Checklist voor een filmvertoning met Q&A

Een filmvertoning met Q&A bestaat uit twee programmaonderdelen die technisch en inhoudelijk op elkaar moeten aansluiten. Leg eerst de filmrechten, zaal en technische eisen vast; daarna kun je panel, moderator, tickets en catering plannen. Controleer vlak voor de avond zowel de film- en ondertitelbestanden als de Q&A-presentatie. Met deze checklist houd je ook de minder zichtbare zaken bij, zoals dieetwensen, bezoekersbevestigingen, kabels, reservebatterijen en duidelijke bewegwijzering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Film en vertoningsrechten vastleggen
Locatie en zaal reserveren
Q&A-panel samenstellen
Moderator voor Q&A vastleggen
Technische eisen bij film opvragen
Programma en tijdschema opstellen
Ticketprijs en capaciteit bepalen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online aankondigen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Panelinformatie verzamelen
Vragen voor Q&A voorbereiden
2 personen
Techniek en back-up reserveren
Cateringhoeveelheden berekenen
Cateringboodschappenlijst maken
Bewegwijzering ontwerpen
Programma afdrukken
Bezoekerslijst controleren
Bevestiging naar bezoekers sturen
Film- en ondertitelbestanden controleren
2 personen
Presentatie voor Q&A testen
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare catering klaarzetten
Koelproducten controleren
Sleutels en toegang regelen

Event

Zaal openen
2 personen
Techniek naar de zaal brengen
2 personen
Stoelen in theateropstelling zetten
4 personen
Tafels voor ontvangst opstellen
2 personen
Q&A-tafel en stoelen plaatsen
2 personen
Projector en scherm opstellen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoons voor Q&A instellen
2 personen
Film vanaf back-up testen
2 personen
Licht tijdens film testen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes op schalen leggen
2 personen
Programma's klaarleggen
Panelleden ontvangen
Panelmicrofoons kort instrueren
Bezoekers ontvangen en registreren
3 personen
Laatkomers naar hun plaats begeleiden
Openingswoord verzorgen
Filmvertoning starten
Film en zaal technisch bewaken
2 personen
Pauzedranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Q&A-tafel gereedmaken
2 personen
Q&A begeleiden
3 personen
Publieksvragen met microfoon begeleiden
2 personen
Afsluiting en bedankwoord verzorgen
Naborrel openen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en koffie serveren
3 personen
Bezoekers en panelleden uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Gevonden voorwerpen verzamelen
Restanten veilig verpakken
2 personen
Servies en glazen afwassen
2 personen
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
Techniek uitschakelen en inpakken
2 personen
Stoelen en tafels terugzetten
4 personen
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
Zaal en foyer schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren en schoonmaken
2 personen
Apparatuur en materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen
Bezoekersbedankje versturen
Panelleden nabericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Receptietafelsaantal 3
Q&A-tafel
Panelstoelenaantal 5
Tafelkledenaantal 4

Apparatuur

Beamer
Filmscherm
Laptopsaantal 2
Mediaspelersaantal 2
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 3
HDMI-kabelsaantal 3
Audiokabelsaantal 4
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
USB-sticksaantal 2
Reservebatterijenaantal 12
Gaffer tapeaantal 3
Kabelgotenaantal 12
Pauzeklok

Verlichting

Staande lampenaantal 4
LED-spotsaantal 4
Noodverlichtingaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 90
Wijnglazenaantal 70
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Servettenhoudersaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Openersaantal 4
Maatbekersaantal 2
Koelelementenaantal 16

Decoratie

Filmdoekdecoratieaantal 2
Tafeldecoratiesaantal 8
Themapostersaantal 6
Plakgumaantal 4
Naamkaartjesaantal 10
Pennenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afwasbakkenaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekrollenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de technische eisen van de film vroeg op en test beeld, geluid en ondertiteling vóór de bezoekers binnenkomen. Zet naast de hoofdcomputer ook een laptop, mediaspeler en USB-back-up klaar.
Plan de Q&A als apart programmaonderdeel: leg panelleden en moderator vast, verzamel hun informatie en bereid vooraf vragen voor. Test de presentatie en draadloze microfoons met alle panelleden.
Bepaal ticketprijs en zaalcapaciteit voordat je het aanmeldformulier publiceert. Stuur na verwerking van de aanmeldingen een bevestiging en controleer de bezoekerslijst opnieuw op de dag van de vertoning.
Bereken catering op basis van het aantal aanmeldingen en verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet. Zet houdbare producten vooraf klaar en controleer of je voldoende kopjes, glazen, borden en vorken hebt.
Loop de zaal technisch en praktisch na voordat de deuren openen: werk kabels af met gaffer tape of kabelgoten, plaats bewegwijzering en controleer noodverlichting, pauzeklok en reservebatterijen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een filmvertoning met Q&A organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren. Filmrechten, zaal, panel en technische eisen moeten eerst vaststaan voordat je tickets en uitnodigingen publiceert.
Hoeveel tijd moet ik reserveren voor een Q&A na de film?: Reserveer meestal 20 tot 30 minuten voor de Q&A en plan daarnaast minimaal 15 minuten voor opbouw en een technische overgang. Stem de exacte tijd af met moderator en panel.
Wanneer moet ik de techniek van een filmvertoning testen?: Test de bestanden, ondertitels, beamer, scherm, speakers en microfoons uiterlijk 1 week vooraf en nogmaals op de dag zelf. Houd een back-up op een tweede laptop of USB-stick beschikbaar.
Wanneer moet ik catering voor een filmvertoning inkopen?: Bereken de hoeveelheden zodra de aanmeldingen sluiten, meestal 3 tot 5 dagen voor de vertoning. Koop houdbare producten eerder en haal verse catering zo dicht mogelijk op de evenementdag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.