Checklist voor een filmvertoning met Q&A
Een filmvertoning met Q&A vraagt om meer voorbereiding dan alleen een film en een projector. Je moet de vertoningsrechten, de Q&A-gast, techniek en ontvangst op elkaar afstemmen. Vooral ondertitels, aansluitingen en microfoons worden vaak pas vlak voor aanvang gecontroleerd. Met deze checklist werk je van reservering en uitnodigingen naar een volledige technische test, ontvangst en een rustige overgang van film naar gesprek.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Film en vertoningsrechten vastleggen
Locatie reserveren
Q&A-gast bevestigen
Programma en tijdschema maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Technische eisen controleren
2 personen
Film- en ondertitelbestand controleren
2 personen
Vragen voor de Q&A verzamelen
Catering bestellen
Bezoekerslijst en badges maken
Bevestiging naar bezoekers sturen
Film downloaden en back-up maken
Boodschappen doen
2 personen
Locatie en toiletten controleren
2 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
Projectiescherm opbouwen
2 personen
Projector aansluiten
2 personen
Geluid aansluiten
2 personen
Film volledig testen
2 personen
Lichtplan instellen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
Hapjes klaarzetten
2 personen
Q&A-microfoons testen
2 personen
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Event
Inloop begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Film aankondigen
Film starten en bewaken
Q&A begeleiden
2 personen
Hapjes en dranken serveren
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
Nazorg
Apparatuur veilig uitschakelen
2 personen
Servies en glazen verzamelen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
3 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Leveranciers en gast bedanken
Overgebleven voorraad opruimen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 70
- Tafelsaantal 6
- Tafelkledenaantal 6
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- Back-uplaptop
- HDMI-kabelaantal 2
- HDMI-adapterset
- Speakersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Mengpaneel
- Stekkerdozenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 4
- Gaffer tapeaantal 2
Verlichting
- Staande lampenaantal 4
- Zaklampenaantal 3
Servies
- Glazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 70
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- Serveerbladenaantal 4
- Scharenaantal 2
Decoratie
- Filmstoelbordjesaantal 6
- Welkomstbord
- Programmapostersaantal 4
- Naamkaartjesaantal 20
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Dweil
- Emmer
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg film, vertoningsrechten en Q&A-gast vroeg vast. Plan daarna pas het definitieve tijdschema, zodat de filmduur, pauze en duur van het gesprek op elkaar aansluiten.
- Test het film- en ondertitelbestand volledig op de laptop die je gebruikt voor de vertoning. Maak daarnaast een back-up op een tweede laptop en controleer vooraf de HDMI-kabel, adapterset en aansluitingen.
- Reserveer vóór de uitnodigingen tijd voor techniek op locatie. Reken voor het opbouwen van scherm, projector, speakers, mengpaneel en microfoons minstens 60 tot 90 minuten, plus tijd om de film helemaal te testen.
- Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en bestel catering op basis van het definitieve aantal bezoekers. Zet koffie, thee en water vóór de ontvangst klaar, met extra kopjes, glazen en servies binnen handbereik.
- Maak de overgang naar de Q&A zichtbaar en soepel: zet microfoonstandaards klaar, leg de vragen vooraf bij de moderator en houd zaklampen en staande lampen beschikbaar voor de zaal wanneer het licht tijdens de film gedimd is.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een filmvertoning met Q&A organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de filmrechten, locatie en Q&A-gast. Plan de technische controle uiterlijk 1 week vooraf en test de volledige film nogmaals op de dag zelf.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om de techniek voor een filmvertoning op te bouwen?
- Reserveer minimaal 60 tot 90 minuten voor scherm, projector, laptop, geluid en bekabeling. Houd daarna nog 30 minuten vrij om de film, ondertitels en het geluidsniveau volledig te testen.
- Wanneer moet ik uitnodigingen versturen voor een filmvertoning met Q&A?
- Stuur de uitnodiging ongeveer 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor de vertoning. Gebruik het definitieve aantal bezoekers daarna voor catering, badges, stoelen en servies.
- Wat moet ik meenemen als back-up voor een filmvertoning?
- Neem een tweede laptop mee met een lokale kopie van de film en ondertitels. Voeg minimaal een HDMI-kabel, adapterset, stekkerdozen, verlengkabels en gaffer tape toe, zodat één defect onderdeel de vertoning niet stillegt.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!