Checklist para organizar un congreso financiero sin olvidos

Un congreso financiero necesita más que una sala y un programa. Hay que coordinar ponentes, inscripciones, catering, acreditaciones y todos los detalles técnicos antes de que llegue el primer asistente. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado, desde fijar la fecha hasta comprobar las presentaciones y preparar el registro. También ayuda a detectar lo que suele llegar tarde: preferencias dietéticas, información de aparcamiento, cantidades definitivas de catering y adaptadores para las conexiones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Confirmar ponentes
2 personas
Comprobar la capacidad del lugar
2 personas
Reservar el catering
2 personas
Reservar equipo técnico
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Recopilar información de los ponentes
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Gestionar inscripciones
2 personas
Publicar el programa en línea
Diseñar tarjetas de nombre
Recopilar las presentaciones
Enviar indicaciones
Enviar la información de aparcamiento
Comunicar las cantidades de catering
Definir la distribución de las mesas
2 personas
Elaborar el plan técnico
2 personas
Crear la lista final de participantes
2 personas
Imprimir acreditaciones y programas
2 personas
Comprobar técnicamente las presentaciones
2 personas
Enviar briefing a los ponentes
Comprobar permisos y normas de la casa
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Comprobar el lugar y la técnica
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Colocar el escenario y la mesa de oradores
3 personas
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Colocar la decoración y la señalización
2 personas
Preparar el material de registro
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar el buffet de almuerzo
3 personas
Hacer briefing al equipo de recepción
4 personas

Evento

Recibir a los participantes
4 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Servir café y té
2 personas
Presentar la apertura
2 personas
Coordinar a los ponentes
2 personas
Gestionar la técnica durante las sesiones
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Recoger preguntas del público
Reponer el buffet del almuerzo
3 personas
Montar el bufé de cena
4 personas
Servir la cena
4 personas
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
Montar el aperitivo de networking
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Anunciar el cierre
Despedir a los participantes
3 personas

Seguimiento

Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Enviar correo de agradecimiento
Archivar presentaciones

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas de congresocant. 90
Mesas rectangularescant. 12
Mesas altas tipo cóctelcant. 8
Mesa de oradores
Piezas de escenariocant. 4
Mesa de registrocant. 2
Percheroscant. 2

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Portátilcant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables HDMIcant. 4
Adaptadores HDMIcant. 4
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 8
Clic de presentacióncant. 2
Pizarra de hojascant. 2
Bloc de rotafoliocant. 4
Rotuladorescant. 12

Vajilla

Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 100
Tazas de cafécant. 100
Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Cucharillas de cafécant. 100
Juegos de cubiertos para cenacant. 100
Bandejas de servircant. 16
Pinzas de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 8
Placas de induccióncant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzas de cocinacant. 4
Papel de aluminiocant. 2

Material impreso

Portatarjetas de nombrecant. 100
Credencialescant. 100
Programascant. 100
Bolígrafoscant. 100
Bloc de notascant. 100
Números de mesacant. 12
Señales direccionalescant. 10

Decoración

Mantelescant. 20
Carteles con nombres para mesascant. 8
Arreglos floralescant. 12
Lona de fondo del escenario

Iluminación

Focos LED uplightcant. 8
Lámparas de mesacant. 8

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2
Papeleracant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y los ponentes antes de abrir las inscripciones. Así puedes publicar horarios fiables y pedir a cada ponente su presentación con tiempo.
Abre el formulario de inscripción con campos para datos de contacto y preferencias dietéticas. Comunica al catering las cantidades actualizadas cuando falten entre 5 y 7 días.
Haz una prueba técnica completa al menos 2 horas antes de la apertura. Comprueba proyector, pantalla, portátil, micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, cables HDMI, adaptadores y el clic de presentación.
Prepara la lista final de participantes, las acreditaciones y los programas el día anterior. Deja la mesa de registro montada y separa las acreditaciones por orden alfabético para evitar colas.
Envía a los ponentes un briefing con horario, duración, ubicación de la mesa de oradores y contacto técnico entre 3 y 5 días antes. Pide las presentaciones definitivas como máximo 24 horas antes del congreso y pruébalas juntas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso financiero?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el lugar, confirmar ponentes y contratar el equipo técnico. Dedica la última semana a cerrar inscripciones, catering, distribución de mesas y documentación.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones a un congreso financiero?: Envíalas entre 6 y 8 semanas antes de la fecha y abre el formulario de inscripción al mismo tiempo. Envía un recordatorio aproximadamente 14 días antes y otro cuando falten 3 días.
¿Cuándo se confirma el número de asistentes y el catering?: Controla las inscripciones cada semana y fija una cifra provisional 10 días antes. Comunica la cantidad final al catering entre 5 y 7 días antes, incluyendo las preferencias dietéticas recopiladas.
¿Cuándo hay que entregar las presentaciones de los ponentes?: Solicita una primera versión entre 7 y 10 días antes y fija la entrega definitiva 24 horas antes. Haz la comprobación técnica completa antes de abrir la sala y guarda una copia de cada presentación en el portátil del evento.

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