Checkliste für eine Filmvorführung mit Q&A

Bei einer Filmvorführung mit anschließender Fragerunde müssen Filmrechte, Technik und Gesprächsablauf zusammenpassen. Kläre zuerst Saal, Vorführformat und Q&A-Panel, bevor du Tickets und Einladungen veröffentlichst. In der letzten Woche geht es vor allem um Dateien, Untertitel, Mikrofone, Sitzplätze und die Besucherliste. Diese Checkliste führt dich durch die Reihenfolge und erinnert an Details, die am Veranstaltungstag oft zu spät auffallen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Film- und Vorführrechte sichern
Veranstaltungsort und Saal reservieren
Q&A-Panel zusammenstellen
Moderator für Q&A festlegen
Technische Anforderungen für den Film erfragen
Programm und Zeitplan erstellen
Ticketpreis und Kapazität festlegen
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Veranstaltung online ankündigen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Informationen zum Panel sammeln
Fragen für das Q&A vorbereiten
2 Personen
Technik und Backup reservieren
Cateringmengen berechnen
Catering-Einkaufsliste erstellen
Beschilderung entwerfen
Programm drucken
Besucherliste prüfen
Bestätigung an die Besucher senden
Film- und Untertiteldateien prüfen
2 Personen
Präsentation für Q&A testen
Einkaufen gehen
2 Personen
Lagerfähiges Catering bereitstellen
Kühlprodukte kontrollieren
Schlüssel und Zugang organisieren

Event

Saal öffnen
2 Personen
Technik in den Saal bringen
2 Personen
Stühle in Theaterbestuhlung aufstellen
4 Personen
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
Q&A-Tisch und Stühle aufstellen
2 Personen
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Mikrofone für die Q&A einrichten
2 Personen
Film von der Sicherung testen
2 Personen
Licht während des Films testen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Häppchen auf Platten anrichten
2 Personen
Programme bereitlegen
Panelteilnehmer empfangen
Podiumsmikrofone kurz einweisen
Besucher empfangen und registrieren
3 Personen
Verspätete zu ihren Plätzen begleiten
Eröffnungsrede halten
Filmvorführung starten
Film und Saal technisch überwachen
2 Personen
Pausengetränke nachfüllen
2 Personen
Pausensnacks servieren
2 Personen
Q&A-Tisch vorbereiten
2 Personen
Q&A moderieren
3 Personen
Publikumsfragen mit Mikrofon moderieren
2 Personen
Abschluss und Dankesrede übernehmen
After-Party eröffnen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks und Kaffee servieren
3 Personen
Besucher und Podiumsteilnehmer verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Fundsachen sammeln
Reste sicher verpacken
2 Personen
Geschirr und Gläser abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln und trennen
2 Personen
Technik ausschalten und verpacken
2 Personen
Stühle und Tische zurückstellen
4 Personen
Dekoration und Wegweiser entfernen
2 Personen
Saal und Foyer reinigen
3 Personen
Toiletten prüfen und reinigen
2 Personen
Ausrüstung und Materialien zurückgeben
2 Personen
Übriges Catering aufräumen
Dankeschön an Besucher senden
Nachricht an die Podiumsteilnehmer senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 90
EmpfangstischeAnz. 3
Q&A-Tisch
PolsterstühleAnz. 5
TischdeckenAnz. 4

Ausstattung

Beamer
Leinwand
LaptopsAnz. 2
MedienplayerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 3
HDMI-KabelAnz. 3
AudiokabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
USB-SticksAnz. 2
ErsatzbatterienAnz. 12
Gaffer TapeAnz. 3
KabelkanäleAnz. 12
Pausenuhr

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4
LED-SpotsAnz. 4
NotbeleuchtungAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 90
WassergläserAnz. 90
WeingläserAnz. 70
TellerAnz. 100
GabelnAnz. 100
ServiettenhalterAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 2
FlaschenöffnerAnz. 4
MessbecherAnz. 2
KühlelementeAnz. 16

Dekoration

Filmleinwand-DekorationAnz. 2
TischdekorationenAnz. 8
ThemenposterAnz. 6
KleberAnz. 4
NamensschilderAnz. 10
StifteAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
WischsetsAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6
SpülbeckenAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 4
HandtuchrollenAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Sichere die Vorführrechte und frage das technische Filmformat frühzeitig ab. Prüfe Film- und Untertiteldateien spätestens 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung auf dem tatsächlich verwendeten Laptop, Medienplayer und Beamer.
Plane für das Q&A mindestens 30 Minuten und lege Moderator sowie Panel früh fest. Sammle Namen, Rollen und kurze Informationen der Beteiligten, damit die Anmoderation nicht erst am Veranstaltungstag entsteht.
Reserviere Technik nicht nur auf dem Papier: Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, HDMI- und Audiokabel mindestens 2 Stunden vor Einlass. Lege Ersatzbatterien, USB-Sticks und Gaffer Tape griffbereit neben den Technikplatz.
Schließe Anmeldungen und Ernährungswünsche 2 bis 3 Tage vorher ab. Berechne Catering nach der bestätigten Besucherzahl und stelle lagerfähige Lebensmittel bereits am Vortag bereit.
Drucke Programm, Beschilderung und Besucherliste spätestens am Vortag. Plane Empfangstische, nummerierte oder klar angeordnete Sitzplätze sowie eine sichtbare Notbeleuchtung ein, damit Einlass und Saalwechsel ohne Unterbrechung funktionieren.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich die Filmrechte für eine Vorführung sichern?: Kläre die Vorführrechte idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Ohne bestätigte Rechte solltest du weder den Film öffentlich ankündigen noch Tickets verkaufen.
Wann sollte ich die Technik für eine Filmvorführung testen?: Führe einen vollständigen Test 3 bis 5 Tage vorher durch und wiederhole ihn am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor Einlass. Prüfe dabei Bild, Ton, Untertitel, Präsentation und alle Ersatzverbindungen.
Wie viel Zeit brauche ich für ein Q&A nach dem Film?: Plane für die Fragerunde 30 bis 45 Minuten ein, abhängig von Panelgröße und erwarteten Fragen. Der Moderator sollte 5 bis 10 vorbereitete Fragen haben, falls das Publikum zunächst zurückhaltend ist.
Wann muss ich Catering und Ernährungswünsche festlegen?: Erfasse Ernährungswünsche bis 2 bis 3 Tage vor der Veranstaltung und berechne danach die Mengen. Einkauf und lagerfähiges Catering können am Vortag vorbereitet werden; empfindliche Speisen kommen erst am Veranstaltungstag dazu.

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