Organiser une projection de film avec Q&A
Une projection suivie d’un échange avec le public demande plus qu’un film et un projecteur. Il faut verrouiller les droits, confirmer l’invité du Q&A et prévoir un déroulé précis, puis tester toute la séance dans la salle. Cette checklist de 46 tâches et 36 fournitures t’aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les sous-titres, les sauvegardes, les micros ou l’accueil des participants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Finaliser le film et les droits de projection
Réserver le lieu
Confirmer l’invité du Q&A
Établir le programme et le planning
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les exigences techniques
2 personnes
Vérifier le fichier du film et des sous-titres
2 personnes
Recueillir les questions pour la session Q&A
Commander le catering
Créer la liste des participants et les badges
Envoyer la confirmation aux visiteurs
Télécharger le film et en faire une sauvegarde
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le lieu et les toilettes
2 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Monter l’écran de projection
2 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Brancher le son
2 personnes
Tester le film en entier
2 personnes
Configurer le plan d'éclairage
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
Préparer les en-cas
2 personnes
Tester les microphones de la session Q&R
2 personnes
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes
Événement
Encadrer l'accueil
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Annoncer le film
Lancer et surveiller le film
Animer le Q&A
2 personnes
Servir les snacks et les boissons
2 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes
Suivi
Éteindre l'équipement en toute sécurité
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Remercier les fournisseurs et l’invité
Ranger les stocks restants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 70
- Tablesqté 6
- Nappesqté 6
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Ordinateur portable de secours
- Câble HDMIqté 2
- Kit d’adaptateurs HDMI
- Haut-parleursqté 2
- Microphonesqté 2
- Pieds de microqté 2
- Table de mixage
- Multiprisesqté 4
- Rallongesqté 4
- Ruban gafferqté 2
Éclairage
- Lampadairesqté 4
- Lampes de pocheqté 3
Vaisselle
- Verresqté 80
- Tasses à caféqté 70
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
- Plateaux de serviceqté 4
- Ciseauxqté 2
Décoration
- Panneaux de sièges de cinémaqté 6
- Panneau d’accueil
- Affiches du programmeqté 4
- Badges nominatifsqté 20
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Serpillière
- Seau
Catering
- Courses
Conseils
- Finalise les droits de projection avant d’ouvrir les inscriptions. Vérifie aussi que le fichier du film et celui des sous-titres correspondent exactement à la version annoncée.
- Bloque un créneau de test suffisamment long pour regarder le film en entier dans la salle. Un essai de 10 minutes ne révèle pas les problèmes de son, de sous-titres ou de lecture qui apparaissent après une heure.
- Prévois deux ordinateurs portables et les adaptateurs nécessaires, puis télécharge le film sur les deux appareils. Conserve également une sauvegarde séparée afin de pouvoir basculer rapidement en cas de panne.
- Cadre le Q&A avant l’arrivée du public : durée, ordre des questions et rôle de la personne qui anime. Recueillir quelques questions à l’inscription évite un échange qui démarre lentement.
- Traite les besoins alimentaires avant de commander le catering et confirme les inscriptions quelques jours avant la séance. Prépare aussi les badges et la liste d’accueil pour réduire l’attente à l’entrée.
Questions fréquentes
- Comment organiser une projection de film avec Q&A ?
- Commence par obtenir les droits, réserver la salle et confirmer l’invité. Établis ensuite le programme, ouvre les inscriptions, vérifie le matériel et réalise un test complet avant le jour de la projection.
- Quand tester le film avant une projection ?
- Fais un test dans la salle au plus tard la veille, en regardant le film en entier. Vérifie l’image, le son, les sous-titres, les câbles et la solution de secours avant l’arrivée du public.
- Combien de temps prévoir pour un Q&A après un film ?
- Réserve généralement 20 à 30 minutes après le générique, selon le nombre de questions et d’intervenants. Indique cette durée dans le programme afin que les participants sachent à quelle heure la séance se termine.
- Que faut-il prévoir pour le matériel d’une projection de film ?
- Prévois un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur principal et un ordinateur de secours, ainsi que les câbles HDMI, adaptateurs, multiprises et rallonges. Ajoute des haut-parleurs et des microphones si le public doit entendre clairement le Q&A.
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