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Finanzkongress organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Finanzkongress braucht früh klare Entscheidungen zu Datum, Programm, Referenten und Raumkapazität. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Catering und die technische Vorbereitung. Plane die letzten Details nicht erst am Veranstaltungstag: Präsentationen, Namensschilder, Wegbeschreibung und Parkinformationen müssen vorher geprüft und verschickt werden. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Organisation – von der ersten Planung bis zur Registrierung vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

    2 Personen

  • Lokalkapazität prüfen

    2 Personen

  • Catering reservieren

    2 Personen

  • Technische Geräte reservieren

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Sprecherinformationen sammeln

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Programm online veröffentlichen

  • Namensschilder entwerfen

  • Präsentationen sammeln

  • Wegbeschreibung versenden

  • Parkinformationen versenden

  • Catering-Mengen durchgeben

  • Tischaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Technischen Ablaufplan erstellen

    2 Personen

  • Endgültige Teilnehmerliste erstellen

    2 Personen

  • Badges und Programmhefte drucken

    2 Personen

  • Präsentationen technisch prüfen

    2 Personen

  • Sprecherbriefing versenden

  • Genehmigungen und Hausregeln prüfen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Location und Technik prüfen

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Bühne und Rednerpult aufstellen

    3 Personen

  • Projektor und Leinwand aufbauen

    2 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

    2 Personen

  • Dekoration und Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Anmeldematerial bereitlegen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Mittagsbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Briefing für das Empfangsteam durchführen

    4 Personen

Event

  • Teilnehmer empfangen

    4 Personen

  • Namensschilder ausgeben

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Eröffnungspräsentation gestalten

    2 Personen

  • Redner betreuen

    2 Personen

  • Technik während der Sessions bedienen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    3 Personen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

  • Mittagsbuffet auffüllen

    3 Personen

  • Dinnerbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Abendessen servieren

    4 Personen

  • Tische abräumen

    3 Personen

  • Netzwerkempfang vorbereiten

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Abschluss ankündigen

  • Teilnehmende verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Catering einlagern

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Dankesmail versenden

  • Präsentationen archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KongressstühleAnz. 90
  • Rechteckige TischeAnz. 12
  • Hohe StehtischeAnz. 8
  • Rednertisch
  • BühnenelementeAnz. 4
  • RegistrierungstischAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • ProjektorAnz. 2
  • ProjektionsleinwandAnz. 2
  • LaptopAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Tonmischpult
  • HDMI-KabelAnz. 4
  • HDMI-AdapterAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • FlipchartAnz. 2
  • Flipchart-BlöckeAnz. 4
  • StifteAnz. 12

Geschirr

  • WassergläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 100
  • Dinner-TellerAnz. 100
  • DesserttellerAnz. 100
  • KaffeelöffelAnz. 100
  • Abendbesteck-SetsAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 16
  • ServierzangenAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • WarmhaltebehälterAnz. 8
  • InduktionsplattenAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • KüchenzangenAnz. 4
  • AluminiumfolieAnz. 2

Druckmaterial

  • NamensschildhalterAnz. 100
  • NamensschilderAnz. 100
  • ProgrammhefteAnz. 100
  • StifteAnz. 100
  • NotizblöckeAnz. 100
  • TischnummernAnz. 12
  • WegweiserAnz. 10

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 20
  • Namensschilder für TischeAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 12
  • Bühnenhintergrund

Beleuchtung

  • LED-UplightsAnz. 8
  • TischlampenAnz. 8

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Programm fest, bevor du Referenten und Catering verbindlich bestätigst. Prüfe dabei, ob der Veranstaltungsort genügend Kongressstühle, Tische und Platz für Registrierung und Bühne bietet.
  • Öffne das Anmeldeformular früh und erfasse neben den Kontaktdaten auch Ernährungswünsche. Gib dem Catering die endgültige Teilnehmerzahl erst nach einer letzten Kontrolle durch, aber nicht später als wenige Tage vor dem Kongress.
  • Sammle Präsentationen und Sprecherinformationen spätestens eine Woche vor der Veranstaltung. Prüfe jede Datei technisch auf Laptop, Projektor, HDMI-Kabel und passende Adapter – statt Probleme erst beim Soundcheck zu entdecken.
  • Plane für die Technik einen vollständigen Ablauf mit Funkmikrofonen, Lautsprechern, Tonmischpult und Präsentationsklicker. Lege außerdem Ersatzlösungen wie Verlängerungskabel und einen zweiten Adapter bereit.
  • Drucke Badges und Programmhefte erst nach der finalen Teilnehmerliste. Verschicke Wegbeschreibung und Parkinformationen vorab und stelle am Registrierungstisch Namensschilder, Programm sowie Stifte sichtbar bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Finanzkongress organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Raum und Referenten. Für viele Referenten, externe Technik oder umfangreiches Catering sind 3 bis 6 Monate realistischer.
Wann müssen die Einladungen für einen Finanzkongress verschickt werden?
Verschicke die Einladungen idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Schließe die Anmeldung etwa 7 bis 10 Tage vorher, damit Teilnehmerliste, Namensschilder und Cateringmengen rechtzeitig feststehen.
Wie viel Zeit braucht der Technikcheck vor einem Finanzkongress?
Plane mindestens 90 Minuten vor Einlass für den Technikcheck ein. Teste Projektor, Leinwand, Laptop, Mikrofone, Tonanlage, Präsentationsklicker und jede Präsentation mit den tatsächlich verwendeten Anschlüssen.
Wann sollte das Catering für einen Finanzkongress bestellt werden?
Reserviere das Catering nach der Raumzusage und der groben Teilnehmerprognose, meist 4 bis 6 Wochen vorher. Die endgültige Menge und alle Ernährungswünsche solltest du 3 bis 5 Werktage vor dem Kongress melden.

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