Checklist para una proyección de película con coloquio
Organizar una proyección con preguntas y respuestas requiere coordinar la película, la sala y a la persona invitada sin dejar los detalles técnicos para el último día. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo desde la gestión de los derechos hasta la recepción del público. Incluye comprobaciones concretas para el vídeo, los subtítulos, el sonido, los micrófonos, el catering y la sesión de preguntas. Reserva tiempo para una prueba completa, no solo para encender el proyector.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Gestionar los derechos de filmación y proyección
Reservar el lugar
Confirmar el invitado de la Q&A
Crear el programa y el horario
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar los requisitos técnicos
2 personas
Revisar el archivo de vídeo y subtítulos
2 personas
Recopilar preguntas para la Q&A
Pedir el catering
Preparar la lista de visitantes y credenciales
Enviar la confirmación a los visitantes
Descargar la película y hacer una copia de seguridad
Hacer la compra
2 personas
Comprobar el lugar y los baños
2 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colocar las mesas de recepción
2 personas
Montar la pantalla de proyección
2 personas
Conectar el proyector
2 personas
Conectar el sonido
2 personas
Probar la película por completo
2 personas
Configurar el plan de iluminación
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
Preparar los aperitivos
2 personas
Probar los micrófonos de Q&A
2 personas
Colocar la entrada y la señalización
2 personas
Evento
Acompañar la recepción
3 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
Anunciar la película
Iniciar y supervisar la película
Dirigir la sesión de preguntas y respuestas
2 personas
Servir aperitivos y bebidas
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo de forma segura
2 personas
Recoger vajilla y vasos
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Retirar sillas y mesas
3 personas
Empacar el equipo
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Agradecer a los proveedores y al invitado
Recoger el stock sobrante
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 70
- Mesascant. 6
- Mantelescant. 6
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Portátil de respaldo
- Cable HDMIcant. 2
- Kit de adaptadores HDMI
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Mesa de mezclas
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 4
- Cinta gaffercant. 2
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
- Linternascant. 3
Vajilla
- Vasoscant. 80
- Tazas de cafécant. 70
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas de serviciocant. 4
- Tijerascant. 2
Decoración
- Carteles para sillas de cinecant. 6
- Cartel de bienvenida
- Pósteres del programacant. 4
- Tarjetas de nombrecant. 20
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Fregona
- Cubo
Catering
- Compras
Consejos
- Gestiona los derechos de proyección antes de anunciar la fecha y guarda la autorización junto con el archivo de la película. Si hay subtítulos, confirma también que la versión autorizada los incluye.
- Haz una prueba completa de la película entre 24 y 48 horas antes: reproduce el archivo entero con imagen, sonido y subtítulos. Descarga además una copia de seguridad en otro portátil o unidad.
- Cierra el programa con horarios concretos para la apertura, la película y el coloquio. Pide al invitado que llegue al menos 45 minutos antes para probar los micrófonos y revisar las preguntas.
- Comprueba la conexión entre portátil, adaptadores HDMI, proyector, pantalla, altavoces y mesa de mezclas antes de que llegue el público. Fija los cables con cinta gaffer y prepara regletas y alargadores suficientes para evitar tropiezos.
- Cierra las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas con varios días de margen. Prepara la lista de visitantes, las credenciales y la mesa de recepción antes de colocar el catering, el café y el té.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una proyección con coloquio?
- Empieza al menos 4 semanas antes para reservar la sala, gestionar los derechos y confirmar a la persona invitada. Deja la última semana para cerrar inscripciones, catering, preguntas y requisitos técnicos.
- ¿Cuándo hay que probar la película y los subtítulos?
- Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes del evento y repítela el mismo día si cambia algún equipo. Comprueba el archivo entero, no solo los primeros minutos, porque los fallos de audio o subtítulos pueden aparecer más adelante.
- ¿Cuánto tiempo debe durar la sesión de preguntas y respuestas?
- Reserva entre 30 y 45 minutos para el coloquio después de la película. Recopila preguntas por adelantado y prepara algunas adicionales para evitar pausas si el público tarda en participar.
- ¿Cuándo debe llegar la persona invitada al coloquio?
- Pídele que llegue entre 45 y 60 minutos antes de la proyección. Ese margen permite revisar el programa, probar los micrófonos, comprobar el asiento y resolver cualquier problema técnico antes de abrir la recepción.
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