Checklist voor een financieel congres organiseren

Een financieel congres vraagt om strakke afstemming tussen programma, sprekers, techniek en deelnemersregistratie. Leg eerst datum, locatiecapaciteit en programma vast; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en catering. In de laatste week draait alles om controle: presentaties testen, badges drukken, deelnemersinformatie versturen en het technisch draaiboek nalopen. Deze checklist helpt je zien wat vaak te laat gebeurt, zoals dieetwensen, parkeerinformatie en HDMI-adapters.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Sprekers bevestigen
2 personen
Locatiecapaciteit controleren
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Technische apparatuur reserveren
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Sprekersinformatie verzamelen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Programma online publiceren
Naamkaartjes ontwerpen
Presentaties verzamelen
Routebeschrijving versturen
Parkeerinformatie versturen
Catering aantallen doorgeven
Tafelindeling bepalen
2 personen
Technisch draaiboek maken
2 personen
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
Badges en programmaboekjes drukken
2 personen
Presentaties technisch controleren
2 personen
Sprekersbriefing versturen
Vergunningen en huisregels controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie en techniek controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
Projector en scherm opstellen
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Decoratie en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
Briefing ontvangstteam houden
4 personen

Event

Ontvangst deelnemers
4 personen
Badges uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
Sprekers begeleiden
2 personen
Techniek tijdens sessies bedienen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
Lunchbuffet aanvullen
3 personen
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
Diner serveren
4 personen
Tafels afruimen
3 personen
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
Borrelhapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afsluiting aankondigen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bedankmail versturen
Presentaties archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 90
Rechthoekige tafelsaantal 12
Hoge statafelsaantal 8
Spreektafel
Podiumdelenaantal 4
Registratietafelaantal 2
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Geluidsmixer
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Presentatieklikkeraantal 2
Flip-overaantal 2
Flip-overblokkenaantal 4
Stiftenaantal 12

Servies

Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Dinerbesteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 8
Inductieplatenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Keukentangenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2

Printmateriaal

Naamkaarthoudersaantal 100
Naambadgesaantal 100
Programmaboekjesaantal 100
Pennenaantal 100
Notitieblokkenaantal 100
Tafelnummersaantal 12
Richtingsbordenaantal 10

Decoratie

Tafelkledenaantal 20
Naamkaarttafelbordenaantal 8
Bloemstukkenaantal 12
Podiumachtergronddoek

Verlichting

LED-uplightsaantal 8
Tafellampenaantal 8

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig sprekers voordat je het programma online publiceert. Verzamel per spreker uiterlijk twee weken vooraf de presentatie, bio, functietitel en technische wensen.
Open het aanmeldformulier zodra datum, locatie en programma-opzet vaststaan. Vraag direct naar dieetwensen en controleer de aanmeldingen wekelijks, zodat je catering aantallen niet op het laatste moment hoeft te schatten.
Plan een volledige techniekstest vóór de congresdag. Test projector, scherm, laptop, draadloze microfoons, geluidsmixer, presentatieklikker en alle HDMI-adapters met de presentaties van de sprekers.
Stuur routebeschrijving, parkeerinformatie en het programma uiterlijk vijf werkdagen vooraf. Vermeld ook het registratieproces, zodat de registratietafel niet tegelijk vragen over tijden en bereikbaarheid hoeft af te handelen.
Maak de definitieve deelnemerslijst en druk badges en programmaboekjes pas nadat de inschrijvingen zijn gesloten. Controleer daarbij de tafelindeling, cateringhoeveelheden, naamkaartjes en eventuele laatste dieetwensen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een financieel congres versturen?: Verstuur de eerste uitnodiging bij voorkeur 6 tot 8 weken voor het congres. Stuur 2 weken vooraf een herinnering met het programma en sluit de registratie 3 tot 5 werkdagen voor de datum, zodat je aantallen kunt doorgeven aan de catering.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de techniek van een financieel congres te testen?: Plan minimaal 60 tot 90 minuten voor de volledige techniekcontrole. Test projector, scherm, laptop, microfoons, luidsprekers, kabels en presentaties uiterlijk één werkdag vooraf; controleer op de congresdag nogmaals de opstelling.
Wanneer moet ik dieetwensen en catering aantallen doorgeven?: Vraag dieetwensen uit tijdens het aanmelden en maak 5 tot 7 werkdagen vooraf een eerste overzicht. Geef de definitieve catering aantallen 2 tot 3 werkdagen voor het congres door, inclusief vegetarische en allergie-informatie.
Wanneer stuur ik de sprekersbriefing voor een financieel congres?: Stuur de briefing uiterlijk 7 dagen vooraf. Zet daarin de aankomsttijd, spreektijd, locatie van de spreektafel, beschikbare microfoons, aanleverdeadline voor presentaties en contactpersoon voor technische vragen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.