleracant. 8
Sets de escobacant. 3
Recogedores de basuracant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de toallas de papelcant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el repertorio y el arreglo antes del primer ensayo. Reparte las partituras o textos con tiempo suficiente para que músicos y cantantes lleguen al ensayo con su parte preparada.
Solicita los permisos y envía las notificaciones antes de anunciar públicamente el flashmob. Confirma también el recinto, la zona exacta de actuación y la disponibilidad del suministro eléctrico.
Programa dos ensayos y reserva la sala con antelación. En el segundo ensayo comprueba las entradas, las posiciones, las señales y la coordinación con la mesa de mezclas, los micrófonos y los altavoces.
No dejes la seguridad para el último día: prepara una ruta de evacuación y acuerda quién se ocupa de primeros auxilios. Asigna además voluntarios para la recepción y el catering, y entrégales walkie-talkies si estarán separados.
Haz una comprobación final de compras y material antes del montaje. Revisa especialmente cables alargadores, regletas, baterías de repuesto, baterías externas, alfombrillas para cables, vasos, vajilla, neveras y acumuladores de frío.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo antes hay que organizar un concierto flashmob?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes de la actuación. Ese margen permite tramitar permisos, confirmar músicos y cantantes, cerrar el repertorio, reservar la sala de ensayo y publicar la información para el público.
¿Cuántos ensayos necesita un concierto flashmob?: Planifica al menos 2 ensayos: uno para trabajar el repertorio y otro para comprobar posiciones, señales y coordinación técnica. Reserva la sala y envía el material musical antes del primer ensayo.
¿Qué permisos hacen falta para un concierto flashmob?: Depende del recinto y del uso del espacio, pero debes solicitar los permisos y enviar las notificaciones correspondientes antes de promocionar el evento. Confirma también las condiciones de sonido, electricidad, acceso y evacuación con el responsable del lugar.
¿Cuánta bebida debo calcular para un concierto flashmob?: Para el primer tramo, calcula aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona y ajusta la cantidad según la duración y el calor. Define también las cantidades de aperitivos, recoge las preferencias dietéticas y mantén las bebidas frías en neveras portátiles con acumuladores de frío.

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