Was du für eine Filmvorführung mit Q&A brauchst

Für eine Filmvorführung mit anschließender Fragerunde brauchst du mehr als Beamer und Leinwand. Plane Technik für Bild und Ton, Ersatzlösungen, Sitzplätze sowie den Empfang mit Kaffee, Tee und Wasser ein. Besonders häufig fehlen passende HDMI-Adapter, ein zweiter Laptop oder ein Mikrofon für den Q&A-Gast. Die Einkaufsliste hilft dir, Material nach Besucherzahl zu kalkulieren und vor dem Einlass vollständig bereitzulegen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 70
TischeAnz. 6
TischdeckenAnz. 6

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
Ersatzlaptop
HDMI-KabelAnz. 2
HDMI-Adapter-Set
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Gaffer TapeAnz. 2

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4
TaschenlampenAnz. 3

Geschirr

GläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 70
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
ServiertablettsAnz. 4
ScherenAnz. 2

Dekoration

Filmstuhl-SchilderAnz. 6
Willkommensschild
Programmatische PosterAnz. 4
NamensschilderAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
Wischmopp
Eimer

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 1 Kilo
- Süßstoff - 1 Packung
- Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Zitronen - 6 Stück
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Sprudelndes Mineralwasser - 6 Flaschen
- Stilles Mineralwasser - 8 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Paprikachips - 4 Tüten
- Naturelchips - 4 Tüten
- Tortillachips - 4 Beutel
- Salsa - 3 Gläser
- Gesalzene Erdnüsse - 2 Tüten
- Oliven - 2 Gläser
- Käsewürfel - 2 kilo
- Trauben - 2 Kilo
- Äpfel - 30 Stück
- Miniwraps - 70 Stück
- Hummus - 4 Schalen
- Gurke - 6 Stück
- Cherrytomaten - 2 Kilo
- Miniquiches - 70 Stück
- Vegetarische Blätterteig-Snacks - 70 Stück
- Kekse - 4 Packungen
- Brownies - 60 Stück
- Servietten - 200 Stück
- Rührstäbchen - 100 Stück
- Pappbecher - 100 Stück
- Pappteller - 100 Stück
- Holzbesteck - 100 Sets
- Müllsäcke - 2 Rollen
- Küchenpapier - 4 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionstücher - 2 Packungen
- Schwämme - 1 Packung

Tipps

Plane pro angemeldeter Person einen Sitzplatz und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve ein. So kannst du kurzfristige Zusagen auffangen, ohne während des Einlasses Stühle umzustellen.
Halte für den Laptop mindestens ein Ersatzgerät, ein HDMI-Adapter-Set und zwei passende HDMI-Kabel bereit. Lade die Filmdatei spätestens am Vortag herunter, erstelle ein Backup und teste den Film vollständig mit Ton.
Für die Fragerunde brauchst du mindestens ein Mikrofon; ab etwa 50 Gästen sind zwei Mikrofone sinnvoll, damit Moderation und Q&A-Gast nicht ständig wechseln müssen. Ein Mikrofonständer und ein Mischpult erleichtern den Ablauf.
Rechne für den Empfang mit zwei bis drei Getränken pro Person für die erste Stunde. Stelle Kaffee- und Teetassen, Gläser, Teller und Besteck mindestens in Höhe der Gästezahl plus 10 Prozent bereit.
Besorge Verlängerungskabel, Gaffer Tape und Taschenlampen vor dem Aufbau. Klebe Kabel vollständig am Boden fest und bewahre eine Taschenlampe am Empfang sowie eine bei der Technik auf.

Häufige Fragen

Was brauche ich technisch für eine Filmvorführung mit Q&A?: Plane einen Beamer, eine Projektionsleinwand, einen Laptop und ein Ersatzgerät ein. Dazu kommen zwei HDMI-Kabel, ein HDMI-Adapter-Set, Lautsprecher, mindestens ein Mikrofon, ein Mikrofonständer, ein Mischpult und Verlängerungskabel. Teste Bild und Ton spätestens am Veranstaltungstag vor dem Einlass vollständig.
Wie viel Geschirr brauche ich pro Gast?: Kalkuliere Gläser, Kaffeetassen, Teller und Bestecksets für alle angemeldeten Gäste plus 10 Prozent Reserve. Bei 40 Gästen bedeutet das jeweils 44 Stück, sofern alles gleichzeitig ausgegeben wird.
Wie viele Stühle sollte ich für die Filmvorführung bereitstellen?: Stelle einen Stuhl pro angemeldeter Person auf und plane 5 bis 10 Prozent zusätzliche Plätze ein. Bei 50 Anmeldungen sind daher 53 bis 55 Stühle eine praktische Menge.
Wann sollte ich die Filmdatei und das Backup vorbereiten?: Lade die Film- und Untertiteldatei spätestens 24 Stunden vorher herunter und speichere ein Backup auf einem zweiten Gerät. Spiele den Film anschließend einmal vollständig mit dem vorgesehenen Beamer und Tonsystem ab.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.