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Filmvorführung mit Q&A organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Filmvorführung mit Q&A müssen Filmrechte, Technik und Gesprächsgast frühzeitig zusammenpassen. Beginne mit Termin und Location, kläre danach die Vorführrechte und technischen Anforderungen. In den letzten Tagen prüfst du Filmdatei, Untertitel, Ton und Backup vollständig. Am Veranstaltungstag helfen ein klarer Ablauf, beschriftete Sitzplätze und ein vorbereiteter Empfang dabei, Verzögerungen zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Film- und Vorführrechte sichern

  • Location reservieren

  • Q&A-Gast bestätigen

  • Programm und Zeitplan erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Technische Anforderungen prüfen

    2 Personen

  • Film- und Untertiteldatei prüfen

    2 Personen

  • Fragen für die Q&A sammeln

  • Catering bestellen

  • Besucherliste und Badges erstellen

  • Bestätigung an die Besucher senden

  • Film herunterladen und ein Backup erstellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Location und Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tische für den Empfang aufstellen

    2 Personen

  • Projektionsleinwand aufbauen

    2 Personen

  • Projektor anschließen

    2 Personen

  • Ton anschließen

    2 Personen

  • Den Film vollständig testen

    2 Personen

  • Lichtplan einstellen

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Q&A-Mikrofone testen

    2 Personen

  • Eingang und Beschilderung anbringen

    2 Personen

Event

  • Einlass betreuen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Film ankündigen

  • Film starten und überwachen

  • Q&A moderieren

    2 Personen

  • Snacks und Getränke servieren

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Ausrüstung sicher abschalten

    2 Personen

  • Geschirr und Gläser sammeln

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Stühle und Tische wegräumen

    3 Personen

  • Geräte einpacken

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Lieferanten und Gast bedanken

  • Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 70
  • TischeAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 6

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • Ersatzlaptop
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • HDMI-Adapter-Set
  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Gaffer TapeAnz. 2

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4
  • TaschenlampenAnz. 3

Geschirr

  • GläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 70
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • ServiertablettsAnz. 4
  • ScherenAnz. 2

Dekoration

  • Filmstuhl-SchilderAnz. 6
  • Willkommensschild
  • Programmatische PosterAnz. 4
  • NamensschilderAnz. 20

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Wischmopp
  • Eimer

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Sichere die Film- und Vorführrechte möglichst 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Prüfe dabei auch, ob die geplante öffentliche Vorführung und die vorhandene Filmdatei abgedeckt sind.
  • Bestätige den Q&A-Gast spätestens 3 Wochen vorher und verschicke mit der Einladung bereits Beginn, Dauer und Gesprächsformat. Sammle Fragen der Gäste bis 2 Tage vor der Veranstaltung.
  • Lade den Film spätestens am Vortag auf den Vorführ-Laptop und erstelle eine zweite Kopie auf dem Ersatzlaptop oder einem separaten Datenträger. Teste den Film vollständig statt nur die ersten Minuten.
  • Plane für Einlass und Empfang mindestens 30 Minuten vor Filmbeginn ein. Stelle Gästeliste, Badges, Willkommensschild sowie Kaffee, Tee und Wasser bereit, bevor die ersten Besucher eintreffen.
  • Baue Projektionsleinwand, Beamer, Lautsprecher und Mikrofone mindestens 90 Minuten vorher auf. Klebe Verlängerungskabel mit Gaffer Tape fest und teste Bild, Untertitel, Lautstärke und Licht bei abgedunkeltem Raum.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Filmvorführung mit Q&A planen?
Starte etwa 6 Wochen vorher mit Location, Vorführrechten und dem Q&A-Gast. Die Einladungen sollten idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wie viel Zeit braucht der Technikcheck bei einer Filmvorführung?
Plane für Aufbau und Prüfung mindestens 90 Minuten ein. Der Film sollte einmal vollständig getestet werden, einschließlich Untertitel, Ton, Bildformat und Wechsel auf das Backup.
Wie viele Sitzplätze und Badges sollte man vorbereiten?
Bereite für jede bestätigte Anmeldung einen Sitzplatz und ein Badge vor. Zusätzlich sind etwa 5 bis 10 Prozent Reserve sinnvoll, falls angemeldete Gäste Begleitpersonen mitbringen oder kurzfristig umplatziert werden müssen.
Wann sollte das Catering für eine Filmvorführung bestellt werden?
Bestelle Kaffee, Tee, Wasser und kleine Speisen spätestens 7 Tage vorher. Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und gib die endgültige Personenzahl 2 bis 3 Tage vor der Veranstaltung an.

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