Checklist pour organiser un congrès financier sans oubli

Un congrès financier demande une coordination précise entre le programme, les intervenants, les inscriptions et la logistique sur place. Commence par fixer la date, le déroulé et la capacité de la salle, puis réserve rapidement la restauration et le matériel technique. Les dernières semaines servent à confirmer les participants, récupérer les présentations et transmettre les informations pratiques. Cette checklist t’aide à suivre les étapes dans le bon ordre, jusqu’aux badges et au briefing des intervenants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
2 personnes
Vérifier la capacité du lieu
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Réserver le matériel technique
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Rassembler les informations sur les intervenants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Traiter les inscriptions
2 personnes
Publier le programme en ligne
Concevoir les badges nominatifs
Rassembler les présentations
Envoyer les indications d'accès
Envoyer les infos de parking
Communiquer les quantités au traiteur
Déterminer l’agencement des tables
2 personnes
Établir le plan technique
2 personnes
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
Imprimer les badges et les programmes
2 personnes
Vérifier techniquement les présentations
2 personnes
Envoyer le briefing des intervenants
Vérifier les autorisations et le règlement intérieur
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Vérifier le lieu et la technique
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Installer la décoration et la signalétique
2 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
Animer le briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes

Événement

Accueil des participants
4 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
Accompagner les intervenants
2 personnes
Gérer la technique pendant les sessions
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Recueillir les questions de la salle
Réapprovisionner le buffet du déjeuner
3 personnes
Installer le buffet du dîner
4 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer la clôture
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un e-mail de remerciement
Archiver les présentations

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 90
Tables rectangulairesqté 12
Tables hautesqté 8
Table de prise de parole
Éléments de podiumqté 4
Table d'inscriptionqté 2
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portableqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Console de mixage
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Cliqueur de présentationqté 2
Paperboardqté 2
Blocs pour chevaletqté 4
Marqueursqté 12

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 100
Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Cuillères à caféqté 100
Sets de couverts pour le dînerqté 100
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 8
Plaques à inductionqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de cuisineqté 4
Papier aluminiumqté 2

Matériel d'impression

Porte-nomsqté 100
Badges nominatifsqté 100
Brochures du programmeqté 100
Stylosqté 100
Blocs-notesqté 100
Numéros de tableqté 12
Panneaux directionnelsqté 10

Décoration

Nappesqté 20
Porte-noms de tableqté 8
Compositions floralesqté 12
Toile de fond de scène

Éclairage

Projecteurs LED d'ambianceqté 8
Lampes de tableqté 8

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Poubellesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixe le programme avant d’ouvrir les inscriptions : prévois les horaires des sessions, les pauses et le temps nécessaire aux questions. Les intervenants doivent confirmer leur présence avant l’envoi des invitations.
Ouvre le formulaire d’inscription dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont validés. Demande les coordonnées, les besoins alimentaires et les éventuelles contraintes d’accès afin de pouvoir transmettre un nombre fiable au traiteur.
Réserve le matériel technique plusieurs semaines à l’avance et teste chaque connexion au plus tard la veille. Vérifie notamment le projecteur, les câbles HDMI, les adaptateurs, les micros sans fil et les prises disponibles.
Envoie l’itinéraire, les informations de stationnement et le programme final au moins 7 jours avant le congrès. C’est aussi le bon moment pour rappeler l’heure d’accueil et les modalités de retrait des badges.
Prépare la liste définitive des participants, les badges et les livrets dès que les inscriptions ferment. Garde quelques exemplaires vierges et prévois une table d’accueil séparée pour éviter une file dès l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un congrès financier ?: Commence idéalement 4 à 6 mois avant la date prévue. Les intervenants, la salle, le traiteur et le matériel technique doivent être confirmés avant l’ouverture des inscriptions.
Quand envoyer les invitations pour un congrès financier ?: Envoie les invitations environ 8 à 10 semaines avant le congrès, avec la date, le lieu et un programme provisoire. Prévois une relance 3 semaines avant la clôture des inscriptions.
Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Transmets un premier estimatif 3 à 4 semaines avant l’événement, puis le nombre définitif 5 à 7 jours avant. Inclus les régimes alimentaires collectés dans le formulaire d’inscription.
Que faut-il préparer la veille d’un congrès financier ?: Contrôle les présentations, les micros, le projecteur, les câbles et l’agencement des tables la veille. Prépare aussi les badges, les livrets, la table d’accueil et le déroulé technique pour limiter les décisions le matin même.

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