Boodschappenlijst voor een filmvertoning met Q&A

Voor een filmvertoning met Q&A heb je meer nodig dan een film, beamer en stoelen. Regel ook een back-uplaptop, HDMI-adapters, goed geluid, microfoons en voldoende stroompunten. Voor de ontvangst komen glazen, koffiekopjes, servies en catering op tijd klaar te staan. Deze boodschappenlijst helpt je controleren wat je moet kopen of meenemen voordat bezoekers binnenkomen en de techniek wordt getest.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 6

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Back-uplaptop
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adapterset
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Gaffer tapeaantal 2

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Zaklampenaantal 3

Servies

Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 4
Scharenaantal 2

Decoratie

Filmstoelbordjesaantal 6
Welkomstbord
Programmapostersaantal 4
Naamkaartjesaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Dweil
Emmer

Catering

Boodschappen
- Koffie - 2 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 1 kilo
- Zoetjes - 1 doosje
- Melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Citroenen - 6 stuks
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Bruisend mineraalwater - 6 flessen
- Plat mineraalwater - 8 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Paprikachips - 4 zakken
- Naturelchips - 4 zakken
- Tortillachips - 4 zakken
- Salsa - 3 potten
- Gezouten pinda's - 2 zakken
- Olijven - 2 potten
- Kaasblokjes - 2 kilo
- Druiven - 2 kilo
- Appels - 30 stuks
- Miniwraps - 70 stuks
- Hummus - 4 bakjes
- Komkommer - 6 stuks
- Cherrytomaten - 2 kilo
- Miniquiches - 70 stuks
- Vegetarische bladerdeeghapjes - 70 stuks
- Koekjes - 4 pakken
- Brownies - 60 stuks
- Servetten - 200 stuks
- Roerstaafjes - 100 stuks
- Papieren bekers - 100 stuks
- Papieren bordjes - 100 stuks
- Houten bestek - 100 sets
- Afvalzakken - 2 rollen
- Keukenpapier - 4 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende doekjes - 2 pakken
- Sponsjes - 1 pak

Tips

Test de volledige film minimaal één dag vooraf met dezelfde laptop, beamer, speakers en HDMI-kabels. Neem de film ook mee op een back-uplaptop en controleer het ondertitelbestand apart.
Tel stoelen op basis van het aantal bevestigde bezoekers en zet enkele extra stoelen klaar. Plaats de tafels voor ontvangst zo dat de bezoekerslijst en badges zichtbaar zijn zonder de ingang te blokkeren.
Plan voor de Q&A minstens één microfoon voor de gast en één voor vragen uit de zaal. Gebruik microfoonstandaards waar mogelijk en test het mengpaneel voordat de film begint.
Neem voor elke aansluiting een passende HDMI-adapter mee en leg stekkerdozen, verlengkabels en gaffer tape klaar. Kabels die over een looproute lopen, werk je direct af met tape.
Zet koffie, thee, water en catering vóór de inloop klaar en gebruik thermoskannen voor koffie en heet water. Houd aparte glazen, koffiekopjes, borden en bestek bij de ontvangsttafel beschikbaar.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een filmvertoning met Q&A?: Reken minimaal op een beamer, projectiescherm, laptop, back-uplaptop, HDMI-kabel, adapterset, speakers, microfoons, microfoonstandaards en een mengpaneel. Voor de zaal heb je daarnaast stoelen, tafels, ontvangstmaterialen en servies nodig.
Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een Q&A?: Gebruik minimaal twee microfoons: één voor de Q&A-gast en één voor vragen uit de zaal. Bij meer dan ongeveer 50 bezoekers is een derde microfoon handig, zodat een moderator niet hoeft te wachten op het doorgeven van een exemplaar.
Wanneer moet ik de film en techniek testen?: Test de volledige film minimaal 24 uur vooraf en nogmaals op locatie vóór de bezoekers binnenkomen. Controleer daarbij ook ondertitels, geluid, beeldverhouding, HDMI-adapters en de back-upkopie.
Hoeveel koffie en thee moet ik inkopen voor een filmvertoning?: Reken voor de ontvangst op ongeveer één warme drank per bezoeker en houd 10 tot 15 procent extra aan. Zet koffie en thee uiterlijk 30 minuten voor de inloop klaar, zodat je tijdens de ontvangst niet meer hoeft te zetten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.