Filmpremière organiseren: checklist en planning

Een filmpremière vraagt om meer dan een zaal en een filmkopie. Je regelt vooraf de vertoningsrechten, zaalindeling, uitnodigingen, aanmeldingen en catering. In de laatste weken verschuift de aandacht naar naamkaartjes, gastenlijst, techniek en een geteste back-up van de film. Met deze checklist werk je van datum en locatie naar ontvangst, vertoning en de afsluiting van de avond.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Premièredatum en locatie vastleggen
2 personen
Filmlicentie en vertoningsrechten regelen
Zaalcapaciteit en indeling controleren
2 personen
Reservering van de filmzaal maken
Cateringarrangement reserveren
Fotograaf reserveren
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Herinnering aan genodigden sturen
Aanmeldingen definitief verwerken
2 personen
Naamkaartjes afdrukken
Draaiboek en gastenlijst afdrukken
Filmexport en back-up controleren
2 personen
Ondertiteling en beeldverhouding testen
2 personen
Presentatie en aftiteling voorbereiden
Socialmediaberichten plannen
Cateringbestelling bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Filmbenodigdheden verzamelen
2 personen
Naamkaartjes sorteren
Technische apparatuur klaarzetten
2 personen
Film afspelen vanaf back-up
2 personen
Gastenontvangst voorbereiden
2 personen
Zaalplattegrond markeren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Entreebalie opbouwen
2 personen
Rode loper uitrollen
2 personen
Fotowand opbouwen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Filmzaal verduisteren
2 personen
Projector en scherm installeren
2 personen
Geluidssysteem aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Film volledig technisch testen
2 personen
Buffet en drankenstation inrichten
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Persmateriaal klaarleggen

Event

Registratietafel bemannen
3 personen
Gasten ontvangen
4 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Pers en genodigden begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gasten naar de zaal begeleiden
3 personen
Welkomstwoord verzorgen
Film starten
Techniek tijdens vertoning bewaken
2 personen
Pauzehapjes klaarzetten
2 personen
Pauzedranken serveren
3 personen
Film hervatten
Nagesprek begeleiden
2 personen
Borrelbuffet openen
2 personen
Borrelhapjes aanvullen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Cateringrestanten veilig verpakken
2 personen
Servies en glazen verzamelen
3 personen
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Projector en geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Filmmedia veilig opbergen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren en reinigen
2 personen
Entree en buitenruimte schoonmaken
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
Gastenbedankje versturen
Foto's en persmateriaal delen
Facturen en bonnetjes archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 10
Stoelenaantal 130
Entreetafel
Buffettafelsaantal 6
Krukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Wijnglazenaantal 150
Waterglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Gebaksbordjesaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbordenaantal 30
Serveerschalenaantal 20
Koffiekannenaantal 6
Theepottenaantal 4

Catering

Boodschappen

Apparatuur

Filmprojector
Projectiescherm
Mediaspeler
Back-up harde schijf
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 4
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Presentatieklikker
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Koelbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Etiketten voor voedselaantal 2

Decoratie

Rode loper
Fotowand
Filmrollen decoratieaantal 6
Clapperboardsaantal 3
Filmpostersaantal 8
Ballonnenaantal 80
Ballonnenstandaardsaantal 6
Tafeldecoratieaantal 20
Naamkaartjesaantal 150
Tafelkledenaantal 16
Pijlbordenaantal 12

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 8
LED-spotsaantal 6
Sfeerlampenaantal 10
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 20
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Handdesinfectieaantal 6

Overig

Polsbandjesaantal 150
Pennenaantal 20
Plakbandaantal 6
Dubbelzijdige tapeaantal 4
Schaaraantal 4
Tie-wrapsaantal 100
Markeerstiftenaantal 12
Garderobenummersaantal 150
Notitieblokkenaantal 6
Programmaflyersaantal 150
Persmappenaantal 30
Fotocamera
Geheugenkaartenaantal 2

Tips

Leg de filmlicentie en vertoningsrechten vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer daarna of de zaalcapaciteit, stoelenopstelling en geplande vertoning met die afspraken overeenkomen.
Plan de uitnodigingen ruim vóór de première en sluit de aanmeldingen op een vaste datum, bijvoorbeeld 7 dagen vooraf. Gebruik de definitieve lijst daarna voor catering, dieetwensen en naamkaartjes.
Test de filmexport minstens 2 keer: eerst met ondertiteling en beeldverhouding, en nogmaals in de zaal met projector, scherm, mediaspeler, speakers en mengpaneel. Bewaar de film ook op een back-up harde schijf.
Maak naast de filmtechniek een ontvangstplan met entree- en buffettafel, garderoberekken, afvalbakken en naamkaartjes. Zet draadloze microfoons en microfoonstandaards klaar als er een presentatie of aankondiging is.
Bevestig de cateringbestelling enkele dagen voor de première en tel het definitieve aantal gasten na. Controleer vervolgens of er genoeg wijnglazen, waterglazen, koffiekopjes, gebaksbordjes en besteksets beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een filmpremière organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de datum, locatie, filmlicentie en zaalreservering. Verstuur uitnodigingen zodra die basis vaststaat en stuur 7 dagen voor de première een herinnering.
Wanneer moet ik de vertoningsrechten voor een filmpremière regelen?: Regel de filmlicentie en vertoningsrechten vóórdat je de uitnodigingen verstuurt, bij voorkeur 8 weken vooraf. Zo weet je zeker dat de geplande vertoning juridisch en praktisch kan doorgaan.
Wanneer test ik de techniek voor een filmpremière?: Test de filmexport, ondertiteling en beeldverhouding minimaal 1 week vooraf. Doe op de dag zelf nog een volledige zaaltest met projector, scherm, mediaspeler, HDMI-kabels, adapters en back-up.
Hoeveel dagen van tevoren moet de gastenlijst definitief zijn?: Maak de aanmeldingen 5 tot 7 dagen vooraf definitief. Gebruik die lijst voor catering, dieetwensen, naamkaartjes, stoelenindeling en de afgedrukte gastenlijst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.