Checklist para organizar una proyección de película con coloquio

Una proyección con sesión de preguntas y respuestas necesita más que una pantalla y un proyector. Primero debes cerrar los derechos de exhibición, la sala y las necesidades técnicas; después, coordinar inscripciones, panelistas y catering. Esta checklist reúne 73 tareas y 56 artículos para que sepas qué preparar y cuándo comprobarlo. Reserva tiempo para una prueba completa de la película, los subtítulos, el sonido y la presentación del coloquio antes de abrir las puertas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Gestionar los derechos de filmación y proyección
Reservar la sede y la sala
Montar el panel de preguntas y respuestas
Fijar moderador para las preguntas y respuestas
Solicitar los requisitos técnicos para la película
Elaborar el programa y el horario
Determinar el precio de la entrada y la capacidad
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Anunciar el evento en línea
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar información del panel
Preparar preguntas para la sesión de preguntas y respuestas
2 personas
Reservar técnica y respaldo
Calcular las cantidades de catering
Hacer la lista de compras de catering
Diseñar la señalización
Imprimir el programa
Comprobar la lista de visitantes
Enviar la confirmación a los visitantes
Comprobar los archivos de película y subtítulos
2 personas
Probar la presentación para la sesión de preguntas y respuestas
Hacer la compra
2 personas
Preparar catering no perecedero
Comprobar los productos refrigerados
Gestionar llaves y acceso

Evento

Abrir la sala
2 personas
Llevar el equipo técnico al salón
2 personas
Colocar las sillas en disposición teatral
4 personas
Montar las mesas de recepción
2 personas
Colocar la mesa y las sillas de preguntas y respuestas
2 personas
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Configurar los micrófonos para preguntas y respuestas
2 personas
Probar la película desde la copia de respaldo
2 personas
Probar la iluminación durante la película
Colgar señalización
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Poner los aperitivos en bandejas
2 personas
Preparar los programas
Recibir a los panelistas
Dar una breve instrucción a los micrófonos del panel
Recibir y registrar a los visitantes
3 personas
Acompañar a los que llegan tarde a su sitio
Dar el discurso de apertura
Iniciar la proyección
Supervisar técnicamente la película y la sala
2 personas
Reponer las bebidas del descanso
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
Preparar la mesa de preguntas y respuestas
2 personas
Dirigir la sesión de preguntas y respuestas
3 personas
Guiar las preguntas del público con micrófono
2 personas
Encargarse del cierre y las palabras de agradecimiento
Abrir la charla posterior
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos y café
3 personas
Despedir a los visitantes y a los panelistas
2 personas

Seguimiento

Recoger objetos perdidos
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
Lavar la vajilla y los vasos
2 personas
Recoger y separar la basura
2 personas
Apagar y recoger el equipo técnico
2 personas
Volver a colocar sillas y mesas
4 personas
Retirar la decoración y la señalización
2 personas
Limpiar la sala y el foyer
3 personas
Comprobar y limpiar los baños
2 personas
Devolver el equipo y los materiales
2 personas
Recoger el catering sobrante
Enviar agradecimiento a los visitantes
Enviar un mensaje de seguimiento a los panelistas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 90
Mesas de recepcióncant. 3
Mesa de preguntas y respuestas
Sillas del panelcant. 5
Mantelescant. 4

Equipo

Proyector
Pantalla de cine
Portátilescant. 2
Reproductores multimediacant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 3
Cables HDMIcant. 3
Cables de audiocant. 4
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 6
Memorias USBcant. 2
Baterías de repuestocant. 12
Cinta gaffercant. 3
Canaletas para cablescant. 12
Reloj de pausa

Iluminación

Lámparas de piecant. 4
Focos LEDcant. 4
Iluminación de emergenciacant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 90
Copas de vinocant. 70
Platoscant. 100
Tenedorescant. 100
Porta-servilletascant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 2
Abrebotellascant. 4
Jarras medidorascant. 2
Acumuladores de fríocant. 16

Decoración

Decoración del telón de cinecant. 2
Decoraciones de mesacant. 8
Pósters temáticoscant. 6
Masilla adhesivacant. 4
Tarjetas de nombrecant. 10
Bolígrafoscant. 20

Limpieza

Papeleracant. 8
Fregonascant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Fregaderoscant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Rollos de toallacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra los derechos de proyección antes de anunciar la película. Pide también los requisitos de formato, resolución, audio y subtítulos para evitar recibir un archivo incompatible pocos días antes.
Haz una prueba técnica completa al menos 24 horas antes: reproduce la película desde el equipo previsto, comprueba los subtítulos y prueba cada micrófono inalámbrico con los altavoces y la mesa de mezclas.
Define el horario con tiempos concretos para recepción, película, pausa y coloquio. Reserva entre 30 y 45 minutos para preguntas y respuestas, y acuerda con el moderador cómo avisar cuando queden 10 minutos.
Cierra la lista de visitantes entre 24 y 48 horas antes y envía la confirmación con la hora de llegada, la dirección, el programa y cualquier indicación sobre inscripción o acceso.
Calcula el catering según las inscripciones confirmadas, no según la capacidad máxima de la sala. Recoge las preferencias dietéticas antes de comprar y deja preparado el catering no perecedero con antelación.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que pedir los derechos para proyectar una película?: Solicítalos antes de publicar el evento o abrir las inscripciones. Reserva al menos 4 semanas para confirmar las condiciones de exhibición, el formato autorizado y cualquier requisito adicional.
¿Con cuánta antelación hay que probar el proyector y los subtítulos?: Haz una primera prueba entre 3 y 7 días antes y una comprobación final como mínimo 24 horas antes. Reproduce un fragmento con el sonido real, revisa los subtítulos y guarda una copia de respaldo en una memoria USB.
¿Cuánto dura una sesión de preguntas y respuestas después de una película?: Programa normalmente entre 30 y 45 minutos. Prepara preguntas para iniciar el coloquio y acuerda con el moderador una señal cuando queden 10 minutos para cerrar a tiempo.
¿Cuándo hay que enviar la confirmación a los asistentes?: Envíala entre 24 y 48 horas antes del evento, cuando la lista de visitantes esté revisada. Incluye el horario, las instrucciones de llegada, el programa y cualquier cambio en la sala o el acceso.

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