Flashmob-Konzert organisieren: die Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Kläre den Spielort und die Spielfläche zuerst und beantrage Genehmigungen möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Prüfe dabei auch Stromanschlüsse, Fluchtwege und den Platz für Tonanlage, Musiker und Publikum.
• Lege Repertoire und Arrangement vor der ersten Probe fest. Verschicke den Musikerbrief spätestens 10 Tage vorher mit Treffpunkt, Beginn, Noten, Ablauf und dem Zeitpunkt, an dem der Flashmob startet.
• Plane die Technik nicht erst am Veranstaltungstag: Aktive Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, DI-Boxen und Verlängerungskabel sollten mindestens 3 Tage vorher geprüft werden. Halte Ersatzbatterien und Powerbanks bereit.
• Teile Freiwillige für Empfang und Catering spätestens eine Woche vorher in Schichten ein. Für ein Konzert mit bis zu 100 Gästen sind mindestens 2 Personen am Empfang und 2 beim Catering eine praktikable Orientierung.
• Bestimme Getränke- und Snackmengen nach der Anmeldezahl und rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person. Kühlboxen und Kühlelemente solltest du am Vortag vorbereiten; wiederverwendbare Becher, Teller und Besteck gehören ebenfalls in die Ausgabekisten.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Flashmob-Konzert anmelden?

Beginne 6 bis 8 Wochen vorher mit Genehmigungen und Meldungen, besonders bei öffentlichen Flächen oder verstärkter Musik. Prüfe zusätzlich, ob der Veranstaltungsort eigene Fristen für Strom, Sicherheit und Aufbau vorgibt.

Wie viele Proben braucht ein Flashmob-Konzert?

Plane mindestens zwei gemeinsame Proben ein: eine erste Probe für Stimmen, Arrangement und Einsätze sowie eine zweite Probe für Ablauf und Überraschungsmoment. Die letzte Probe sollte 3 bis 7 Tage vor dem Konzert stattfinden.

Wie viel Getränke brauche ich für ein Flashmob-Konzert?

Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und ergänze Snacks nach der erwarteten Besucherzahl. Lege die endgültige Einkaufsliste 2 bis 3 Tage vorher fest, damit Kühlboxen und Kühlelemente rechtzeitig bereitstehen.

Wann sollte die Tontechnik für den Flashmob bereit sein?

Reserviere die Tonanlage mindestens 2 bis 3 Wochen vorher und prüfe Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Kabel und Strom 3 Tage vor dem Termin. Am Veranstaltungstag sollte ein kurzer Soundcheck vor dem Eintreffen des Publikums eingeplant sein.

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