Checklist pour organiser une projection de film avec Q&A

Une projection suivie d’une séance de questions-réponses demande plus qu’un film et un projecteur. Il faut verrouiller les droits, tester les fichiers, préparer le panel et prévoir un déroulé précis pour éviter les temps morts. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation de la salle jusqu’à l’accueil du public. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : sous-titres, micros, besoins alimentaires, confirmation des inscrits et solution technique de secours.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Finaliser le film et les droits de projection
Réserver le lieu et la salle
Composer le panel de questions-réponses
Définir un modérateur pour les questions-réponses
Demander les exigences techniques pour le film
Établir le programme et le planning
Définir le prix du billet et la capacité
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Annoncer l'événement en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les informations du panel
Préparer les questions pour la session Q&R
2 personnes
Réserver la technique et la solution de secours
Calculer les quantités de catering
Faire la liste des courses du traiteur
Concevoir la signalétique
Imprimer le programme
Vérifier la liste des participants
Envoyer la confirmation aux visiteurs
Vérifier les fichiers du film et des sous-titres
2 personnes
Tester la présentation pour les questions-réponses
Faire les courses
2 personnes
Préparer la restauration longue conservation
Contrôler les produits réfrigérés
Organiser les clés et l’accès

Événement

Ouvrir la salle
2 personnes
Apporter le matériel technique dans la salle
2 personnes
Disposer les chaises en configuration théâtre
4 personnes
Installer les tables d'accueil
2 personnes
Installer la table et les chaises du Q&A
2 personnes
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Configurer les microphones pour le Q&A
2 personnes
Tester le film à partir de la sauvegarde
2 personnes
Tester l’éclairage pendant le film
Installer la signalétique
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
2 personnes
Préparer les programmes
Accueillir les membres du panel
Briefer brièvement les micros de pupitre
Accueillir et enregistrer les visiteurs
3 personnes
Accompagner les retardataires à leur place
Faire le discours d’ouverture
Lancer la projection du film
Assurer le suivi technique du film et de la salle
2 personnes
Réapprovisionner les boissons de la pause
2 personnes
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Préparer la table de questions-réponses
2 personnes
Animer le Q&A
3 personnes
Animer les questions du public avec le micro
2 personnes
Préparer la clôture et le discours de remerciement
Ouvrir l’après-soirée
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches et du café
3 personnes
Saluer les visiteurs et les panélistes
2 personnes

Suivi

Rassembler les objets trouvés
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
Laver la vaisselle et les verres
2 personnes
Collecter et trier les déchets
2 personnes
Couper et emballer le matériel technique
2 personnes
Remettre les chaises et les tables en place
4 personnes
Retirer la décoration et la signalisation
2 personnes
Nettoyer la salle et le foyer
3 personnes
Vérifier et nettoyer les toilettes
2 personnes
Retourner le matériel et les fournitures
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
Envoyer un message de suivi aux panélistes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tables de réceptionqté 3
Table de questions-réponses
Chaises de panelqté 5
Nappesqté 4

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Lecteurs multimédiasqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Câbles HDMIqté 3
Câbles audioqté 4
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Clés USBqté 2
Piles de rechangeqté 12
Ruban gafferqté 3
Goulottes de câblesqté 12
Horloge de pause

Éclairage

Lampadairesqté 4
Projecteurs LEDqté 4
Éclairage de secoursqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 90
Verres à vinqté 70
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Porte-serviettesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Ouvre-bouteillesqté 4
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 16

Décoration

Décoration de toile de fondqté 2
Décorations de tableqté 8
Affiches thématiquesqté 6
Colle repositionnableqté 4
Badges nominatifsqté 10
Stylosqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de serpillièreqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Bacs à vaisselleqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Rouleaux d’essuie-mainsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Finalisez les droits de projection avant d’annoncer la séance. Demandez aussi les exigences techniques du film et vérifiez séparément le fichier vidéo et celui des sous-titres.
Testez l’installation complète au moins une fois avant le jour J : ordinateur, lecteur multimédia, vidéoprojecteur, écran, son, câbles et micros. Gardez une copie du film sur une deuxième clé USB.
Cadrez le Q&A avec un modérateur, un panel confirmé et des questions préparées. Prévoyez une horloge visible et bloquez une durée précise dans le programme pour éviter que la séance ne déborde.
Arrêtez les inscriptions assez tôt pour vérifier la capacité de la salle et les besoins alimentaires. Envoyez une confirmation aux visiteurs avec l’horaire, l’accès et les éventuelles consignes d’accueil.
Préparez la salle avant l’arrivée du public : chaises, table du panel, éclairage, signalétique et câbles sécurisés avec du ruban gaffer ou des goulottes. Prévoyez aussi des piles et des rallonges de rechange.

Questions fréquentes

Combien de temps prévoir pour une projection avec Q&A ?: Prévoyez la durée du film, puis 30 à 45 minutes pour les questions-réponses. Ajoutez au moins 30 minutes avant l’ouverture des portes pour tester l’image, le son et les sous-titres.
Quand réserver la salle pour une projection de film avec Q&A ?: Réservez la salle dès que les droits et la date sont suffisamment avancés, idéalement au moins 6 à 8 semaines avant l’événement. Cela laisse le temps de confirmer la capacité, la technique et le panel.
Combien de temps faut-il tester le film et les sous-titres avant la séance ?: Faites un test complet au moins 7 jours avant la projection, puis un contrôle rapide le jour même. Vérifiez le format du fichier, la piste audio, les sous-titres et la compatibilité avec le matériel prévu.
Quand envoyer les confirmations aux participants ?: Envoyez une première confirmation dès l’inscription, puis un rappel 3 à 5 jours avant l’événement. Indiquez l’heure d’ouverture des portes, le lieu, le programme et les informations pratiques utiles.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.